自動化を最大限に活かす〜保守などの毎月同額請求する案件の登録方法

boardは、対象とする業界を限定することで、自動化を実現しています。

例えば、システム業界では保守契約があり、半年や1年単位で発注をもらい、毎月同額を請求する形が多いかと思います。また、Web業界では、ウェブサイトの運用を請け負うケースなども、毎月定額で契約することがあります。

このように、数ヶ月や1年といった期間で契約し、毎月同額を請求するパターンの案件の場合、見積書は1つですが、請求書は毎月発行します。しかも金額は定額です。

boardでは、このような毎月請求パターンを非常に効率よく入力・管理できるようになっています。


契約期間の請求書を自動生成


案件登録時に「毎月請求」を選択すると、契約期間が入力できるようになります。




例えば、上記の例では、2014年5月1日から1年間の契約の案件を登録します。このように登録すると、自動的に、12枚の請求書が自動的に生成されます。もちろん、請求日は支払条件に応じて自動的に設定されます。


見積書の明細を各月の請求書に自動分割


このような契約の場合、毎月見積書を出すのではなく、最初に発注をもらう時に12ヶ月分の金額で見積書を発行するかと思います。そのため、見積書が1枚、請求書が12枚という形になります。

boardでは、例えば12ヶ月の契約の場合、見積書に「数量:12、金額:○○円」と入力すると、自動的に、12枚の請求書に、「数量:1、金額:○○円」という明細に分割されるため、見積書を登録するだけで、各月の請求書も自動生成されるため、わざわざ請求書をコピーしたり、何度も同じ入力を繰り返す必要がありません。





1つの「案件」という形で見ることができる


「請求書を作成する」という概念だと、請求書が12枚に分かれてしまいますが、boardは、「案件」が起点となっているため、請求書が12枚に分かれても、発注をもらった案件単位で情報を管理することができます。

そのため、お客さまとのやり取りや業務的な概念と一致しているため、非常にわかりやすく、また管理しやすくなっています。


契約終了月には自動アラート


「請求書を作成する」ではなく「案件」という概念にすることで、もう1つメリットがあります。

案件の契約終了時期が把握できるため、ダッシュボード上に、「今月契約が切れるもの」が表示され、契約更新漏れが防げます。

多くの経営者が、「この保守契約、いつが更新月だっけ?」と思って発注書を探した経験あるのではないでしょうか。
boardでは、ダッシュボードを見れば簡単にわかります。


board事例インタビュー

請求書の作成、発送、会計システム(freee)への売上の計上が50秒で終わる
髙敏晴会計事務所 公認会計士・税理士 髙敏晴氏

boardとfreeeの連携機能を使うと、請求書の作成、メール発送、会計システムへの売上の計上という一連の作業がありえないくらい早く終わります。実は先日、実際どれくらいかかるか計ってみたら、50秒で終わったんです。

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