| マスターアカウント | 管理者 | 責任者 | リーダー | 担当者 | カスタム権限 |
|---|---|---|---|---|---|
| ○ | ○ | × | × | × | 設定次第 |
申請フローは、捺印申請の承認者及び承認のプロセスを設定する機能です。上メニューの「組織設定→申請フロー管理」で登録できます。
申請フローの登録
申請フローは以下のような登録画面から登録することができます。
設定例は、ヘルプ「捺印権限と申請フローの設定例」をご参照ください。
割り当てユーザー
申請フローを利用することができるユーザーを選択してください。ここで指定したユーザーは、申請時にこの申請フローを選択できるようになります。また、1ユーザーを複数の申請フローに割り当て可能です。
割り当てグループ
割り当てるユーザーをグループ単位で管理することができます。まず、上メニューの「組織設定→グループ管理」でグループを作成し、そこにユーザーを所属させます。「割り当てグループ」でそのグループを選択すると、そのグループ内のユーザーが、この申請フローを利用できるようになります。
自動承認
自動承認を有効にするかどうかを設定できます。ONに設定すると、画面下方の承認ステップの設定項目は非表示になります。
自動承認がONの場合、その申請フローを選択して捺印申請をするとシステム側で自動的に承認され、申請履歴には「自動承認」と記録されます。なお、捺印申請の操作自体を不要にするものではありませんのでご注意ください。
後述の「金額による条件」と組み合わせることで、「一定金額以下は承認不要」といったケースで利用できます。
利用可能書類
申請フローを利用可能な書類を設定することができます。利用可能書類は複数設定することができ、設定した書類の捺印申請時にのみこの申請フローが選択リストに表示されます。 なお、未設定の場合にはすべての書類で利用が可能です。
金額による条件
申請フローを利用できる書類の金額を指定できます。この項目が空欄の場合には、その申請フローは金額の条件なくすべての捺印申請で使用できます。なお、利用にあたっては以下の点にご注意ください。
「金額による条件」の注意事項
- 源泉徴収の金額は判定に含みません。
- 捺印申請の対象書類が「金額による条件」を満たさない場合、その申請フローは申請時の選択リストに表示されません。
- 案件一覧や発注一覧などの画面から複数の申請をまとめて出す場合、1つでも条件を満たさないものがあると、その申請フローは申請時の選択リストに表示されません。
- たとえば、「税込50万円」と「税込100万円」の2つの捺印申請を同時に出す場合、金額による条件で「税込100万円以上」と設定されている申請フローは選択リストに表示されません。
- 金額による条件の基準は「以上」「以下」であり、「未満」ではないことにご注意ください。
- たとえば、「税込100万円以下」と設定した場合、「税込100万円ちょうど」の捺印申請は条件に合致します。
- 外貨の書類を捺印申請する場合は、日本円換算した金額で判定します。
申請フロー
この申請フローの承認者を設定する欄で、最大4段階の承認ステップを設定することができます。承認者は1ステップで複数人設定することも可能です。
承認・否認時の動き
否認の場合、ステップは1〜4段階ありますが、どのステップで否認されても最初の段階（申請者）に戻ります。
承認の場合、複数ステップある場合は、そのステップで誰か一人でも承認すると次のステップへ進みます（次のステップの承認者へメールが送信されます）。最終ステップで承認されると、申請者に承認メールが送信されます。
申請フロー変更・削除時の注意事項
その申請フローを使った捺印申請が申請中・否認・取消状態の場合は、以下の点にご注意ください
- フローの変更（承認ステップの追加・削除や「自動承認」の設定変更）、申請フロー自体の削除を行うことができません。この場合の対応方法は、FAQ「申請フローを変更しようとするとエラーが出て変更できません」をご参照ください。
- 申請中のものがある状態で、申請フローの「利用可能書類」や「金額による条件」の設定を変更しても、すでに申請中のものには影響しません。
捺印権限と承認者の分離
捺印権限と承認者は別の概念になっており、以下のような定義になっています。
- 捺印権限：申請なしで社印付き書類を出力できる権限
- 承認者：申請フローで設定された承認者
そのため、捺印権限保有者自身が、確認のため捺印申請を出す、といったフローも可能です。
並び替え
申請フロー一覧の右側にある三本線のアイコンをドラッグ＆ドロップして並び順を変更できます。捺印申請時の申請フロー選択リストなどでは、並び替えた順番で表示されます。
アーカイブ
申請フロー一覧上の「アーカイブ」ボタンから、申請フローをアーカイブできます。アーカイブすると、捺印申請時の選択リストに含まれないようになるため、申請フローが新たに使用されることを防止できます。
なお、アーカイブすると、申請フロー一覧上からも表示されなくなりますが、検索条件の「アーカイブ含」にチェックを入れて検索すると、アーカイブされているものも表示されます。
