ヘルプ：一括請求・定期請求・分割請求の使い分けを教えてください（よくあるご質問を例に使い分けの解説）

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一括請求・定期請求・分割請求の位置づけと、よくあるご質問を例に使い分けを説明します。

一括請求・定期請求・分割請求の位置づけ

boardにおける「案件」は「1つの受注・契約を示すもの」です。案件登録の際、「請求タイミング」として一括請求・定期請求・分割請求から選択できますが、これによってその受注・契約に関して、「何回請求するか」が決まります。

一括請求

対象の案件で1回だけ請求する場合に使うもので、この案件で請求書は1枚のみ作成できます。

参考：一括請求のヘルプ

定期請求

「毎月」「3ヶ月ごと」「毎年」のように、一度受注をした後は、決まった間隔で繰り返し請求する場合に使います。たとえば、保守契約・利用料・顧問料などでよく使われます。

なお、定期請求は「間隔が定期的」というだけで、定額である必要はないため、月々の金額が異なる場合でも利用できます。

参考：定期請求のヘルプ

分割請求

定期請求と同様に、対象の案件で複数回請求しますが、定期請求が「毎月」のように決まった間隔なのに対して、分割請求は任意のタイミングになります。たとえば、最初に着手金を請求して、残りを納品時に請求する、といったケースなどで使います。

参考：分割請求のヘルプ

よくあるご質問

毎月請求するのですが、金額が固定ではなく毎月変わります

定期請求は「間隔が定期的」というだけで、定額である必要はないため、月々の金額が固定でない場合でも利用できます。

書類編集画面で、請求書のタブが年月ごとに分かれており、各月ごとの請求書はそれぞれ独立しています。そのため、対象の月を選択して内容を更新すれば、その月の金額のみ変更できます。

毎月請求するのですが、契約の終了は決まっていないため、「請求期間」を指定できません

そのような場合、「請求期間」の終了日は仮で設定し、「自動契約更新」をONにして登録してください。

＊自動契約更新については、定期請求のヘルプの「自動契約更新」欄をご覧ください。

定期請求は「請求期間」に応じた請求書を生成する仕組みなため、必ず期間の終了日も入れる必要があります。そのため、たとえば、以下のように登録します。

現在の日付：2021年11月の任意の日
請求期間：2021年11月1日〜2021年11月30日
自動契約更新：ON

上記の内容で案件を登録すると、登録時点では11月の請求書のみが生成されます。その後、12月1日になった時点で、自動契約更新処理により、請求期間が2021年11月1日〜2021年12月31日に延長され、12月分の請求書が自動生成されます。

基本的には一括請求ですが、たまに顧客都合で後から分割に変更になることがあります

まず「請求タイミングの変更」に関する仕様について注意が必要です。「請求タイミング」の変更は、請求書の生成条件が変わることから、既存の請求書は削除されてまっさらな請求書が再作成されます。

そのため、請求書の再入力が必要になりますが、これが許容される場合は、必要になったタイミングで、一括請求から分割請求に変更するのが良いと考えられます。

もしくは、最初から分割請求で作成し、最初の段階では「請求書は1枚のみ」としておき、必要になったタイミングで請求書を追加するという運用も考えられます。この場合、請求タイミングの変更は発生しないメリットはあるものの、「請求書が1枚の分割請求」という案件が多く登録されることになり、社内で運用ルールが周知されていないと、混乱のもとになる可能性があります。

上記をご参考に、発生頻度や社内の運用を踏まえてご検討ください。

複数回請求することは確実なので分割請求を使おうと思っていますが、最初の段階では回数が未定です

そのような場合は、ひとまず「請求回数が1回」の分割請求として登録しておき、その後、請求が発生する都度、請求日（=請求書）を追加していくのが良いと考えられます。

基本的には毎月請求しますが、たまに請求が発生しない月があります

「定期請求」または「分割請求」を使う方法が考えられます。それぞれのポイントを以下に説明しますので、状況に合わせて適宜使い分けてください。

■定期請求を使う場合

定期請求は、決まった間隔で請求するための仕組みですので、特定の月だけ請求書を生成しない（削除する）といったことはできません。そのため、このようなケースで定期請求を使う場合は、請求しない月を「0円」にして「請求済」に変更しておくというかたちで運用します。請求しない月が少ない場合はこの方法が良いと考えられます。

■分割請求を使う場合

定期請求と異なり、請求書を任意に追加することができますので、不要なものは作成しない（または削除する）ということが可能です。しかし、定期請求と異なり、請求書の追加は手動になります。また、一括反映や自動契約更新など、定期請求のメリットが享受できないため、こちらの方が運用の手間がかかる可能性があります。