メール送信履歴

この機能を利用可能なユーザ権限
マスタアカウント 管理者 責任者 リーダー 担当者 カスタム権限
設定次第
      

 

board上からメール送信した履歴は、上メニューの「書類送付(メールアイコン)→メール送信履歴」で確認することができます。

 

表示される送信履歴

表示される送信履歴は、ユーザ権限によって異なります。

標準権限の管理者・責任者・リーダー権限のユーザはすべての履歴が表示可能ですが、担当者権限のユーザには自分が送信した履歴のみが表示されます。

カスタム権限の場合は、「共通データアクセス範囲」の設定によって決まります。同設定が「すべて」の場合はすべての履歴が表示され、「担当のデータのみ」の場合は自分が送信した履歴のみが表示されます。

なお、すべての履歴を表示可能な場合でも、デフォルトでは、検索条件の「送信者」にログインユーザが指定されているため、初めは自分が送信した履歴だけが表示されています。全体や他のユーザが送信した履歴を確認する場合は、検索条件の「送信者」を変更してください。

また、メール本文については、ユーザ権限にかかわらず、送信者のみが閲覧可能です。

「開封」の項目については、書類のダウンロードページへのアクセスがあったかどうかを示しています。「済」であればダウンロードページにアクセスがあったことを表し、「未」であれば、まだ誰もアクセスしていないことを表します。ただし、メールを複数人に送っている場合は、誰がアクセスしたかまではわかりません。たとえば社内のメンバーをCCに入れていて、その方がアクセスした場合などにも「済」になりますのでご注意ください。

メール送信までのタイムラグと削除

boardのメール送信機能では、画面から操作を確定した時点で即時送信される仕組みではなく、最大1分程度のタイムラグがあります。その間は「送信準備中」というステータスで表示されており、この間に送信履歴の一覧から削除した場合は、実際には送信されません。

また、すでに送信済のメールを送信履歴から削除した場合、メールの送信自体は取り消せませんが、その後にダウンロードURLにアクセスしても、削除された旨のメッセージが表示され、受信者はPDFをダウンロードできないようになっています。そのため、もしメール送信後に書類の間違いなどに気づいた場合は、送信履歴から対象のメールを削除して、書類にアクセスできないようにするという対応が可能です。

 

 



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