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発注書(注文書)をきちんと受領してトラブルを防止しよう

見積書・請求書は必ず作成・発行していても、顧客から発注書(注文書)を受領せず、口約束だけで済ませてしまうというケースが意外と多いようです。何もトラブルがなければ良いですが、トラブルになり、「発注した覚えはない」と言われて支払いを拒否されるケースもあると聞きます。

そこで、発注書に関するリスクや基本的なポイントを整理しました。

 

発注書・注文書の基本的な流れと作成のポイント

一般的なフローだと、見積書を提出後、正式に発注を頂くことになった場合、以下の形で書類を交わします。

・「発注書」や「注文書」と呼ばれる書類に社印を押印し、原本(紙)またはPDFで頂く
・個別契約書を締結する

業務内容によっては、個別契約書を締結することもありますが、今回は発注書・注文書のパターンについて書きたいと思います。

発注書には、一般的には見積書と同様の内容(案件名・明細・備考・金額・発注日・納期など)を記載することが多いです。もし見積書と異なる内容の場合、どちらが正かわからずトラブルの原因になってしまいますので、見積書と同じ内容にすることが多いです。

また、見積書・発注書の明細にしっかりと業務内容や前提条件を記載しておくことで、見積もり・発注の根拠となる内容を双方確認した上で書類を交わす形にもなります。

別資料に詳細がある場合は、「内容は○○の記載の通り」といった文言を備考等に記載しておくと良いでしょう。

なお、ある程度確度が高い見積もりの場合は、見積書と一緒に発注書もセットで送り、「正式にご発注頂ける場合は、同封している発注書に押印の上ご返送ください」と伝えるとスムーズかと思います。

 

発注書未受領で発生する問題

発注書をやり取りせずに仕事をした場合、以下のような問題が発生する可能性があります。

・仕事を進める中で、こちらが想定していた範囲を超えるような要求があり、顧客側は「それも含めて発注したつもり」と言われるなど、業務範囲で認識のズレが発生する
・納品後に、「この金額で合意はしていない。もう少し安くして欲しい」などと値引きを要求される
・納品後に、「発注した覚えはない」と支払いを拒否される

などのトラブルが発生するリスクがあります。

きちんと支払ってもらえないリスクはもちろん、悪意はなくても認識のズレでお客さまとの関係が悪化してしまうケースもあります。そのため、少し手間ですが、後々のトラブルを予防するためにも、きちんと発注書を受領するようにしましょう。

 

発注書はお客さまが作成するもの?それともこちらで作成?

発注書は、本来は「発注します」という意思表示の書類ですので、お客さまの方で作る方が自然な気もしますが、別にどちらが作成しても構いません。

企業によっては、何も言わずにお客さまの方から発注書を出してくれるケースもありますが、そういう習慣がないお客さまもいらっしゃいます。そういう場合に、「発注書をお願いします」と言っても、普段発注書を発行していないお客さまだと、それで止まってしまう場合があります。

そういう場合は、こちらで用意して、捺印だけしてもらう形の方がスムーズです。

 

発注書作成の手間削減。自動作成&見積書と同時発行

「こちらで作成して捺印だけしてもらう」という形が一番スムーズに発注書を受領できそうですが、それはそれで、こちらに作成の手間が発生してしまいます。

そこで、クラウド業務・経営管理システム「board」では、見積書を作成したら、自動的に同じ内容の発注書を作成しますので、「発注書を作成する」という操作をせずとも、自動的に発注書が作成されています。

 
 

しかも、PDFに出力する際に、見積書と発注書をセットで1つのPDFに出力することもできますので、セットで提出し、「見積もり内容に問題なければ発注書に捺印をお願いします」と伝えると、スムーズに発注書の依頼ができます。 

「発注書を受領する」ということは、受注側としては非常に重要なポイントですが、まだまだ軽視されているケースが多いのも現状です。また、受注側としても、「面倒だし・・・」ということで、自ら発注書を作成しないケースも多いようです。

そういう習慣が少しでも改善され、発注書がないことによるトラブルを減らせればと思い、boardでは、「見積書を作成したら自動的に発注書もできている」という状態にしました。これであれば、手間なく、見積書とセットで発注書を作成することができます。

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board事例インタビュー

営業としても経理としても業務効率化。見積書や請求書を一元管理でき、業務に合わせた柔軟性も持ち合わせたシステム。
Visso 代表取締役CEO 木島氏、マーケティング部長 小室氏

細かい効率化がたくさんありバックオフィス業務の大幅な効率化に貢献している。セキュリティ面もかなり強固で、導入決定において大きな判断ポイントだった。

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