定期請求で、一部の月の請求書が空です。なぜですか?

定期請求の各請求書の明細は、特定の操作を行った場合、または特定の条件を満たした場合に、自動的に登録される仕組みです。

そのため、もし一部の請求書だけ明細に何も入っていない場合、その操作が行われていないか、その条件を満たしていない可能性があります。

 

前提となる仕様

定期請求であっても、実際の請求書は独立しているため、常に全体が連動して同じ内容が入っているわけではありません。

それぞれの請求書に同じ内容を反映するためには、以下の操作・条件を満たす必要があります。

 

<見積書から他の書類へ反映>
書類編集画面の「見積書」タブで、保存ボタンの隣にある保存オプション「明細を他の書類に反映」が選択された状態で保存すると、その操作時点で存在している同一案件内の各月の請求書に、その見積書の内容が反映されます。

「明細を他の書類に反映」という保存オプションはデフォルトで選択されているため、とくに何も変更しなければ、通常はこの状態になります。

 

<納品書から他の書類へ反映>
納品書の保存ボタンの隣にある保存オプションで「同月の請求書・領収書へ明細を反映」または「未請求の納品書・請求書・領収書へ明細を反映」を選択して保存すると、その操作時点で存在している同一案件内の請求書に、その納品書の内容が反映されます。

 

<請求書編集画面で"未請求へ反映">
請求書の保存ボタンの隣にある保存オプションで「未請求の請求書・領収書へ明細を反映」を選択して保存すると、その操作時点で存在している同一案件内の未請求の請求書に、その請求書の内容が反映されます。

 

<自動契約更新で自動生成>
定期請求の「自動契約更新」がONになっている場合、最新の月の請求書の内容をコピーして、新たな請求書が生成されます。

 

請求書が空の場合に考えられる原因

上記の操作・条件を満たさない場合は、自動的に請求書の内容が入ることはありません。具体的には、以下のケースが考えられます。

 

<請求期間を手動で延長した場合>
「請求書が空」というお問い合わせ頂いた場合、多くはこのケースに該当します。

定期請求は、案件情報の「請求期間」に応じた請求書を作成する仕組みです。そのため、案件編集画面で「請求期間」を延長すると、その分、新たな請求書が作られます。

しかし、この操作は前述の「自動的に内容が登録されるケース」に該当しませんので、請求書の中身は自動的には登録されず、空の状態で生成されます。そのため、この場合は、手動で明細を登録するか、保存オプションを使って、未請求の請求書に一括反映してください。

関連ヘルプ:書類保存時の保存オプション

 

<自動契約更新処理が実行された時に請求書が空だった場合>
自動契約更新は、その時点で最新の月の請求書をコピーして新たな請求書を生成するため、もし更新処理が行われた時点で、元になる請求書が空だった場合は、新たに作られる請求書も空になります。

このケースは、前述の「請求期間を手動で延長した場合」との組み合わせで生じていることが多くあります。請求期間を手動で延長した後に、新たに生成された請求書の内容を登録しないまま自動契約更新のタイミングを迎えると、この状況になります。

基本的な対応方法は「請求期間を手動で延長した場合」と同様ですが、次回の自動契約更新処理の時に同じ状態にならないよう、最新の月の請求書が登録されていることをご確認ください。

なお、自動契約更新の処理後に、元になった請求書を手動で更新してしまうと、それ以後は、自動契約更新の処理時点の状況にさかのぼって確認することができなくなります。そのため、そのような場合は一度すべての請求書の明細が入った状態になったことを確認し、次回の自動契約更新処理を待ってからあらためて状況を確認してください。

 

<これまで請求書を1つずつ手動で入力していた場合>
boardの使い始めの頃や、別のユーザが保存オプション「見積書から一括反映」の仕組みを知らずに1つずつ手動で登録していたような場合も、空の請求書が作られることがあります。

この場合の対応方法は、前述の「請求期間を手動で延長した場合」と同様です。

 

同様の状況になっている請求書を探す

請求一覧で金額が0円になっているものは、この状況になっている可能性があります。こうした請求書を探す場合、請求一覧の検索条件で「請求月」をクリアし、請求金額でソートする等の方法を用いると、効率的に探すことができます。

なお、「請求書が空」というケースでは、大半の原因が「請求期間を手動で延長した後に、請求書の内容を登録しなかった」というものです。

そのため、もし繰り返しこの現象が発生する場合、社内に当ヘルプを共有し、あらためて運用方法をご確認頂くことをお勧め致します。



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