メール送信履歴

この機能を利用可能なユーザー権限
マスターアカウント 管理者 責任者 リーダー 担当者 カスタム権限
設定次第
      

 

*メール送信機能は、2022年4月10日にリニューアルされました。しばらくは新旧両方の履歴を参照する可能性があることから、当ヘルプでは、以前のものを「従来のメール送信機能」、現在のものを「現在のメール送信機能」と表記して、新旧両方の機能について説明します。

 

board上からメール送信した履歴は、上メニューの「書類送付→メール送信履歴」で確認できます。

 

表示される送信履歴とメール本文の表示

表示される送信履歴は、ユーザー権限によって異なります。

標準権限の管理者・責任者・リーダー権限のユーザーはすべての履歴が表示可能ですが、担当者権限のユーザーには自分が送信した履歴のみが表示されます。

カスタム権限の場合は、「共通データアクセス範囲」の設定によって決まります。同設定が「すべて」の場合はすべての履歴が表示され、「担当のデータのみ」の場合は自分が送信した履歴のみが表示されます。

なお、すべての履歴を表示可能な場合でも、デフォルトでは検索条件の「送信者」にログインユーザーが指定されているため、初めは自分が送信した履歴だけが表示されています。全体や他のユーザーが送信した履歴を確認する場合は、検索条件の「送信者」を変更してください。

また、メール本文については、ユーザー権限に関わらず送信者のみが閲覧可能です。

 

送信ステータスについて

メールの送信ステータスには、以下の種類があります。

ステータス 説明
送信予約 「送信タイミング」で「送信予約」を選択した場合で、送信処理開始前の状態(予約中の状態)です
送信準備中 「送信タイミング」で「即時」を選択した場合の最初(送信処理に入る前)の状態です
送信中 送信処理に入った状態です
送信済 送信処理が完了した状態です
送信後エラー 送信処理の完了後、メールアドレスの間違い等でエラーが返ってきた状態、または過去にエラーが返って送信不可のメールアドレスと判断されたことにより、送信されなかった状態です
エラー 送信処理中にエラーになった状態です

送信後エラーについて

「送信後エラー」ステータスは、以下のようなケースで発生します。

  • メールアドレスの間違い等で、送信先のメールサーバーからエラーが返ってきた場合
  • 送信先のメールサーバーの障害等で、メールが受け付けられなかった場合
  • 送信先のメールサーバーの迷惑メールフィルター等でブロックされてそれがエラーとして返ってきた場合
  • メールの受信者が、該当のメールを「スパム報告」(迷惑メール報告)した場合
  • 過去に送信先のメールサーバーからエラーが返ってきたメールアドレスの場合
    • エラーになるメールアドレスに対して繰り返し送信すると、送信元のシステム(board)がスパム扱いされてしまう恐れがあるため、boardからのメール送信で利用しているメール送信サービスの仕様上、一度エラーが返ってきたメールアドレスに対しては、次回以降はメール送信されない仕組みになっています。
    • そのため、過去にエラーが返ってきたメールアドレスで、それが一時的な原因によるものだった場合には、送信不可のアドレスとして判定されている状態を解除する必要があります。この状況に該当する場合は、サポートへお問い合わせください。

なお、「送信後エラー」への変更は、Toに指定したメールアドレスからエラーが返ってきたときのみを対象としています。そのため、Cc・Bccに指定したメールアドレスが間違っていてエラーが返ってきた場合でも、「送信後エラー」にはならず「送信済」のままとなります。

また、「送信後エラー」ステータスは、送信履歴画面上で確認できることに加え、送信者に対してメールでもお知らせします。このメールでのお知らせは、エラーが返ってきて即送信されるものではなく、10分に1回、エラーが返ってきているものがあれば通知する仕組みになっているため、タイムラグがあります。あらかじめご了承ください。

送信後エラーに関する注意事項

上記のケースの他、以下の状況でも送信履歴上で「送信後エラー」ステータスになり、通知が届く場合があります。

  • 複数の宛先を指定していて、その中の1つが上記いずれかのケースに該当している場合
  • 受信者がメールを別のメールアドレスに転送していて、転送先のメールアドレスが上記いずれかのケースに該当してエラーが返ってきた場合
  • 送信先メールアドレスにメーリングリストが含まれていて、そのメーリングリストに属するメールアドレスが存在しない場合

「送信後エラー」は、何かしらのエラーが返ってきたことを示しますが、上記のようなケースの場合、本来の受信者はメールを受信できている可能性があります。再送する際はご注意ください。

送信後エラー発生後の対処法

送信後エラーが発生した場合、まずは該当のメール送信履歴の「詳細」ボタンを押してエラーメッセージをご確認ください。

エラーメッセージに「過去にエラーが返ってきたメールアドレスのため、送信されませんでした」とある場合は、サポートにて状況を確認しますので、「送付先のメールアドレス」をお問い合わせ窓口までご連絡ください。Toに複数のメールアドレスを指定している場合には、Toに指定したメールアドレスをすべてお知らせください。

上記以外のエラーについては、送信先のメールサーバーから返ってきたエラーメッセージが表示されています。エラーメッセージの内容は、相手のメールサーバー次第で、かつ非常に多くの種類があるためすべてを当ヘルプに記載することはできませんが、通常は英語で記載されており、大まかに以下の3パターンの可能性が考えられます。

  1. メールアドレスが存在しない等のメッセージの場合、送信先メールアドレスに間違いがないかご確認ください。
  2. 迷惑メール等でブロックされた旨のメッセージの場合、「メール送信元設定」でthe-board.jpドメインから送信する設定にすることで回避できる可能性があります。
  3. それ以外のエラーメッセージの場合、何かしらの要因で送信先のメールサーバーが受け付けなかった可能性が考えられます。この場合は、基本的にはメールの送信側では対応ができませんので、メールの宛先の方に該当のメールアドレスが受信可能な状態かご確認ください。

 

ダウンロードページへのアクセス制御

メール送信後に書類の間違いに気づいた等の場合には、ダウンロードページにアクセスできないようにできますが、この方法は新旧のメール送信機能で異なります。

従来のメール送信機能の場合

メール送信履歴画面で対象の履歴を「削除」することで、ダウンロードURLにアクセスすると削除された旨のメッセージが表示され、受信者はPDFをダウンロードできないようになります。

現在のメール送信機能の場合

履歴自体は削除できず、代わりに「詳細ページ」でダウンロードページへのアクセスを「無効」にできます。従来の仕組みでは、送信した履歴自体がなくなってしまいますが、履歴は削除すべきではないため、「無効にする」という機能にかたちを変えています。

なお、現在のメール送信機能では、「ダウンロードページ」方式ではなく「メール添付」方式で送信することも可能ですが、この場合はメールにPDFが添付されるため、アクセスをコントロールすることはできません。

 

PDFの取得状況

書類送付方法が「ダウンロードページ」方式の場合、PDFの取得有無を当画面で確認できます。一覧上、「書類」の項目に「未取得」「取得済」が表示されます。

なお、現在のメール送信機能では「メール添付」方式で送ることも可能ですが、この場合は取得状況は確認できません。

従来のメール送信機能の場合

「ダウンロードページにアクセスしたタイミング」をもって「開封」の扱いになります。また、単純にダウンロードページへのアクセス有無で判定していたため、ご自身がアクセスした場合でも「開封」として扱われます。

従来は「開封」という用語を使っていましたが、現在のメール送信機能のリリースに伴い、従来のメール送信履歴でも「取得済/未取得」と表現を変更しています。

現在のメール送信機能の場合

ダウンロードページへのアクセス有無ではなく、「PDFを表示またはダウンロード」したタイミングで取得済みと判定されます。また、現在のメール送信機能では1通のメールに複数の案件を同封して送付できますが、この場合は「案件ごと」に取得状況が記録されます。

また、従来のメール送信機能とは異なり、「boardにログインした状態で、かつそれが送信元の会社アカウントのユーザー」の場合は、「取得済」にならないようになっています。

そのため、以下のような場合は「取得済」にはなりません。

  • 送信者自身が、boardにログインした状態でPDFをダウンロード
  • Ccに入れていた社内の別ユーザーが、boardにログインした状態でPDFをダウンロード

ただし、boardにログインしていない状態の場合、誰がダウンロードしたかを判定できないため、「取得済」として記録されます。ご注意ください。

 

書類送付方法

書類をどのように送信したかを示すもので、以下の3種類があります。

ステータス 説明
ダウンロードページ 現在のメール送信機能で「ダウンロードページ」方式で送信したことを示します
メール添付 現在のメール送信機能で「メール添付」方式で送信したことを示します
ダウンロードページ(旧) 従来のメール送信機能で送信したことを示します

 

一覧上の送信日時

メール送信履歴の一覧上に表示されている「送信日時」は、以下の日時を示しています。

  • 「送信タイミング」が「即時」の場合は、画面上で送信の操作を行った日時
  • 「送信タイミング」が「送信予約」の場合は、予約日時

そのため、実際に送信処理が完了した日時とは多少ずれがあります。なお、「詳細」ページには、上記日時に加えて実際に送信処理が完了した日時も表示されています。

 

送信履歴の削除

従来のメール送信機能の場合

送信後も削除可能です。詳細は前述の「ダウンロードページへのアクセス制御」をご覧ください。

現在のメール送信機能の場合

「送信予約」の対象のみ削除可能で、それ以外は削除できません。ダウンロードページへのアクセス制御については、前述の「ダウンロードページへのアクセス制御」をご覧ください。

なお、「送信予約」の対象を削除すると、予約の取り消しとなります。また、「下書き」の概念はありませんので、メールの本文等も削除されます。



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