システム開発やデザイン制作など、「受託ビジネス」を行う企業にとって、案件ごとの採算管理は非常に重要です。
しかし、従来の方法では工数の把握や利益率の計算に手間がかかり、後から分析することはできても、進行中の案件の状況をリアルタイムに把握することは困難でした。
そんな課題を解決し、迅速で直感的な採算管理を実現するのが、boardとの連携機能を持つ工数管理ツール「Pace」です。
Paceとはどのようなツールなのか、boardと連携することでどのようなメリットがあるのかをご紹介します。
「Pace」とは
Pace(ペース)は、株式会社リーピー が開発・提供する工数管理ツールです。その特長は、「日報」をベースに、案件の業務内容と利益を可視化することにあります。
Pace紹介資料より
「案件単位の採算をリアルタイムで見える化する、ということにシンプルにこだわったツール」。株式会社リーピーの代表取締役・川口氏が説明するとおり、Paceの機能は、「社員が日報に入力した作業時間を案件ごとに集計する」という非常にシンプルなもの。あえて機能を絞り込み、多くの企業で使われている「日報」をベースにすることで、誰でも簡単に工数管理を始められる仕組みを実現しました。
使い方はとても簡単で、①メンバーの時間単価を決める ②案件(の売上額)を登録する ③日報に作業内容と時間を入力する、という3ステップのみ。
これだけで、日報に入力されたデータが案件ごとに集計され、案件のリアルタイムの利益と業務内容を見える化できます。
Pace紹介資料より
もう一歩進んで、数字の分析や業務の改善に活用したいという方には、分析やシミュレーションの機能も用意されています。
作業分析機能(Paceサービスサイトより)
利益シミュレーション機能(Paceサービスサイトより)
Paceは、開発元であるリーピー社が自社の事業(Webサイト制作・デザイン)の採算を管理するために生まれました。
「工数を可視化して、きちんと利益を管理できるようにしなければ、この業界自体が衰退してしまう。自社だけでなく同業他社にも使ってもらいたかった」(川口氏)という思いから、利用者1名から契約でき、料金も1名あたり月額550円(税込)と導入しやすい価格体系になっています。
Paceはシンプルで使いやすいUIとリーズナブルな料金で、受託ビジネスを行う中小企業や個人事業主を中心に好評を得ています。
Pace×boardの連携機能紹介
Paceとboardを連携することで、案件のより詳細な分析や収益管理を行うことができます。
※当機能は、boardが公開しているAPIを利用してPace側で実装されている仕組みです。
連携機能の概要
連携機能を設定すると、boardから案件情報を取得し、Paceに一括で登録できます。これにより、Paceを使い始める際に「顧客」や「案件」などのデータを手動で登録する手間が省けます。
boardの案件をPaceに取り込んだ後、Paceで日報を登録すると、Paceの案件に作業工数が反映され、案件ごとの利益率をPace側でリアルタイムに確認できるようになります。
また、board側で案件を追加・更新した際にも、Pace側で最新のデータを簡単に取得できます。
※一部のデータを除きます。詳しくはPaceのマニュアルより「board連携:データ取得機能について」をご参照ください。
連携機能活用のメリット
boardでは、受注ステータスによる営業管理や見積書・請求書等の作成、会計ソフトとの連携など、営業から会計までの業務全体を効率化できます。また、売上・利益の推移や今後の見込みなど、営業活動全体の分析も簡単に行えます。
一方、Paceでは実際に受託案件がスタートした後、アサインされたメンバーの日報や工数の管理を通じて、案件の状況をリアルタイムに把握できるため、常に営業利益を意識しながら案件を進行できます。さらに、案件でどのような業務が行われたかを検索したり、作業時間を集計したりする機能にも対応しているため、案件が完了した後の振り返りや、赤字になってしまったケースの分析などにも活用できます。
「目標とする利益率を下回っているときは、現場では必ず何かが起こっています。Paceを使えば、それをいち早くキャッチアップし、問題が大きくなる前に対処することも可能になります」(川口氏)
このように、業務全体の管理をboardで、個別案件の管理をPaceで行うことにより、受託案件の採算を効率良く管理できるようになります。
Pace×board連携の活用事例
Paceの開発元であるリーピー社では、boardを2015年からご利用いただいており、実際の業務では以下のように連携機能を活用されています。
- board:主に営業職・ディレクター職が使用。見積書・請求書などの書類発行、営業管理を中心に活用。
- Pace:案件に携わる全メンバーが使用。日報を入力する他、メンバー全員が案件ごとの利益を常に意識するために活用。
- 管理職は、Paceで個別の案件を分析してリアルタイムに利益を把握し、boardでは営業全体の数字管理および請求・入金状況を管理。
業務効率化の第一歩は「工数の見える化」から
リーピー社では顧客企業の業務効率化を支援する事業も行っていますが、その第一歩は「工数の見える化」にあると川口氏は言います。
一般的な工数管理ツールは導入にかかるコストが高く、運用し続けるためのリソースも必要になりますが、Paceを使えば誰でも簡単に工数管理が始められ、その後の運用も無理なく行えます。
また、boardと連携をすると、顧客や案件の情報を登録する手間が省けるため、さらに運用コストを下げることができます。
PaceはWebサイトからお申し込みいただければすぐに利用を開始できます。15日間の無料トライアルも可能ですので、以下のリンクよりぜひお試しください。
boardとの連携設定については以下のページをご参照ください。
※boardのサポート窓口では、「Pace」および「Paceのboard連携機能」に関するご質問には対応していないため、ご利用にあたってご不明な点がありましたら、Paceのお問い合わせフォームまでご連絡ください。
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