「顧客に毎月複数回の納品を行い、月末に締めて請求書を発行する」という業務フローに対応していますか?

boardでは、「毎月複数回の納品・請求書は1回発行」というケースに対応するための機能はありません。

現在の機能を応用して、そのようなケースに対応することは可能ですが、通常の使用方法として想定されている業務フローとは異なることから、納品回数や顧客数が多い場合は、通常よりもデータ登録や運用の手間が多くかかります。

 

対応手順の概要

対応する場合は、大きく以下のような流れで行います。

(1)納品ごとに「納品書」を作成し、その内容を元にした「請求書」を作成します。

*「保存オプション」を用いることで、納品書の明細を請求書にそのまま反映できます。

(2)締め日を迎えたら、納品単位で作成した請求書を「合計請求書機能」で1つの請求書にまとめます。顧客への請求時には、この合計請求書を使います。

 

案件の登録方法

上記の手順(1)について、案件の登録方法は2種類考えられます。それぞれに特徴が異なりますので、どちらの方法を使うかは自社の運用方針に沿って検討してください。

方法1:納品ごとに案件を分けて、「一括請求」の案件として登録する

一括請求の案件では、1つの案件内に納品書と請求書が1枚ずつ作成されます。

この方法には以下の特徴があります。

  • 納品ごとに案件登録の作業が必要になります。
  • 納品ごとに案件が別々になります。
  • 納品書や請求書には、案件ごとに固有の番号(案件No)が記載されます。

*一括請求の案件の登録方法はヘルプをご覧ください。

方法2:月ごとに案件を分けて、「分割請求」の案件として登録する

分割請求の案件では、「複数納品書対応」をONにすることで、1つの案件内に複数の納品書と請求書を作成できます。

この方法には以下の特徴があります。

  • 案件登録の作業は月1回で、納品が発生するたびに案件情報の「請求日」を追加登録します。
  • 案件は月に1件登録する前提のため、月ごとに案件がまとまります。
  • 同じ月内の納品書や請求書に付与される番号は、「案件No-年月」という形式で共通です。書類ごとに番号を分けることはできません。

*分割請求の案件の登録方法はヘルプをご覧ください。

 

運用上の注意事項

  • 合計請求書は、合算対象のものを手動で選択して合算する仕組みです。そのため、納品数が多い場合は案件の登録時だけでなく、合計請求書を作成する際にも手間がかかる可能性があります。
  • 販売管理ソフトの中には、「月締め」の概念があるソフトもあります。そういったソフトでは、月内に納品した内容を自動的に1つの請求書にまとめる機能が提供されているケースもありますが、boardは「案件単位」で各書類を管理するという設計思想に基づいてシステムが作られているため、そのような仕組みには対応していません。当FAQで説明している方法は、あくまで現在対応している機能による「代替手段」のため、見込まれる作業の頻度や件数などを踏まえて、このような運用が自社の業務において現実的かどうか慎重にご検討頂くことをお勧め致します。


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