販売管理のためのシステムはお使いでしょうか。
販売管理は多くのビジネスにおいて幅広く必要とされる業務のため、以前からインストール型のソフトが数多くあり、最近ではクラウド型の販売管理システムが主流になってきました。
一方で、「エクセル・Googleスプレッドシートで管理している」「自社でアクセスやファイルメーカーを使って作成したソフトを使っている」というケースもまだまだ多いようです。
本記事では、中小企業を対象に、販売管理の概要、クラウド販売管理システム導入のメリット、クラウド販売管理システム選定時の注意点などについて解説します。
目次
- 販売管理とは
- 類似のサービス・ソフトとの違い
- 販売管理業務の課題とクラウド販売管理システムの目的・メリット
- 販売管理の基本的な業務フロー
- クラウド販売管理システム導入時の課題
- クラウド販売管理システムの選び方・ポイント
- 中小企業がクラウド販売管理システムを導入する際の注意点
- boardを使った販売管理
- こういう販売管理を探していた〜ユーザーの声
- よくある質問（FAQ）
- その他の販売管理関連の記事
販売管理とは
販売管理とは、企業が商品やサービスの販売活動を効率的に行うために、受注・出荷・在庫・売上・請求・回収などの販売プロセス全体を計画・把握・管理する業務のことです。
「販売管理」と一言で言っても製品・サービスによってカバーしている範囲は様々ですが、一般的には以下の業務をカバーしているものが多いようです。
- 受注管理・予算（目標）管理
- 出荷・納品管理
- 請求・入金管理
- 発注・仕入・支払管理
- 在庫管理
業種によって要否が分かれる機能もありますが、基本的には「受注→納品→請求」といった一連の流れを管理するものを指します。
受注管理については、その手前の業務として営業管理（主にリードなど初期段階の管理）があり、SFA・CRMなどのシステムと連携・併用することもあります。
入金・支払管理については、経理ソフト（会計システム）側で管理することもあります。
販売管理業務は、業種・業態によって必要となる要件が大きく異なります。そのため、たとえば、仕入・在庫を伴うかどうかによって、販売に関わる業務フローは変わってきます。また、物理的な「モノ」の納品があるか、役務提供のみかによっても変わってきます。
たとえば、システム開発やコンサルティングのようなビジネスモデルの場合は、「在庫」という概念はありません。一方、小売業や製造業の場合は、「在庫」が重要な要素となります。
「販売」という業務を行う上で必要になる要素は多様であり、一言で「販売管理」と言っても、それが指すものは様々ですので注意が必要です。
以下はboardがカバーしている業務範囲の図ですが、このような領域をカバーしているものが一般的に販売管理システムと分類されることが多いです。
類似のサービス・ソフトとの違い
同じ販売管理分野を扱うサービス・ソフトでも、目的が異なるいくつかのジャンルがあります。システムを導入することで「何を効率化したいか」によって、選ぶべきサービスが変わってきます。
クラウド請求書サービスとの違いは？
クラウド販売管理システムと似たような業務分野を扱うサービスとして、クラウド請求書サービスがあります。
クラウド販売管理システムは、受注から納品、請求、入金までの一連の流れを管理することができるのに対し、クラウド請求書サービスは主に見積書や請求書などの帳票作成に特化していることが多いです。
簡単に言うと、「業務管理」を目的とした販売管理システムと、「帳票作成」を目的とした請求書サービスという違いになるかと思います。
参考：クラウド販売管理システムとクラウド請求書システムの違い〜両方のいいとこ取りなboard
営業管理（SFA・CRM）との違いは？
営業管理（SFA・CRM）システムは、主に営業活動の管理を目的としています。具体的には、リードの管理、商談の進捗管理、営業活動の記録などが含まれます。一方、販売管理システムは、受注から納品、請求、入金までの一連の流れを管理することが目的です。
受注部分に関しては、営業管理システムと販売管理システムの両方で扱うことがありますが、営業管理システムは主に営業活動に焦点を当てており、販売管理システムはその後の業務フローに焦点を当てています。そのため、代替というよりは、前後関係にあるシステムとして併用されることが多いです。
参考：HubSpotで見積書・請求書を作成する際の課題とboard連携による解決〜インボイス制度対応、業務プロセス改善
会計ソフトとの違いは？
会計ソフトは、企業の財務情報を管理し、会計処理を行うことを目的としています。具体的には、仕訳の記録や財務諸表の作成などが含まれます。一方、販売管理システムは、受注から納品、請求、入金までの「会計より手前の業務」を管理することが目的です。
販売管理システムは、会計ソフトに対して請求データや入金データを提供する役割を果たすことが多いです。そのため、販売管理システムと会計ソフトは連携して使用されることが一般的です。
参考：経理と現場の役割分担〜boardとfreeeの連携をフル活用する
販売管理業務の課題とクラウド販売管理システムの目的・メリット
販売管理業務は、企業の売上に直結する重要な業務である一方で、様々な課題が存在します。それらの課題に対して、クラウド販売管理システム導入の目的・メリットを整理します。
参考：販売管理の課題と解決策｜中小企業が陥りがちな失敗事例と対策
前後の業務との連携ミス・漏れの防止
受注から請求までの流れの中で、業務に関わる担当者が変わることが一般的です。
よくあるケースですと、以下のような分担になっていることがあります。
- 営業段階から受注までは主に営業が担当
- 受注から納品・検収までは現場の担当者が担当
- 納品・検収後、請求・入金確認までは経理が担当
このように、それぞれのフェーズで担当する人が変わる場合、そこのバトンタッチや共有がうまくできていないと、漏れに繋がってしまいます。
たとえば、
- 営業が受注したことを伝え忘れていて納品が遅れた
- 納品が完了したことが経理に伝わっておらず請求書を発行していなかった
などはよくある連携ミスです。
販売管理業務を紙やエクセル、業務ごとに分断されたシステムなどで行っている場合、正となる情報がどこにあるのかわからず、まだ情報の一元管理もできないことから、抜け漏れ・連携ミスが発生しがちです。
クラウド販売管理システムを導入することで情報は一元管理されるようになりますので、例え各担当者がミスをしていても他の人が気づくことができたり、横断してチェックもしやすくなります。
このように、社内の業務の流れをスムーズにできる点が、クラウド販売管理システム導入の大きなメリットの一つです。
案件や売上の情報が個人に閉じず社内で共有できる
紙やエクセル、業務ごとに分断されたシステムで管理している場合、情報の共有が課題になります。
個人ごとのタスクという観点では、エクセルで管理していても成立するするかもしれません。しかし会社で仕事をしていると、多くの場合は完全に個人で閉じている仕事は少なく、チームで動いていたり、何かしら後続の業務があることが一般的です。
そのため、紙やエクセル、業務ごとに分断されたシステムで管理していると、別途他のメンバーや上司への共有が必要となり、その頻度・手間・正確性が課題になります。
クラウド販売管理システムを導入していると、リアルタイムに情報を共有できるようになっていますので、わざわざ「共有」という行為が必要なくなり、よりスムーズで正確な共有が可能になります。
売上見込みの把握
とくに経営者・管理者にとって嬉しいのはこの点でしょう。
紙やエクセルで管理している場合、それらを集めて集計する必要がありますが、クラウド販売管理システムを導入していると、いつでもリアルタイムに売上の見込みを把握することができます。
また、システムによっては、営業中案件の見込み確度に応じた売上集計などもできるため、営業戦略・経営判断の材料にもなります。
早くリスクを察知することができれば、早い段階でリスクの芽を摘むことができます。
「わざわざ集計しなくてもいつでも数字を確認できる」ということは、管理者・経営者にとっては、より適切な判断をする上で非常に大事なポイントになります。
収益性の把握
販売管理システムによっては、売上だけでなく、原価や利益まで管理できるものもあります。販売管理システムで収益性まで把握できると、案件ごとの利益率の把握や、顧客別・担当者別・商品別などでの収益性の分析が可能になります。
「売上は上がっているが利益が出ていない」「特定の顧客・商品・担当者に偏っている」などの課題を早期に発見でき、改善策を講じることができます。
このような可視化・分析が瞬時にできるのは、販売管理システムにデータが集約されているからこそ可能になることです。
販売管理の基本的な業務フロー
業務の流れは業種・業態によって異なるため、あくまで一例として紹介します。
受注管理
営業担当者がメインとなる領域で、見積もり作成、営業見込みの管理、受注・失注などの管理を行います。また、受注となった場合は、発注書・発注請書の作成・発行なども行います。そのため、システム的な機能としては、見積書・発注書・発注請書の作成・発行、受注ステータスの管理などが必要になります。
なお、在庫ベースのビジネスモデルの場合は、受注業務の中で、在庫の有無・引き当てなどの概念が入ってきます。
納品・検収管理
商品の納品や役務提供など、なにかしら受注した内容に対する対価の提供が完了したかどうかの管理を行います。必要に応じて、納品書・検収書を作成・発行します。
納品管理は、在庫管理を伴うかどうか、モノの納品か役務提供のみかによって大きく変わってきますので、システム選定にあたっては、この業務の要件がシステムと合致するかというのは大事なポイントになります。
請求・入金（回収）管理
納品が完了したものは請求という流れになることが一般的です。なお、最初に入金があってから商品や役務を提供するケースもあるので、納品管理と順番が入れ替わる場合もあります。
ここでは、主に請求書の発行・請求ステータス（請求済・入金済など）の管理を行います。請求漏れがないかの確認や、後続の会計システムとの連携などもあります。
発注・仕入・支払管理
外部への発注や仕入などがある場合は、受注の管理とセットで、発注・支払の管理業務があります。
販売管理のフローの中でどこに入るかというのは業種・業態によって変わってきますが、前述の「受注管理」の中で一緒に行うことが多いようです。
クラウド販売管理システム導入時の課題
クラウド販売管理システムに限りませんが、システムの導入には必ず課題があります。クラウド販売管理システムの場合、関連する人が多いため、全員の足並みを揃えることの難しさが一番の課題となることが多いように思います。
たとえば、管理部主導でクラウド販売管理システムの導入を進めたものの、営業が使ってくれず、結局、管理部のメンバーが営業からもらった情報を元に入力しているというケースをよく聞きます。
営業の立場からすると、SFA・CRMなどの営業に特化したシステムを使っているケースや、システムを使うことが苦手なケースがあり、積極的にクラウド販売管理システムを使ってくれないということのようです。
こういった状況に対しては、以下のようなアプローチが良いのではないかと思います。
- 会社として、業務ごとの個別最適ではなく、業務全体の最適化を目指していることを説明する
- システムの利用に抵抗がないメンバーを選抜して、検証を兼ねてスモールスタートする
- ある程度運用が固まってきたら、徐々に利用する人を増やしていく
いきなり全社に導入するよりも、最初は少人数で始めて自社に合った運用方法を検証し、その後、全体に対して展開していくという進め方がうまくいくことが多いようです。
もしうまく導入が進まないようでしたら、ぜひ試してみてください。
参考：販売管理を効率化する方法〜エクセルからの脱却とクラウドの活用
クラウド販売管理システムの選び方・ポイント
販売管理システムは、業務そのものを管理することから、業種・業態によって必要となる機能・重要な機能が異なることが多いです。ここが営業管理（SFA・CRM）や会計システム（経理ソフト）と大きく異なる点です。
そのため、まずは、自社で必要な要件を整理した上で、フィット＆ギャップ（自社の業務とシステムの乖離部分の整理）から始めると良いでしょう。
販売管理システムの場合、よく論点になるのは以下のような点です。
- 在庫管理
- 製造原価や内部人件費の管理
- 入金・支払管理
在庫管理の有無は、販売管理システムの基本的な設計に大きく影響するため、在庫管理が不要なビジネスモデルにとて、在庫管理がある販売管理システムはフィットしないことが多いです。
また、原価の構造が、製造原価だったり内部人件費だったり仕入れだったりと様々ですので、自社がどの原価がメインで、検討している販売管理システムがどの原価管理が軸なのか、という点をよく比較すると良いでしょう。
「有名だから」という理由でよく比較検討せずに選定し、いざ導入してみると「自社に合わなかった」ということはよくあります。「自社の業務にフィットするかどうか」「サービスの設計思想・運営スタンスがフィットするか」などを重視して選ぶことが重要です。
参考：販売管理システムはクラウド型とインストール型どちらが良い？中小企業向け選択のポイント
在庫管理が必要なビジネスモデルの場合の選び方
在庫管理が必要なビジネスモデルの場合、販売管理システムには在庫管理機能が必須となります。そのため、以下のポイントを考慮して選定することが重要です。
-
在庫管理機能の充実度: 在庫の入出庫管理、棚卸し、ロット管理など、必要な在庫管理機能が備わっているかを確認します。
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リアルタイム在庫情報の提供: 在庫状況をリアルタイムで把握できる機能があるかどうかも重要です。これにより、適切な発注や販売戦略を立てることができます。
-
他システムとの連携: 在庫管理は他の業務とも密接に関連しているため、会計システムやECサイトなど、他のシステムとの連携がスムーズに行えるかも確認しましょう。
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カスタマイズ性: 自社の業務フローに合わせて在庫管理機能をカスタマイズできるかどうかも重要なポイントです。
在庫管理が不要なビジネスモデルの場合の選び方
在庫管理が不要なビジネスモデルの場合、在庫管理機能がない、もしくはオプションとして提供されている販売管理システムを選ぶことが重要です。
在庫管理の有無は、システムの設計に大きく影響するため、在庫管理が不要な場合に在庫管理機能があると、逆に使いづらくなることがあります。そのため、「在庫管理が不要なビジネスモデルに特化した販売管理システム」を選ぶことをお勧めします。
中小企業がクラウド販売管理システムを導入する際の注意点
一般的なクラウド販売管理システムの選び方やポイントは前述の通りですが、中小企業が導入する際には、以下のような点にも注意すると良いでしょう。
規模感が合っているか
クラウド販売管理システムと一言で言っても、対象とする企業規模が様々です。大企業向けのものもあれば、中小企業向けのものもあります。
中小企業が大企業向けのクラウド販売管理システムを導入すると、機能が多すぎて使いこなせなかったり、複雑すぎて運用が回らなかったりすることがあります。また、価格面でもかなり高額になることがあります。
「有名だから」「CMで見たから」で選ぶのではなく、そのシステムが対象としている企業規模が自社に合っているかを確認すると良いでしょう。
社内のメンバーで運用できるか
クラウド販売管理システムは、導入して終わりではなく、その後の運用が非常に重要です。とくに設定が複雑だったり、カスタマイズ性が高いシステムの場合、習熟度が求められます。社内のメンバーで運用できるかどうかをよく検討すると良いでしょう。
とくに社内に専門性の高いメンバーがいない場合は、カスタマイズ性が高いシステムは避けた方が無難です。逆に、シンプルで直感的に使えるシステムを選び、その枠組みに沿って運用する方がうまくいくことが多いです。
スモールスタート可能か
初期費用が高額だったり、最低契約期間が長かったり、ライセンス体系が柔軟でない場合、導入後にフィットしなかったとしても簡単に乗り換えられなくなってしまいます。
中小企業の場合、専門のチームを作って導入検証を行うことが難しいことも多いため、まずはスモールスタートで始めてみて、徐々に利用範囲を広げていくという進め方が良いでしょう。
参考：中小企業はクラウド販売管理システムとクラウド請求書サービスのどちらを選ぶべき？規模別の判断基準と導入時のポイント
boardを使った販売管理
一般的には在庫管理を持つ販売管理システムが多いですが、「board」では、「在庫を持たないビジネスモデル」をターゲットとした販売管理ができるようになっています。
そのため、在庫管理が必須の場合には適さないですが、逆に在庫管理が不要な場合、他の販売管理システムと比べて、より業務に合っていて効率的に管理することが多いです。
boardでは、以下のことが可能です。
受注に関連する業務
- 営業段階から受注までの管理
- 受注から納品・検収までの管理
- 請求から入金までの管理
発注に関連する業務
- 発注・仕入れの管理
- 支払い、源泉徴収の納付管理
集計・分析
- 案件ごとの売上・原価・損益の管理
- 顧客別・担当者別・事業別などでの分析
- キャッシュフロー予測、営業利益のシミュレーションなどの経営管理
boardは、販売管理の業務を自身でも行っている中小企業の経営者が設計・開発しています。
そのため、日々の販売管理業務の最適化・効率化はもちろん、経営側の視点で、最終的に経営判断に必要な数字を見ることができることをゴールとしていますので、各業務で発生するデータを活かせるような設計になっています。
「エクセルで販売管理をしている」「従来の販売管理システムを導入してみたければうまくいかなかった」という場合、ぜひboardをお試しください。
boardは30日間無料ですべての機能をお試しいただけます。
boardは、見積書・請求書などの作成機能を土台に周辺業務の効率化を図った、請求書サービスと販売管理システムのいいとこ取りのシステムです。
またはboardについてより詳しく見る
こういう販売管理を探していた〜ユーザーの声
これまで様々な販売管理システムを試してみたのですが、在庫をベースにしているものが多く、在庫を伴わないビジネスモデルの企業にとっては使いにくいものが多く困っていました。
もちろんそれらは在庫管理機能を使わずにも利用できるのですが、やはり元々の設計と異なるため、無駄な手間がかかってしまったり、わかりにくくなったりと、快適に使えるというものではありませんでした。
しかしboardは、最初から在庫管理を除いたものになっているようで、業務にとてもフィットし、また無駄な手間もかからず非常に快適です。まさに、「こういう販売管理を探していた！」という感じです。
業務システムは、自社の業務にフィットすることが効率化のための条件だと思います。もちろん100%フィットするというのはなかなか難しいですが、在庫管理を必要としない会社の場合、boardはとてもフィットするのではないかと思います。
よくある質問（FAQ）
Q. クラウド型とインストール型の販売管理システム、どちらが良いですか？
一般的にはクラウド型の方が初期費用が安く、導入が容易で、メンテナンスも不要なため、中小企業には適していることが多いです。また、どこからでもアクセスできるというメリットがあります。そのため、基本的にはクラウド版をお勧めします。
Q. 販売管理サービスによって、それほど仕組みに違いがあるものですか？
Q. 在庫はあるのですが、とくにシステム上は管理不要です。そういう場合はどうしたら良いですか？
その他の販売管理関連の記事
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- SFA/CRMと販売管理ソフト〜各種ツールの役割と導入の目安（税理士による寄稿記事）
- freee販売とboard〜その特徴と役割の違い（税理士による寄稿記事）
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