業務システム導入時の社内展開の進め方(バックオフィス主導で営業へ展開するケース)

boardの導入が決まって社内に展開していく際に、進め方に困ってご相談頂くケースがよくあります。

今回は、バックオフィス(管理部門)が主導で導入検証を行い、それを他の部署(主に営業)に展開していくケースにおける課題や進め方を紹介したいと思います。

*基本的な検証のポイントは、「業務システム導入に向けての検証と進め方のポイント」をご覧ください。

 

バックオフィス主導で進める場合のメリット

バックオフィス主導で進める場合の一番のメリットは、部署横断で、全体最適を念頭に置いた検討ができる点ではないかと思います。

営業や各現場の部署が中心になる場合、どうしてもその部署に必要な機能が中心に検討されていきます。もちろんそれは「現場業務の改善」という点ではメリットがありますが、会社全体の業務を整理・効率化を目指す場合、やはり全体の通して見ることができる人が中心になって進める方が適しています。

バックオフィス部門が中心に進めるメリットはここにあります。

boardは中小規模の企業をターゲットとしたシステムです。中小企業の場合、バックオフィス部門が大きくはなく、経理・総務を兼任しているようなケースが多いのではないかと思います。また、会社規模もそれほど大きくないことから、営業をはじめとする他部門とのコミュニケーションも取りやすく、boardの個別相談会にご参加頂く方も、バックオフィスの方が最も多いです。

 

バックオフィス主導で進める場合によくある課題

バックオフィス主導で進める場合に一番よくあるご相談が、「これまでも何度か他のシステムを導入しようとしたが、他部門の人たちが使ってくれずに導入・活用が進まなかった」というものです。

今回は「営業部門」に展開していくケースを想定した内容ですが、他の部門でも類似のケースが多いので、参考にしてください。

使ってくれない理由は様々ですが、個別相談会では以下のケースをご相談頂くことが多いです。

  • 営業としてのメリットが小さいため優先順位が低い
  • 営業として必要な要件が満たせておらず、業務が回らない
  • パソコンに対する苦手意識が強い(初めてシステム導入するケースに多い)

 

よくある課題に対する進め方

boardは、営業・現場担当者・経理・経営といった異なる立場・職種の人が関わるシステムです。そのため、それぞれの立場で使う機能が違いますし、このシステムに対する重要性も異なります。

他部門が導入に非協力的なケースは、自分にとってのメリットが少ない、もしくはメリットが伝わっていないというケースが考えられます。そのため、

  • 会社としてのシステム導入の目的やメリットの説明
  • 直接的なメリットがある場合はそれをわかり易く説明
  • 直接的なメリットが少ない場合は、協力してもらうことによる会社全体に対する効果の説明

などを行い、理解して頂くようコミュニケーションをとっていくのが良いかと思います。

なお、一気に導入を進めようとするとうまく進まないことが多いです。そのため、各担当部署の責任者やITに強いキーパーソンに協力を依頼し、一部の人のみで並行運用をしてみるという形で、スモールスタートで進めて行く方がスムーズなことが多いです。

また、会社全体の効率化のための取り組みなので、経営にも協力をしてもらい、周知していくのも欠かせません。

 

社内説明用サンプル資料

社内の他の部署・メンバーに説明する際に簡単な資料があると説明しやすいかと思いますので、サンプルのパワーポイントの資料を用意しました。下記をダウンロードして、自社に合わせて自由に改変してお使いください。

社内用board説明資料(営業向け)サンプル

 

なお、Officeのバージョン等により表示が崩れるケースがあります。編集可能なファイルですので、ご自身の環境・バージョンに合わせて修正してお使いください。

 

 

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