書類詳細設定は複数作成できますが、どのように活用すればよいですか?

書類詳細設定は複数のパターンを作成でき、案件ごとにどの設定にするかを選択できます。

どのような場面でこの機能をご利用頂けるか、以下に使用例をご紹介します。

*書類詳細設定は、上メニューの「設定→書類詳細設定」画面で登録できます。基本的な登録方法は書類詳細設定のヘルプをご確認ください。

 

項目の表示・非表示を切り替えたいケース

自社の担当者、顧客担当者、発注先担当者を一部の案件の書類では非表示にしたい

基本的に担当者名は表示しているが、一部の取引先では非表示にしたいといったケースです。

たとえば「一部の見積書では顧客担当者名を非表示にしたい」という場合、以下のような書類詳細設定を登録します。

  • 「案件−見積書」タブの「書類右上の発行者情報」で「担当者名」をOFF

案件の支払方法が口座振替の場合に、見積書の「支払条件」や請求書の「支払期限」を非表示にしたい

支払方法が口座振替やクレジットカード払いの場合、支払条件や支払期限が書類に表示されていると、支払処理が必要なのか顧客が分からなくなる可能性が考えられます。

このようなケースでは、以下のような書類詳細設定を登録します。

  • 「案件−見積書」タブの「書類左上のテーブル表示」で「支払条件」をOFF
  • 「案件−請求書」タブの「書類左上のテーブル表示」で「支払期限」をOFF

通常は請求書に複数口座を表示しているが、特定の案件では振込口座を1件のみ表示したい

請求書の口座表示は、請求書の書類編集画面下部にある「表示設定」の項目でも複数口座表示のON/OFFを切り替えることができますが、案件作成時にあらかじめ設定しておきたい場合などには、書類詳細設定がご利用頂けます。

このようなケースでは、以下のような書類詳細設定を登録します。

  • 「案件−請求書」タブの「書類左上のテーブル表示」で「振込口座複数表示」をOFF

 

タイトルを切り替えたいケース

書類のタイトルは、書類詳細設定の各書類のタブにある「文言設定」のセクションに項目がありますので、こちらでお好きなタイトルに変更できます。

ただし、書類のタイトルを変更し、元の書類とはまったく別の用途で使うことはお勧めしません。これについては、FAQ「本来の用途とは異なる使い方をしても支障はないですか?」をご覧ください。

具体的には、以下のような場合にご利用頂けます。

「合計請求書」を「請求書」に変更したい

boardでの管理上、本来1つの請求書の内容を複数の案件に分割して登録している場合は、「合計請求書」として作成する書類を、「請求書」のタイトルで発行できます。

「請求書」を「口座振替明細」に変更したい

支払方法が口座振替のため「請求書」のタイトルが実態にそぐわない場合には、「口座振替明細」に変更ができます。

その他

上記以外にも、以下のようなタイトル変更のケースでお使い頂けます。

  • 請求書を「納品書兼請求書」
  • 納品書を「作業報告書」
  • 発注書を「申込書」
  • 見積書を「概算見積書」


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