顧客・顧客支社・顧客担当者の位置づけおよび注意事項を説明します。
顧客・顧客支社・顧客担当者の位置づけ
顧客
法人の場合は会社の情報、個人事業主の場合は個人の情報を登録します。以下、法人のケースを使って説明します。
顧客は法人を示すものになりますので、1社1顧客としてご登録ください。同一の会社を複数の顧客として登録した場合、同名であってもそれらは別会社という扱いになります。この場合の影響については後述します。
顧客支社
ある会社（顧客）内の支社・営業所・支店等を登録するものになります。案件に顧客支社を指定した場合、その顧客支社の住所が送付状や郵送時の住所に使用されます。そのため、顧客支社の主な目的としては、顧客に登録した住所と異なる送付先を指定したい場合に使用します。
1つの顧客内に、複数の顧客支社を登録することができます。
顧客担当者
ある会社（顧客）内の個人を登録するものになります。また、敬称を「様」以外にすることも可能なので、「経理部」のような部署宛にしたい場合も、この顧客担当者を使用します。
1つの顧客内に、複数の顧客担当者を登録することができます。
よくあるご質問
支社（営業所）や部署ごとに顧客登録すると弊害はありますか
基本的にはそういった使い方は推奨しません。
基本的な影響としては上記FAQの通りで、顧客に関しては、具体的には以下のような影響があります。
顧客名が同一でも、別の顧客として登録されていればそれは別会社という扱いになりますので、たとえば以下のように、会社単位で情報を見るということができなくなります。- その会社単位に売上を集計することができない
- 案件一覧や請求一覧等でその会社単位での絞り込みができない
- 顧客別入金一覧で、会社単位に集約した入金予定額を確認できない
現時点で上記のような機能が不要でも、このような使い方は将来的な活用の制約にもなってしまいます。将来的に必要になった場合、後から顧客の情報を整理することは非常に大きな労力がかかります。
また、そのような使い方によって使いにくい状況が発生してご意見やご要望をいただいても、本来の用途と異なる使い方に基づくご要望については対応される可能性は極めて低いものとなります。
上記のようなことを踏まえ、そのような使い方は避け、本来の用途に合わせてお使いいただくことを強く推奨します。
部署は、顧客支社と顧客担当者のどちらに登録するのが良いですか
顧客支社を使うかどうかは、住所が異なるかどうか、という点でお考えいただくのが良いかと思います。
案件に顧客支社を指定した場合は、送付状や郵送先の住所は顧客支社の住所になります。そのため、対象の部署が顧客と同じ住所の場合に顧客支社を使いますと、住所の二重管理になってしまいますので、顧客の住所と異なる場合にご利用いただくのが良いと考えられます。
対象の部署が顧客の住所と同じ場合は、顧客担当者の方をお勧めします。なお、この際、顧客担当者の「敬称」がデフォルトでは「様」になっていますが、「御中」に変えてご登録ください。
また、メールの送信先として部署宛にしたい場合は、顧客担当者をご利用ください。顧客担当者にはメールアドレスを登録できますが、顧客支社にはメールアドレスを登録できません。
相手の担当者は1名だけなので、顧客のメールアドレスに担当者のメールアドレスを入れています。そのため、顧客にも担当者氏名を入れられるようにしてほしい。
申し訳ありませんが、そのような対応はできませんので、顧客担当者をご利用ください。
相手の担当者が退職したり変わるケースもあります。顧客と顧客担当者が1:1前提の仕組みとしますと、長く運用する中で支障が出てきますので、法人の情報と担当者の情報は分けています。
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