【課題】現在、請求予定の管理や請求書はエクセルで作成していますが、手間がかかり、ミスも発生してしまっていて限界を感じています。たとえば、請求予定のリストに追加し忘れて請求漏れが発生したり、請求予定リストから請求書を作成する際に転記ミスをして、誤った内容で請求書を発行してしまうといったことがあります。その結果、ダブルチェックなど、さらに手間と時間がかかるようになってしまっています。
エクセルで管理・作成を行う場合によくある課題ではないかと思います。
エクセルは、手軽に作成できるメリットがある一方、単体での仕組みになるため、様々な情報を連動させることができません。また、自由であるがゆえに、制約を作ることには向いておらず、ミスの要因にもなります。
請求数が少ないうちはエクセルで問題なく運用できていても、数が増えてくると思いのほかすぐに限界を迎え、安定した運用が難しくなる傾向があります。そのため、エクセル管理の限界を感じてきたら、なるべく早く、システム導入を検討したほうが良いと考えられます。
システム選定におけるポイント
いくつか大事なポイントがあるので、それぞれ解説していきます。
エクセルの請求書をクラウド・ツールに乗せる”だけ”を目的としない
エクセルで作成している請求書を単にクラウド上で「請求書作成」するだけのシステムを選ぶことは、あまりお勧めできません。
「請求書を作成する」という部分は請求業務の一部でしかなく、請求業務全体を考えると、請求書の作成以外にも様々な業務が発生します。
そのため、帳票作成部分のみをクラウドに乗せることを目的としてしまうと、「クラウドで請求書を作成できるようにはなったけど、結局大変さは変わらない」という残念な結果になってしまいます。
前後の業務が連動したシステムを使う
請求書の内容は見積書と同じ内容、または類似の内容であることが多いのではないかと思います。そのため、見積書など業務的に先に発行している書類をもとに、請求書を作成できるような仕組みがあることが望ましいです。
このような仕組みがあることで、二重入力の手間を省けるだけでなく、入力間違いのリスクを減らすことができます。
また、請求書を発行するにあたっては、「受注したもの」「納品が終わったもの」など、会社・事業ごとに条件があるかと思います。こういったステータス管理ができると、「請求書を発行して良いタイミング」という管理・共有がシステム上で完結できます。
請求漏れの防止の仕組みがあるものを選ぶ
「発行済かどうかのステータスが管理できること」は当然として、期限までに請求済みになっていなかったらアラートするなど、何かしら気づく仕組みがあるのが良いと考えられます。
多くの場合、月末月初に請求書をまとめて発行することが多いのではないかと思います。ただし、いざ発行しようとしたタイミングで、必要な情報が揃っていなかったり、まだ検収をもらえていなかったり、すべてが同じタイミングで発行できるとは限りません。そのように別のタイミングになったものは、どうしても忘れがちです。
そのため、何かしら気づく仕掛けがあることで、そういったミスを防ぎやすくなります。
社内の業務や運用ルールを整備する
システムの導入に際して、必ず業務や運用ルールの整理も不可欠です。
従来と同じやり方を維持しようとすると、うまく行かないことが多いです。使う道具がエクセルからシステムに変わるわけですから、その道具に合わせた業務のやり方や運用ルールを考えていく必要があります。
請求書の発行の場合、たとえば営業と経理など、他部署間でのやり取りが発生することも多いかと思います。このような場合、双方で協議し、スムーズで安全な運用ができるよう、業務フロー全体を考えていくことが重要になります。
boardにおける当課題に対するアプローチ
boardでは、これらの課題に対して、以下のようなアプローチで取り組んでいます。
前後の業務の連動
boardでは、案件（=受注や契約）の単位で情報を管理する仕組みになっています。案件という箱の中に「見積書や請求書」が入っているイメージになります。
これにより、たとえば請求書発行時に、簡単に見積書を確認することができるようになっています。
また、見積書や請求書などは、同じような内容を入力することが多いですので、見積書入力時に自動的に請求書まで反映されるようになっています。
これにより、「請求書を作成する」という作業を省くことができるようになっており、請求段階では、内容を確認後、発行するだけで済みます。もちろん、見積もりと請求で内容が異なる場合もあると思いますので、その場合は、請求書のみ更新して発行できます。
受注状況と請求予定の連動
boardでは、見積もり・受注管理から請求までを一貫して管理できます。そのため、受注が決まったものは、自動的に対象の月の請求予定のリストに上がるようになっています。
これにより、「請求予定のリスト」を別途管理する必要はなく、受注管理と連動することで、受注ステータスや請求予定日を適切に入力しておけば良いような仕組みになっています。
請求漏れの防止の仕組み
boardでは「通知機能」を使って「未請求」などのアラートをメール・Slack・Chatworkに飛ばすことができるようになっています。
通知のタイミングも自由に設定することができ、かつ、複数設定可能です。そのため、たとえば、
- 請求日の1営業日前に事前通知
- 請求日当日に通知
- 請求日を2営業日過ぎてからまだ未請求なら通知
というかたちで、業務のタイミングに合わせて通知させることができます。これにより、うっかり請求漏れがあった場合などにも気づくことができます。
まとめ
エクセルによる請求書作成や発行状況の管理は、手軽にスタートできるという点ではメリットがあります。
しかし、事業の拡大とともに、すぐに限界を迎えてしまうことが多く、安定した運用が難しくなります。
請求書発行システムの選定のポイントなどを詳しく解説した「中小企業向け請求書発行システムのメリット・機能・選び方を徹底解説」も参考にしていただき、システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。
