boardでは、社印を書類に表示する際に、「捺印権限」と「申請フロー」の2つの機能を組み合わせてさまざまなケースに対応できます。
それらを組み合わせた設定例をいくつかご紹介します。
目次
- 使用する機能
- ケース1：役員と一般社員で申請が必要かどうかが異なる場合
- ケース2：金額によって承認者が異なる場合
- ケース3：一定の金額まで承認が不要な場合
- ケース4：営業担当と経理で申請不要な書類・条件が異なる場合
使用する機能
設定例で使用する機能のうち、主要なものを簡単に説明します。詳しくは各ヘルプをご確認ください。
ユーザーの「捺印権限」
捺印権限がONになっているユーザーは、すべての書類を社印付きの状態で出力できます。
ユーザーの「書類別捺印権限」
設定されている特定の書類に対してのみ社印付きの書類を出力できます。
申請フローの「自動承認」
その申請フローを選択して捺印申請をすると、システム側で自動的に承認されます。
申請フローの「利用可能書類」
その申請フローを利用できる書類の種類を制限するための項目です。
申請フローの「金額による条件」
その申請フローを利用できる書類の金額を設定できます。
ケース1：役員と一般社員で申請が必要かどうかが異なる場合
要件
- 役員はすべての書類で捺印申請は不要。
- 一般社員は請求書のみ捺印申請が必要。
ユーザーの設定
- 役員のユーザーは「捺印権限」をONにします。
- 一般社員のユーザーは「捺印権限」をOFFにして、「書類別捺印権限」で請求書以外の書類をすべて選択します。
申請フローの設定
一般社員が請求書で利用する申請フローを登録します。
- 割り当てユーザー（グループ）：一般社員が全員含まれるように設定
- 自動承認：OFF
- 利用可能書類：「案件−請求書」
- 金額による条件：空欄（設定しない）
利用方法
- 役員はすべての書類で捺印申請をせずに社印付きの書類を発行できます。
- 一般社員は請求書の発行時のみ上記の申請フローを使用し、その他の書類では捺印申請をせずに社印付きの書類を発行できます。
ケース2：金額によって承認者が異なる場合
要件
- 捺印申請はすべてのユーザー、すべての書類において必要。
- 税込100万円以下であれば課長承認、それを超えるものは役員が承認。
ユーザーの設定
すべてのユーザーの「捺印権限」をOFFにします。
申請フローの設定
1つの申請フローを複数の金額条件に応じて使用することはできないため、それぞれの条件に沿って2つの申請フローを登録します。
A. 税込100万円以下の書類用の申請フロー
- 割り当てユーザー（グループ）：すべての社員が含まれるように設定
- 自動承認：OFF
- 利用可能書類：空欄（設定しない）
- 金額による条件：税込1,000,000円以下
- 承認者：課長
B. 上記以外の書類用の申請フロー
- 割り当てユーザー（グループ）：すべての社員が含まれるように設定
- 自動承認：OFF
- 利用可能書類：空欄（設定しない）
- 金額による条件：税込1,000,001円以上
- 承認者：役員
利用方法
100万円以下の書類については捺印申請時にAの申請フローを使用し、それを超える書類についてはBを使用します。
ケース3：一定の金額まで承認が不要な場合
要件
すべての書類において税込100万円以下であれば承認不要、それを超えるものは役員が承認。
ユーザーの設定
ユーザーの「捺印権限」をOFFにします。
申請フローの設定
金額の条件を指定して捺印申請の操作自体を不要にすることはできないため、2つの申請フローを登録します。
A. 税込100万円以下の書類用の申請フロー
- 割り当てユーザー（グループ）：すべての社員が含まれるように設定
- 自動承認：ON
- 利用可能書類：空欄（設定しない）
- 金額による条件：税込1,000,000円以下
B. 上記以外の書類用の申請フロー
- 割り当てユーザー（グループ）：すべての社員が含まれるように設定
- 自動承認：OFF
- 利用可能書類：空欄（設定しない）
- 金額による条件：税込1,000,001円以上
- 承認者：役員
利用方法
100万円以下の書類についてはAの申請フローを使用して自動承認を受け、それを超える書類を発行する際にはBを使用して捺印申請を行います。Aのケースでは承認が自動的に行われるため、申請後、すぐに社印付きの書類を発行できます。
ケース4：営業担当と経理で申請不要な書類・条件が異なる場合
要件
- 営業担当は見積書のみ捺印申請が不要。
- 経理担当は見積書以外の書類については原則として捺印申請が不要。ただし、税込50万円以上の請求書には申請が必要。
ユーザーの設定
- 営業担当のユーザーは「捺印権限」をOFFにして、「書類別捺印権限」で「案件−見積書」を選択します。
- 経理担当のユーザーは「捺印権限」をOFFにして、「書類別捺印権限」で見積書、請求書以外の書類をすべて選択します。
申請フローの設定
経理担当が請求書で利用する申請フローを2つ登録します。
A. 税込50万円以上の請求書用の申請フロー
- 割り当てユーザー：経理担当のユーザー
- 自動承認：OFF
- 利用可能書類：「案件−請求書」
- 金額による条件：税込500,000円以上
B. 上記以外の請求書用の申請フロー
金額の条件を指定して捺印申請の操作自体を不要にすることはできないため、捺印申請後に自動承認されるように設定します。
- 割り当てユーザー：経理担当のユーザー
- 自動承認：ON
- 利用可能書類：「案件−請求書」
- 金額による条件：税込499,999円以下
利用方法
- 営業担当は見積書に関する「書類別捺印権限」が設定されているため、見積書の発行に際しては捺印申請をせずに社印を表示できます。
- 経理担当は50万円以上の請求書を発行する際にはAの申請フローを使用して捺印申請を行い、50万円未満の請求書を発行する際にはBを使用して自動承認を受けます。Bのケースでは承認が自動的に行われるため、申請後、すぐに社印付きの請求書を発行できます。
- 営業担当は見積書以外の書類、経理担当は見積書について、捺印権限と申請フローのどちらも設定されていないため、捺印申請が承認されていない書類には社印を表示できません。