書類メール送信機能のリニューアルと並行稼働について

見積書や請求書などの書類をメール送信する機能の新しいバージョンをベータ版としてリリースしました。

 

今回の新しいメール送信機能は、ベータ版として、従来のメール送信機能と並行稼働する方式でリリースしています。

新しいメール送信機能を利用する際は、ダッシュボードで下記の「新しいバージョンに切り替える」リンクをクリックして切り替えてください。なお、この切り替えはユーザー単位で行われるため、会社アカウント内の他のユーザーには影響しません。

ダッシュボードに表示されている、新しいメール送信機能に切り替えるための案内

 

並行稼働は数ヶ月程度の予定です。全面切り替え(システム上ですべてのお客様の同機能が切り替わるタイミング)の日程については決まり次第アナウンス致しますが、全面切り替え時に業務が混乱しないよう、事前に切り替えて新しい機能をお試し頂くことを推奨致します。

なお、並行稼働中は、新しいメール送信機能から従来の機能に戻すことも可能です。ただし、下記の新しい機能や変更点は、新しいメール送信機能に切り替えている場合のみ適用されますのでご留意ください。

 

当記事では主な追加・変更内容を記載しますが、詳しくは下記のヘルプをご覧ください。

 

UIの変更

従来のメール送信画面は、モーダルウィンドウ(画面内に表示されるサブ画面)の形式で表示されていましたが、新しいメール送信機能では、専用画面に遷移する形式に変わりました。

連続して送信する場合などにはひと手間増えてしまいますが、モーダルウィンドウ形式の課題や制約等を解消するための変更につき、ご理解頂きますようお願い致します。

 

書類送付方法

「書類送付方法」として、現行の「ダウンロードページ」の他、「メール添付」の方法も選択できるようになりました。どちらの方法で送信するかのデフォルトを顧客ごとに指定したり、送信時に随時指定したりすることも可能です。

なお、送信した書類PDFに関する取得状況の確認は、「ダウンロードページ」方式でのみ可能です。

 

boardで作成した書類以外のファイル添付

boardで作成した見積書や請求書などの書類PDF以外に、ご自身で作成したファイルを添付して送信できるようになりました。

たとえば、請求書と合わせて、別途作成した報告書を送付したい場合などにお使い頂けます。

 

同一宛先に対する複数案件の書類を1通にまとめて送信

たとえば、同じ顧客に対する3つの案件がある場合、従来はそれぞれの請求書を3通に分けてメール送信する必要がありましたが、1通のメールにまとめて送信できるようになりました。

 

送信予約

未来の日時を指定して、送信予約できるようになりました。これにより、たとえば忙しい月末を避けて、月の中旬頃に送信予約しておくということができます。

 

即時送信のタイミング

従来は、画面上から送信登録した後、1分間隔で実行される処理でメール送信されていました。しかし今回からは、画面上での操作完了後、随時送信されていきます。

そのため、送信処理が混み合っていない場合は従来より早いタイミングで送信されます。一方、送信処理が混み合っている場合は、従来の通りしばらく時間がかかる可能性があります。

 

Bccの指定

これまでは、To・Ccの指定はできましたが、Bccは指定できませんでした。今回の変更で、Bccも指定できるようになりました。

 

メールテンプレートの会社アカウント内での共有

これまでのメールテンプレートは個人ごとの仕組みだったため、作成したメールテンプレートを同一会社アカウント内の別ユーザーに共有して使ってもらうことはできませんでした。新しいメール送信機能では、従来の個人ごとのメールテンプレートとは別に、「共有用」のメールテンプレートを利用できるようになりました。

「共有用」のメールテンプレートは、従来の「個人用」とは別に新設された機能です。

 

メールアドレス間違い等でエラーで返ってきた場合の通知

これまではメールアドレスが間違っていた場合などに通知する仕組みがなかったため、送信エラーに気づくことができませんでした。新しいメール送信機能では、送信先からエラーが返ってきた場合は送信履歴のステータスに「送信後エラー」と表示され、その旨のメール通知もできるようになりました。

 

ダウンロード期限の指定

これまでのメール送信機能では、ダウンロード期限は固定でしたが、送信時に指定できるようになりました。

 

差込タグの追加

「送信者名」「請求年月」など、ご要望を頂いていたいくつかの差込タグを追加しました。

 

プレビュー表示

これまでは、複数の書類をまとめて送信する際のプレビュー表示は「タブ」で1通ずつ切り替える仕組みになっていました。今回の変更で、連続的に確認しやすいように、スクロールしながら複数のメールのプレビューを見られるようになりました。

 

PDFの取得状況

これまでは、「ダウンロードページへのアクセス」をもって「開封」と判断していましたが、新しいメール送信機能では「PDFの表示またはダウンロード」が判断基準になりました。また、同一ブラウザーでboardにログインしている状態であれば、ご自身(および同一会社アカウント内の別ユーザー)がダウンロードしたものは記録されないようになりました。

これにより、従来より正確に状況を把握できます。

 

ダウンロードページへのアクセス制御

従来、メール送信後にダウンロードページへのアクセスを不可とする場合は、メール送信履歴で履歴自体を削除する必要がありました。しかし、履歴そのものは削除されるべきではないと考え、「ダウンロードページへのアクセスを無効にする」という機能を追加し、履歴の削除はできなくなりました。

 

請求書送信時に自動的に「請求済」になる条件の追加

請求書をメール送信した場合、自動的に「請求済」に変更されますが、従来は変更前がどのステータスであっても「請求済」に変更されていました。新しいメール送信機能では、元の請求ステータスが「未請求」または「請求OK」の場合のみ、「請求済」に変更される仕様になりました。

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