業務管理システムとは、事業を行う上で必要となる業務を効率的に行うことをサポートするためのシステムです。
「業務管理システム」と一言で言ってもカバーしている範囲は多岐にわたり、また業務・業態によって様々です。そのため、1つのシステムですべてをカバーしていることは通常では考えにくく、導入の検討にあたっては、自社の業務・ニーズとのフィット＆ギャップの整理は不可欠です。
業務管理システムの種類
システム・サービスによって提供している機能・カバーしている業務範囲は様々ですが、たとえば、以下のようなものがあります。
- 営業管理システム（SFA・CRM）
- 販売管理システム（見積書や請求書の作成、受発注の管理）
- 購買（発注）管理システム
- 在庫管理システム
- 生産管理システム
- 会計システム
- 税務申告システム
これらは個別に提供されていたり、ERPとしてすべてをまとめて提供されていたりします。
個別業務特化型 vs ERP
ERPとは、前述の業務の多くをカバーしているもので大企業を中心に導入されていますが、最近では中堅向けのERPも増えてきました。
では、中小企業においてERPは適しているのでしょうか。
1つのシステムで多くの業務をカバーしているため、一見良さそうに見えます。しかし、大企業におけるERP導入事例を見ると、現場業務は業種・業態によって多様で、1つのシステムであらゆる業種の業務を最適に管理できるということは難しく、ERP導入の効果を得るためには大規模なカスタマイズを行うことが多いです。そのため、導入費用が非常に高額になってしまいます。
もちろんERPをカスタマイズせずに導入することも可能ですが、その場合、自社にフィットする部分とフィットしない部分が出てきてしまい、フィットしない部分を無理に使っても導入効果を得られなかったり、だんだんと使われなくなってしまい、ERPとして1つにまとめた意味がなくなってしまうというケースもよくあります。
また、システムが大規模になることから、学習コストが高く、全社展開が課題になることも多いです。
そのため、ERPの導入においては、
- 十分なコストや労力を割くことができるか
- 自社業務とのフィット＆ギャップを行い、ギャップが少ないかどうか
を見極めた上で、それが許容できる範囲であれば検討するという方が良いでしょう。
しかし中小企業の場合、システムに対して投資できる額は限られています。また、人的リソースという点でも十分な体制で導入を進められるケースは非常に稀です。
そのため、「すべての機能が揃っているからERPにする」という選択は危険で、ERP導入の典型的な失敗パターンになります。
では、個別業務特化型のサービスを複数導入する場合には問題はないのでしょうか。
まず個別の業務管理システムを導入する一番のメリットは、各業務で最も自社にあったものを選択できる点です。とくに事業においてメインとなる部分が自社にフィットしていればしているほど、システムの導入効果が高まりますので、とても重要なポイントです。
ただ、もちろん、個別業務特化型の場合でも課題はあります。一番の課題は、やはりシステム間の連携でしょう。
とくに別の会社が作っているサービスを組み合わせて使う場合、データ連携ができなかったり、できたとしても限定的だったりします。その点、ERPは1つのシステムとして作られていますので、そこがERPのメリットになります。
どのような基準で選択するか
以下のようなポイントを検討すると良いでしょう。
1つのシステムですべての業種に最適ということはありえない
まず大前提として、1つのシステムですべての業種に最適ということはありえないため、ERPでも個別業務ごとのサービスでも、自社の業務とどれくらいフィットするかをきちんと把握しましょう。
ERPはコスト面・人員面での投資可否がポイント
ERPの場合、カスタマイズ・学習コスト・社内展開の労力がとてもかかる傾向があります。そのため、資金的・人的なリソースを十分割けることが導入成功のカギとなります。そういった投資ができるかどうかが1つの大きな判断ポイントです。
ERPは、うまくフィットするととても大きな効果を発揮できますが、システムの規模や導入コスト・労力を考えると、スモールスタートで始めるタイプのものではないため、とくにシステム導入に慣れていない場合は注意が必要です。
個別の業務システムは、重視する点の優先順位がポイント
個別業務のサービスを導入する場合、各システム間の連携を優先するか、それぞれの業務ごとの最適化を優先するかが重要なポイントです。
たとえば、以下の3種類のサービスを導入するとします。
- 営業管理システム（SFA・CRM）
- 販売管理システム（見積書や請求書作成・受発注管理など）
- 会計システム
個別の業務システムを使う場合、一番のメリットは自社の業務に最適なものを選択できる点でしょう。そのため、まずはそれぞれの業務分野において、一番フィットするサービス・ソフトを探すのが良いかと思います。
その上で、データ入力量が多い場合は、システム間のデータ連携が重要になってきますので、連携しているサービス同士を軸に検討するのが良いでしょう。しかし、使いたいシステム同士が連携しているとは限りません。連携していない場合は、各サービスに要望を出したり、CSVでのエクスポート・インポートで対応するなどの方法も考えられます。
また、会計システムの場合は、税理士さんとよく相談して決めることをお勧めします。最終的には税務の中で使うものですので、税理士さんが一番使いやすいものが良いでしょう。
業務管理システムとしてのboard
クラウド型業務・経営管理システム「board」は、中小企業の販売管理・経営管理を中心としたシステムで、主に以下の業務分野をカバーしています。
- 販売管理（見積書や請求書作成・受発注管理・請求管理など）
- 発注・支払管理
- 顧客管理
- 経営分析
また、以下の会計システムと連携も可能です。
- freee
- MFクラウド会計
- 弥生会計
- 勘定奉行
ERPのような全業務をカバーしているようなシステムではなく、販売管理・経営管理を軸として、後続の会計システムへと連携ができるようになっています。
見積書・請求書作成サービスとERPの中間のような位置づけで、「請求書作成サービスだと物足りないが、ERPだと大げさすぎる」という中小企業にフィットするようになっています。
boardは30日間無料ですべての機能をお試しいただけます。
クラウドERPからboardへ移行したユーザーの声
当社では、中堅向けクラウドERPからboardへ移行しました。
ERP導入時は機能比較をして、最も機能が充実していたERPの導入を決定したのですが、実際に運用をしてみると、細かい仕様の考慮が足りなかったり、機能としては存在しても実用上、使えない・フィットしないものも多く、思い描いていたような運用にはなりませんでした。
大手企業の場合、カスタマイズして自社の業務にフィットさせることができますが、弊社のような中小企業だと、そこまでのIT投資はできないですし、クラウドのERPは、カスタマイズできないものも多くあったり、カスタマイズできるものは高額でした。
結果的に、どんどんと使われなくなって、現場の不満が溜まっていたため、再度、システムの見直しをすることになりました。
boardは、ERPほどの業務範囲はカバーしていませんでしたが、一番コアな「販売管理」部分は完成度が非常に高く、弊社の業務にもかなりフィットしました。そのため、一番重要な業務である販売管理を軸に選定し、boardを導入することに決めました。
これまで1年ほど運用していますが、まったく問題なく業務が回っており、システムの導入にあたっては、「機能比較の○×」ではないんだなと痛感しています。
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