定期請求を使った運用において、よくあるご質問を例に使い方を説明します。
定期請求について
「毎月」「3ヶ月ごと」「毎年」のように、一度受注をした後は、決まった間隔で繰り返し請求する場合に使います。たとえば、保守契約・利用料・顧問料などでよく使われます。
なお、定期請求は「間隔が定期的」というだけで、定額である必要はないため、月々の金額が異なる場合でも利用できます。
参考：定期請求のヘルプ
よくあるご質問
毎月請求するのですが、金額が固定ではなく毎月変わります
定期請求は「間隔が定期的」というだけで、定額である必要はないため、月々の金額が固定でない場合でも利用できます。
書類編集画面で、請求書のタブが年月ごとに分かれており、各月ごとの請求書はそれぞれ独立しています。そのため、対象の月を選択して内容を更新すれば、その月の金額のみ変更できます。
通常は定額なのですが、たまにスポット対応が入って金額が変わるケースがあります
スポット対応の内容を、定期請求の請求書に追記するか、別案件として登録するかは、ニーズ次第となりますので、下記を参考にご検討ください。
定期請求の請求書に追記する場合
各月の請求書はそれぞれ独立していますので、特定の請求書のみを変更できます。書類編集画面の請求書タブで対象の年月を選択して、内容を更新してください。
同一の案件にまとまり、追記の手間も少ないことがこの方法のメリットです。
なお、売上分析機能の集計において、スポット対応の明細の案件区分等を分けたい場合は、「明細別分類」の機能を利用して明細行ごとに異なる分類用項目を設定可能です。
また、会計連携機能を利用していて、「明細別分類」の設定を元に会計システム側にデータを連携したい場合は「連携粒度」を明細単位のものにしてください。
別案件として登録する場合
案件一覧などの画面でスポット対応分のみの検索が必要なケースなど、明確に分けて管理したい場合は別案件として登録してください。
この際、1枚の請求書として発行する必要がある場合は、「合計請求書」としてまとめることも可能です。
見積書保存時に請求書に反映されますが、毎月の金額が変わるため、この仕組みが合わないです
請求書の金額が集計機能に反映されるため、未来の見込みを確認できるよう、見積書保存時に請求書にも反映される仕組みになっています。そのため、毎月の金額が変わる場合、平均的なおおよその金額を入れておくことで、ある程度の見込みを把握できるようにする運用を推奨しています。
もし、月々の金額が大きく異なり、見込みとして平均的な金額を入れることが難しい、または意味がないような場合は、見積書から請求書へは反映せず（見積書単体で保存して）、金額が確定したら請求書を更新するという運用をご検討ください。
なお、この場合、売上集計機能で未来の見込みを確認できなくなりますのでご注意ください。
期間の途中で解約になった場合はどうすれば良いですか
定期請求は、「請求期間」に応じた請求書が生成される仕組みですので、案件編集画面の「請求期間」を解約になった月（請求書を発行する月）まで短縮して保存してください。そうしますと、それ以降の請求書は削除されます。
もし、自動契約更新をONにしている場合は、合わせてOFFに変更してください。
自動契約更新をONにしているものが解約になったので更新を止めたい
案件編集画面の「自動契約更新」をOFFにして保存してください。なお、もしすでに未来分（解約月以降の分）の請求書が生成されている場合は、前述の「期間の途中で解約になった場合はどうすれば良いですか」をご参照ください。