クラウドサイン連携

この機能を利用可能なユーザ権限
操作 マスタアカウント 管理者 責任者 リーダー 担当者 カスタム権限
機能の有効/無効の切り替え × × × 設定次第
個人ごとの連携設定 設定次第
      

 

boardで作成した書類をクラウドサインへ連携し、クラウドサイン経由で送信・締結することができます。

 

クラウドサイン連携の概要

クラウドサイン上で「締結」を行う方式になるため、boardで作成できる書類のうち、

  • 案件の発注書・検収書
  • 発注の発注請書

のように、相手から受領する書類を送信し、署名してもらうことを想定しています。

 

 

なお、この際にはboard上から通常の操作で「PDF出力・メール・郵送」を行う場合と同様の組み合わせで、書類をクラウドサインへ送信することが可能です。たとえば、「見積書・発注書」をセットで送信して発注書に署名してもらう、という使い方もできます。

 

クラウドサイン側のプランについて

boardからクラウドサインへの連携は、クラウドサインのAPIを利用しますが、クラウドサインAPIは、クラウドサインのスタンダードプラン以上の契約が必要になります。また、無料の「APIオプション」のお申込みも必要です。

そのため、クラウドサインのご契約状況に応じて、以下の必要な対応についてご確認ください。

■クラウドサインのスタンダードプラン以上(APIオプションあり)でご契約中の場合
とくに対応は必要ありません。

■クラウドサインのスタンダードプラン以上(APIオプションなし)でご契約中の場合
クラウドサインのチャットサポートにお問い合わせ頂き、「APIオプションを利用したい」旨をご連絡ください。

■クラウドサインのスタンダードプラン以上をご契約されていない場合
クラウドサインにお問い合わせ頂き、「スタンダードプラン以上(APIオプションあり)」でお申込みください。

 

クラウドサインのスタンダードプラン以上(APIオプションあり)で契約している状態になったら、以下の手順に進んでください。

 

クラウドサイン連携機能を有効にする

クラウドサイン連携機能は、上メニューの「設定→外部サービス連携」から有効にすることができます。

 

クラウドサイン連携機能はデフォルトでは無効になっていますので、下図の外部サービス連携画面にある「クラウドサイン連携機能を有効にする」ボタンで有効にしてください。これにより、後述の個人ごとの連携設定が行えるようになります。

 

個人ごとの連携設定を行う

<クラウドサイン連携の前提>

クラウドサインのAPIの仕様上、会社アカウント単位ではなく、個人(ユーザ)ごとに連携する仕組みです。

そのため、この設定は各ユーザが個別に行う必要があり、同じ会社アカウント内の誰かがこの設定を行っても、その他のユーザはこれを利用できるようにはなりません。ご注意ください。

また、そのように「個人ごと」に連携する仕組みのため、boardとクラウドサイン双方にアカウントを持っている必要があります。

 

<連携を設定する>

まず、クラウドサイン側で「クライアントID」を発行します。

「クライアントID」は、クラウドサイン側で発行できる「個人ごと」のAPI用のキーになりますので、詳しくはクラウドサインのヘルプ「クライアントIDを発行する」をご覧ください。

 

「クライアントID」を取得したら、上メニューの「ログイン名→クラウドサイン連携設定」でそれを登録してください。

 

以上で設定は完了です。

 

書類をクラウドサインへ連携する

前述の「クラウドサイン連携設定」画面で「クライアントID」の登録が完了すると、書類編集画面の下方に連携ボタンが表示されます。この中から連携したい書類を選択してください。(下図赤枠参照)

 

クラウドサイン以外にも電子契約サービス連携が有効になっている場合は、下図のように選択画面が表示されますので、「クラウドサイン」を選択してください。

*有効になっている電子契約サービスが1つの場合は、この画面はスキップされます。

 

「クラウドサイン送信」画面では、クラウドサインへ送信する内容の確認・入力ができます。「プレビュー」ボタンで連携される書類の内容に間違いがないかを必ず確認の上、登録を進めるようにしてください。

 

デフォルトでは、以下の項目が自動的にセットされています。必要に応じて変更してください。

■書類のタイトル
PDFファイル名(上メニューの「設定→書類詳細設定→ファイル名タブ」の定義に基づいた内容)がセットされています。

■契約相手の名称
顧客名・発注先名がセットされています。

■宛先
案件・発注に顧客担当者・発注先担当者が設定されている場合は、その情報がセットされています。

また、顧客・発注先にメールアドレス(To)が設定されている場合は、その情報もセットされています。

実際に送信する宛先に応じて、適宜修正してください。

 

<連携方法について>

クラウドサインに連携する際、「下書き」か「宛先へ送信」を選択できます。

「下書き」の場合は、連携後にクラウドサイン上で送信処理を行ってください。「フリーテキスト」「押印」などを設定する場合などはこの方法を用います。

「宛先へ送信」を選択した場合、クラウドサインへ連携後、宛先として設定されているメールアドレスに自動的に送信されます。この方法では、クラウドサイン上での操作が不要になります。なお、この場合は「宛先」の入力が必須になります。

 

<連携される書類について>

連携される書類は、基本的にはboard上で生成される書類と同じですが、1点だけ通常と異なることがあります。通常は、案件の発注書・検収書、発注の発注請書のように、相手から自社へ宛てる書類では、右上の相手の会社情報欄に「印」というマークが表示されます。

しかしこの部分は、相手先の押印を前提としたものであり、クラウドサイン連携においては不要と考えられるため、非表示で連携されるようになっています。

 

連携履歴の確認

連携履歴画面には、下記のメニューから行くことができます。

 

なお、この画面は「クラウドサイン連携設定」で設定を行っているユーザのみに表示されます。同一会社アカウント内でも、連携を設定していないユーザには表示されません。

 

連携履歴画面では、クラウドサインへ連携した履歴を確認できます。ステータスが「エラー」になっている場合は、クラウドサインから返ってきたエラーメッセージを「詳細」ページで確認できます。エラー内容が不明な場合は、サポートまでお問い合わせください。

なお、当画面では、ユーザ権限に応じて表示される内容が異なります。

<管理者・責任者・リーダー・カスタム権限(共通データアクセス範囲:すべて)>
会社アカウント内のすべての履歴を参照可能

<担当者・カスタム権限(共通データアクセス範囲:担当のデータのみ)>
ご自身の履歴のみ参照可能

 

Webhookによるステータスの更新

クラウドサイン側のWebhookの機能により、以下のステータスの自動更新が可能です。

  • 発注書の締結が完了したら「受注ステータス」を「受注済」に変更
  • 検収書の締結が完了したら「進捗状況」を「検収済」に変更

 

なお、「進捗状況」は案件単位の情報のため、案件内に複数の検収書がある場合は「検収済」には更新されません。そのため、「一括請求」または「定期請求・分割請求で、納品書・検収書が1枚の設定」の場合のみ「検収済」に更新されます。

 

WebhookのURLは、上メニューの「設定→外部サービス連携」のクラウドサイン欄に表示されています。そのURLをクラウドサインのWebhookの設定欄に登録してください。

参考:Web Hook 機能 | クラウドサイン ヘルプセンター

 

なお、クラウドサインで登録可能なWebhookは1つだけのため、すでに他の用途で登録されている場合はご利用頂けません。あらかじめご了承ください。

 

カスタム権限をご利用の場合の注意事項

カスタム権限の編集画面では、クラウドサイン連携に関連する設定が2つあります。

<設定タブ→設定→クラウドサイン連携設定(ユーザ単位)>
上メニューの「ユーザ名→クラウドサイン連携設定」画面を利用するための権限です。対象のユーザがクラウドサイン連携機能を利用するためには、この権限を付与する必要があります。

<設定タブ→外部サービス連携→クラウドサイン連携>
上メニューの「設定→外部サービス連携」画面で、会社アカウント全体でのクラウドサイン連携の有効・無効を切り替えることができる権限です。通常は、最初の連携機能を有効にした後は使用しないため、管理者の方が連携を有効にする場合は、この権限を付与する必要はありません。



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