boardは、対象とする業界を限定することで、自動化を実現しています。
たとえば、システム業界では保守契約があり、半年や1年単位で発注をもらい、毎月同額を請求する形が多いかと思います。また、Web業界では、ウェブサイトの運用を請け負うケースなども、毎月定額で契約することがあります。
このように、数ヶ月や1年といった期間で契約し、毎月同額を請求するパターンの案件の場合、見積書は1つですが、請求書は毎月発行します。しかも金額は定額です。
boardでは、このような毎月請求パターンを非常に効率よく入力・管理できるようになっています。
契約期間の請求書を自動生成
案件登録時に「毎月請求」を選択すると、契約期間が入力できるようになります。
たとえば、上記の例では、2014年5月1日から1年間の契約の案件を登録します。このように登録すると、自動的に、12枚の請求書が自動的に生成されます。もちろん、請求日は支払条件に応じて自動的に設定されます。
このような契約の場合、毎月見積書を出すのではなく、最初に発注をもらう時に12ヶ月分の金額で見積書を発行するかと思います。そのため、見積書が1枚、請求書が12枚という形になります。
boardでは、たとえば12ヶ月の契約の場合、見積書に「数量：12、金額：○○円」と入力すると、自動的に、12枚の請求書に、「数量：1、金額：○○円」という明細に分割されるため、見積書を登録するだけで、各月の請求書も自動生成されるため、わざわざ請求書をコピーしたり、何度も同じ入力を繰り返す必要がありません。
見積書の明細を各月の請求書に自動分割
このような契約の場合、毎月見積書を出すのではなく、最初に発注をもらう時に12ヶ月分の金額で見積書を発行するかと思います。そのため、見積書が1枚、請求書が12枚という形になります。
boardでは、たとえば12ヶ月の契約の場合、見積書に「数量：12、金額：○○円」と入力すると、自動的に、12枚の請求書に、「数量：1、金額：○○円」という明細に分割されるため、見積書を登録するだけで、各月の請求書も自動生成されるため、わざわざ請求書をコピーしたり、何度も同じ入力を繰り返す必要がありません。
1つの「案件」という形で見ることができる
「請求書を作成する」という概念だと、請求書が12枚に分かれてしまいますが、boardは、「案件」が起点となっているため、請求書が12枚に分かれても、発注をもらった案件単位で情報を管理することができます。
そのため、お客さまとのやり取りや業務的な概念と一致しているため、非常にわかりやすく、また管理しやすくなっています。
契約終了月には自動アラート
「請求書を作成する」ではなく「案件」という概念にすることで、もう1つメリットがあります。
案件の契約終了時期が把握できるため、ダッシュボード上に、「今月契約が切れるもの」が表示され、契約更新漏れが防げます。
多くの経営者が、「この保守契約、いつが更新月だっけ？」と思って発注書を探した経験あるのではないでしょうか。
boardでは、ダッシュボードを見れば簡単にわかります。