メールで書類を送付する際の「ダウンロードページ」と「メール添付」の使い分けを教えてください

「ダウンロードページ」方式と「メール添付」方式について

見積書や請求書などの書類のPDFをメール送信する方法として、「ダウンロードページ」方式と「メール添付」方式があります。

「ダウンロードページ」方式では、メール本文にダウンロードページのURLが差し込まれ、受信者はダウンロードページにアクセスして書類のPDFをダウンロードします。

「メール添付」方式は、メールにPDFファイルを添付して送信する方式です。

参考:ダウンロードページのヘルプ

 

推奨する使い分け

以下の理由から、基本的には「ダウンロードページ」方式を推奨しています。

  • メール送信後に、ダウンロードページへのアクセスを無効にすることができます。そのため、万が一、書類の内容が正しくなかった場合や送信先のメールアドレスが間違っていた場合などに、アクセスを制御する手段を残すことができます。
  • PDFを取得したかどうかが記録されますので、後日、未取得の場合には連絡するといった対応を取ることができます。


上記のような業務上のメリットがあるため、原則はダウンロードページを推奨していますが、以下のようなケースにおいて、「ダウンロードページ」方式だと都合が悪いケースがあります。

  • 受信者側のセキュリティー対策で、メール本文にURLが含まれる場合に迷惑メールとしてブロックされるケース
  • 受信者側で、会計RPAなどの自動化処理に回すにあたって、ファイル添付でないと処理できないケース
  • ダウンロード期限(最大60日)までにダウンロードして頂けないことが多いケース

このような場合に「メール添付」方式を使うという使い分けを推奨しています。

そのため、特定の顧客のみ「メール添付」方式で送るということがしやすいよう、顧客情報の「書類送付方法」では「メール(DL)」と「メール(添付)」というかたちで、どちらで送付するかを管理できるようになっています。



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