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上メニューの「設定→必須項目設定」では、案件・発注の登録や編集の際に入力必須とする項目を設定できます。
たとえば「案件登録時に案件区分1を入力必須とする」「発注登録時に社内メモを入力必須とする」といった設定が可能になります。
なお、当機能で対応できるのは、「システム標準では任意項目となっているものを必須項目に変更する（必須項目を追加する）」というケースです。「システム標準で必須項目となっているものを任意項目に変更する（必須項目を外す）」ということはできませんので、ご留意ください。
目次
当機能を利用する際の事前準備
当機能で必須にした項目は、すでに登録済みの既存データにも適用されることから、以下のように事前準備を行ってください。
社内への周知
運用の混乱を避けるため、事前に社内に周知した上で必須設定を変更するようにしてください。
既存データの整備
必須にする項目については、既存データを事前に整備しておくことを推奨します。既存データで必須項目が未設定のものがない状態にしておくことで、後からデータを編集する際の混乱を防ぐことができます。
たとえば、「案件区分1」を必須にする場合、まず既存の案件で「案件区分1」が未設定のものを特定し、該当の案件の「案件区分1」にあらかじめ項目を登録しておきます。その後、「案件区分1」を必須にする設定を行うという流れです。
具体的には、案件一覧の「案件区分1」の検索条件に「未設定」を指定することで、「案件区分1」が未設定の案件を検索できます。その上で、該当の案件に対して案件一括編集機能を使うと、「案件区分1」をまとめて設定できます。
必須項目の影響範囲
当機能で設定した内容は、以下の操作に影響します。以下の操作を行った際、必須項目が空欄の場合には入力エラーになります。
案件・発注に対する操作
- 新規登録・編集
- 一括編集
- CSV一括登録
- APIでの登録・更新
必須項目の設定方法
必須項目設定一覧画面で「編集」ボタンを押すと、必須項目編集画面に移動します。必須項目編集画面で、必須にしたい項目をONに設定し、「登録」ボタンを押すと設定が保存されます。
＊上記のスクリーンショットは案件の必須項目の設定画面ですが、発注の必須項目の設定画面も同様になっています。
注意事項
既存データを編集する場合
当機能の設定は、既存データにも影響します。必須に設定した項目が未設定になっている案件を編集し、同項目が未設定のまま保存しようとした場合、入力チェックでエラーになります。
既存データを編集する場合にも、必須項目を入力してください。
案件・発注の一括編集を行う場合
案件・発注の一括編集において、一括編集可能な項目以外で必須にした項目があり、それが未設定の場合、入力チェックでエラーになります。
たとえば、案件の「社内メモ」は一括編集では内容を変更できませんが、もし当機能で「社内メモ」が必須に設定されている状態で「社内メモ」が空欄の案件を一括編集しようとした場合、入力エラーになります。「必須項目設定」では、「案件」というひとかたまりのデータ単位で必須項目の入力状況がチェックされますので、ご注意ください。
このような仕様のため、これから必須にする項目が既存データで未設定になっている可能性がある場合は、必須設定を変更する前に既存データを修正してください。また、運用の混乱を避けるため、事前に社内で周知しておくことをお勧めします。
案件・発注のコピーを行う場合
案件・発注のコピーを行う場合、コピーのタイミングでは必須項目のチェックは行われません。
そのため、必須項目設定が追加される前の古い案件・発注をコピーする際に、必須項目が空欄の状態でコピーされる可能性があります。この場合、コピー先の案件・発注で必須項目が空欄のままになっていると、それを編集・保存する際の入力チェックでエラーになります。