ヘルプ：コピー機能とテンプレート機能の使い分け〜ミスを防ぐポイント

boardには、案件や発注を登録する際や、書類作成の際に利用できるコピー機能やテンプレート機能がいくつかあります。それぞれの機能は似た部分もありますが、特徴に合わせて使い分けることで業務の効率化やミスの防止に役立ちます。当記事では、各機能の特徴や使い分けを解説します。

＊この記事では「案件」をベースに解説しますが、発注側の「発注コピー」や「発注テンプレート」も同様の考え方です。

案件コピー・案件テンプレート・書類テンプレートの概要

それぞれの機能の概要は以下のとおりです。

既存の案件情報や書類の内容をコピーし、新しい案件を登録するための機能です。

以前と類似の案件を再び受注した場合などに利用できます。

案件登録画面の入力項目の内容をあらかじめ登録しておくことで、その内容を案件登録時に呼び出せる機能です。

案件の内容に応じて、入力パターンが決まっている場合などに利用できます。

書類の明細や備考の入力内容をあらかじめ登録しておくことで、書類編集画面で呼び出せる機能です。

書類の内容が定型的な場合などに利用できます。

案件コピーは、案件情報と書類を1回の操作でそのままコピーできるため、操作が簡単なところが長所です。

一方で、案件コピーをすると基本的にコピー元の内容が新しい案件にそのまま引き継がれるため、過去の日付や登録内容・顧客情報が意図せず新しい案件に残ってしまうリスクがあり、登録ミスに繋がる場合もあります。

とくにコピー元とコピー先で顧客が異なるケースでは、顧客の違いによって変更が必要になる内容も多いと考えられますので、案件コピーを使用して登録する場合には注意が必要です。

このような特徴があることから、案件コピーは、後述するテンプレート機能ではうまく運用ができないケースや、基本的には同じ顧客・同じ内容のケースで利用することをお勧めします。

案件コピーにおいて、すべての内容をコピーするのではなく、必要な項目だけコピーしたいといったニーズもあるかと思います。

その場合には、案件のカスタムコピーの機能をご利用ください。カスタムコピーを使うことで、受注ステータスや日付など、特定の項目をクリアーしたり、別のものにセットした状態でコピーすることができます。詳しくは案件コピーのヘルプの「カスタムコピー」を参照してください。

案件テンプレートや書類テンプレートは、案件コピーのようにすべてを引き継ぐ仕組みではなく、必要な内容だけをテンプレートとして登録しておけるという長所があります。

たとえば、顧客や日付など、案件ごとに変わる項目は手入力としつつ、それ以外の共通する項目を案件テンプレートに登録することで、案件登録の手間の軽減やミスの防止に役立ちます。また、書類テンプレートでは、書類の明細や備考のうち必要な部分のみを登録することができます。

短所としては、あらかじめテンプレートを登録しておく必要がある点や、テンプレートを呼び出す際には案件登録や書類作成の都度操作する必要があるため、案件コピーと比べると操作の手間は若干増えます。

このような特徴から、「以前の案件とまったく同じではないが、ある程度パターンは決まっている」という場合には、案件テンプレートや書類テンプレートを使う方法が適しています。

ここまでの解説のとおり、案件コピーは、日付などの変更忘れが発生する可能性があり、ミスが起こりえる操作です。

ミスを減らすという観点では、まずは案件テンプレート・書類テンプレートで運用できないか検討することをお勧めします。また、案件コピーを使う場合は、カスタムコピーを使うことで、日付の変更忘れなどを防ぎやすくなります。

そのため、以下の順番で利用を考えていくことをお勧めします。

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