メール送信履歴

この機能を利用可能なユーザー権限
マスターアカウント 管理者 責任者 リーダー 担当者 カスタム権限
設定次第
      

 

board上からメール送信した履歴は、上メニューの「書類送付→メール送信履歴」で確認できます。

 

表示される送信履歴とメール本文の表示

表示される送信履歴は、ユーザー権限によって異なります。

標準権限の管理者・責任者・リーダー権限のユーザーはすべての送信履歴を表示できますが、担当者権限のユーザーには自分が送信した履歴のみが表示されます。

カスタム権限の場合は、「共通データアクセス範囲」の設定によって決まります。同設定が「すべて」の場合はすべての送信履歴を表示できますが、「担当のデータのみ」の場合は自分が送信した履歴のみが表示されます。

なお、すべての履歴が表示可能な場合でも、デフォルトでは検索条件の「送信者」にログインユーザーが指定されているため、初めは自分が送信した履歴だけが表示されています。全体または他のユーザーが送信した履歴を表示する場合は、検索条件の「送信者」を変更してください。

また、メール本文については、ユーザー権限に関わらず送信者のみが閲覧可能です。

 

送信ステータスについて

メールの送信ステータスには、以下の種類があります。

ステータス 説明
送信予約 「送信タイミング」で「送信予約」を選択した場合で、送信処理開始前の状態(予約中の状態)です
送信準備中 「送信タイミング」で「即時」を選択した場合の最初(送信処理に入る前)の状態です
送信中 送信処理に入った状態です
送信済 送信処理が完了した状態です
送信後エラー 送信処理の完了後、メールアドレスの間違い等でエラーが返ってきた状態、または過去にエラーが返って送信不可のメールアドレスと判断されたことにより、送信されなかった状態です
エラー 送信処理中にエラーになった状態です

送信後エラーについて

「送信後エラー」ステータスが発生する原因、対処方法については、FAQ「メール送信履歴のステータスが「送信後エラー」になりました。これはどのようなエラーですか?対処方法を教えてください」を参照してください。

 

ダウンロードページへのアクセス制御

メール送信後に書類の間違いに気づいた場合などは、メール送信履歴の「詳細」ボタンからメール内容画面に移動して「無効にする」ボタンを押すと、ダウンロードページが無効になり、アクセスできなくなります。

なお、「ダウンロードページ」方式ではなく「メール添付」方式で書類を送付した場合は、メールにPDFが添付されるため、アクセスを制御することはできません。

 

PDFの取得状況

書類送付方法が「ダウンロードページ」方式の場合、PDFの取得有無を当画面で確認できます。一覧の「書類」の項目に「未取得」「取得済」が表示されます。

なお、「メール添付」方式で書類を送付した場合は、取得状況は確認できません。

ダウンロードページで「PDFをダウンロード」が行われたタイミングで取得済みと判定されます。1通のメールに複数の案件を同封して送付した場合は、「案件ごと」に取得状況が記録されます。

また、「boardにログインした状態で、かつそれが送信元の会社アカウントのユーザー」がPDFをダウンロードした場合は、「取得済」にならないようになっています。

そのため、以下のような場合は「取得済」にはなりません。

  • 送信者自身が、boardにログインした状態でPDFをダウンロード
  • Ccに入れていた社内の別ユーザーが、boardにログインした状態でPDFをダウンロード

ただし、boardにログインしていない状態の場合、誰がダウンロードしたかを判定できないため、「取得済」として記録されます。ご注意ください。

 

書類送付方法

書類をどのように送信したかを示すもので、以下の3種類があります。

ステータス 説明
ダウンロードページ 「ダウンロードページ」方式で送信したことを示しています
メール添付 「メール添付」方式で送信したことを示しています
ダウンロードページ(旧) 旧バージョンのメール送信機能で送信したことを示しています

 

一覧上の送信日時

メール送信履歴の一覧に表示されている「送信日時」は、以下の日時を示しています。

  • 「送信タイミング」が「即時」の場合は、画面上で送信の操作を行った日時
  • 「送信タイミング」が「送信予約」の場合は、予約日時

そのため、実際に送信処理が完了した日時とは多少のずれがあります。なお、「詳細」ページには、上記日時に加えて実際に送信処理が完了した日時も表示されています。

 

送信履歴の削除

送信履歴画面では、自分が登録した「送信予約」のみ削除可能で、その他の履歴(送信予約ステータス以外の履歴・他のユーザーが登録した送信予約)は削除できません。もし送付した書類に誤りがあった等の理由で、ダウンロードページにアクセスできないようにしたい場合は、前述の「ダウンロードページへのアクセス制御」をご参照ください。

なお、「送信予約」の対象を削除すると、予約が取り消されるだけでなく、メール自体が削除されます。メール送信機能には「下書き」の概念がないため、「送信予約」を削除した場合はメールの本文・件名等もすべて削除されますので、ご注意ください。



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