自動ロック設定

この機能を利用可能なユーザ権限
マスタアカウント 管理者 責任者 リーダー 担当者 カスタム権限
× × × 設定次第
      

 

*自動ロックの設定をするためには、上記の権限に加えて「ロック権限」を有している必要があります。
*ロック機能は、Personalプランではご利用頂けません。

 

自動ロック機能を使うと、たとえば「請求ステータスが請求済になったら請求書をロックする」といったかたちで、特定のステータスになったときに自動的にロックをかけることができます。

 

ロック機能について

当ヘルプでは、ロック機能の自動化について解説します。ロック機能自体の仕様については、ロック機能のヘルプをご覧ください。

 

自動ロック設定

自動ロックの設定は、上メニューの「設定→自動ロック設定」で行うことができます。

 

自動ロック設定画面では、下図のように、「対象のステータス項目」「対象のステータス値」「ロック対象」を指定することができます。ここで指定した条件に合致する変更が行われたとき、「ロック対象」に指定されているデータがロックされます。複数の条件に合致する場合は、そのすべてが作動します。

 

なお、自動ロックによるロックは、画面上で手動でロックした場合と同じ状態になります。業務上、これまで手動でロックをかけていたタイミングを「自動ロック設定」に設定しておくことで、ロック漏れの防止に繋がります。

 

注意事項

自動ロックの設定にあたっては、以下の点にご注意ください。

  • 自動ロックは対象の更新時に行われるため、たとえば「受注済」になったタイミングを条件に指定しても、案件の新規登録時に初めから「受注済」としていた場合はロックされません。
  • ステータスとロック状態が常時連動している仕組みではないため、一度ロックされた後は、条件外のステータスに変更されてもロックは解除されません。
  • 定期請求・分割請求のように、1つの案件で複数の納品書・請求書・領収書がある場合、ロック対象に「すべて」を設定すると、すべての月の書類がロックされます。多くの場合、これは意図しない動作になりえるため、「すべて」を設定する場合は、この点にご注意ください。

 

自動ロックは、ロック漏れ防止に効果的ですが、設定が適切でない場合は、意図しないタイミングでロックをかけてしまう性質も持っています。設定内容は慎重にご検討ください。

 

設定例

ロックをかけるタイミングや、対象になるデータは、会社ごとの運用等によって様々ですが、よく使われると考えられる設定例をいくつか紹介します。

■「請求ステータス」が「請求済」になったら「請求書」をロック
「請求書を発行したら、その後に誤って変更されないようにロックする」という設定は、ロック機能の最も典型的な使い方ですので、これを自動化します。

■「受注ステータス」が「受注済」になったら「見積書」をロック
一般的に、受注済になった時点で、見積もり内容が確定という扱いになることが多いと考えられるため、そのタイミングでロックするように自動化します。

■「進捗状況(案件)」が「納品済」になったら「納品書」をロック
納品書を発行する業態の場合、「進捗状況」の「納品済」ステータスと連動させることで、発行後に誤って納品書を変更してしまうことを防ぎやすくなります。

 

自動ロックを誤って設定し、意図しないものがロックされてしまった場合

自動ロックをかけた状態は、手動でロックをかけた状態と同じため、「ロック権限」を有しているユーザであれば、画面上から手動でロックを解除することができます。詳しくは、ロック機能のヘルプをご覧ください。

ご自身がロック機能を有していない場合は、上記ヘルプにあるロックボタンが表示されていません。その場合は、ロック権限を有している方にご相談ください。

 

操作履歴上での表示

管理者権限のみ閲覧できる「操作履歴」には、登録・更新・削除・データ出力の履歴が記録されています。自動ロック設定によって、ステータスの変更と同時にロックがかかった場合は、操作履歴の「操作対象」に以下のような表記で、適用された自動ロックの設定が記録されます。

■適用された自動ロック設定
「請求ステータス」が「請求済」になったら「請求書」をロック



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