合計請求書の作成・削除

「合計請求書」とは、同一顧客に対する複数の請求書を1つの請求書にまとめることができる機能です。

boardの合計請求書は、個別の請求書データは残しておくため、元の請求書はそのまま残り、それとは別に、発行用に合計請求書を作る仕組みになっています。

＊「書類上の宛先・送付先」変更機能を使用した場合の当機能への影響については、同機能のヘルプをご覧ください。

合計請求書を作成する

合計請求書は、請求一覧から作成することができます。合算対象の請求を選択し、一覧下の「合算」ボタンから合算方式を選択すると、合計請求書が作成されます。なお、異なる顧客を選択した場合やすでに合算済みの請求書を選択している場合は作成することができません。

合計請求書の作成は以下の3パターンで作成することができます。

合計請求書を作成後、合計請求書の編集画面が表示されるので、内容を確認し、必要に応じて編集してください。

合計請求書を作成しても、元の請求書データはそのまま残ります。合計請求書は、あくまで発行用に別途作成するイメージで、元のデータが合算・削除されてしまうことはありません。

合計請求書作成時のルール

合計請求書は以下のルールで作成しています。

■合計請求書No

合計請求書上に表示される請求書Noは、自動採番されません。デフォルトでは、合算対象のうち、最初に処理された請求書の案件Noがセットされていますので、必要に応じて、合計請求書編集画面で変更してください。

＊「最初に処理された請求書」とは、「合算処理にあたって最初にデータベースから取得された請求書」を指します。なお、合算対象のうち、どの請求書が最初に処理されるかは明示的に決まっていません。この点に関しては、FAQ「合計請求書では明細行の並び順はどのように決まりますか？」を参照してください。

■自社の担当者情報

自社の担当者情報は、最初に処理された案件情報の担当者を合計請求書の担当者に設定しています。変更が必要な場合は、合計請求書編集画面の下記にて変更することができます。

■請求日

合計請求書の「請求日」は、最初に処理された請求書の請求日をセットしています。変更が必要な場合は、合計請求書の編集画面から変更することができます。

■顧客担当者

合計請求書の「顧客担当者」は、最初に処理された請求書の顧客担当者をセットしています。変更が必要な場合は、合計請求書編集画面の下記にて変更することができます。

■端数処理

端数処理の設定は、最初に処理された請求書と同じものが適用されます。そのため、端数処理設定が異なる請求書を合算する場合には、合計請求書の作成後に端数処理の結果が希望通りになっているかご確認ください。もし端数処理が希望通りでない場合には、「小計・消費税の手動変更機能」で金額を調整してください。

合計請求書一覧

合計請求書を作成すると、「合計請求書一覧」画面に表示されます。一覧上での操作は、基本的に請求一覧と同様ですが、以下の点が請求一覧と動作が異なります。

■合計請求書の請求ステータス変更

合計請求書の請求ステータスを変更すると、元の請求書データの請求ステータスも一緒に連動して変更されるため、請求書と合計請求書ステータスを二重管理する必要はありません。

■合計請求書の削除

合計請求書を削除する場合には、合計請求書一覧で削除対象のものにチェックマークを入れて、一覧の右下にある「削除」ボタンを押してください。

合計請求書一覧で削除すると、単純に合計請求書のみが削除され、元の請求書データには影響はありません。そのため、たとえば合計請求書の作成対象を間違えた場合など、再作成する時にご利用ください。

その他の印刷・メール送信・捺印申請・CSVダウンロードなどの機能は請求一覧と同様です。

合計請求書と売上集計への影響

ダッシュボードや売上分析等の売上の集計は、元になっている請求書の金額を集計対象とし、合計請求書の金額は売上の集計には使用していません。

合計請求書はあくまで「発行用に作成する」という位置づけとなっており、数字には影響しません。

請求一覧上で合算済みかどうか確認する

請求一覧で、合計請求書作成済みかどうか確認することができます。

請求一覧の検索結果表示設定にて「合計請求書」の項目を表示するように設定してください。（検索結果表示設定について）

そうすると、請求一覧上に合計請求書Noが表示されるようになり、合計請求書作成済みの請求書がわかるようになります。また、合計請求書Noは、合計請求書編集画面へのリンクになっています。

合計請求書に関するよくあるご質問

合計請求書を変更しても元の請求書に反映されません / 元の請求書を変更しても合計請求書に反映されません

元の請求書と合計請求書の明細の内容は、常時同期されるという仕組みではありません。一度合計請求書を作成後は切り離されていますので、修正が必要な場合は、元の請求書を変更後、合計請求書を再作成（合計請求書を削除後、再度作成）してください。

合計請求書編集画面で変更した金額が売上集計に反映されません

売上集計に反映される数字は、元の請求書の金額です。

合計請求書は「提出用」として切り離されたもので、board上の数字はすべて元の請求書の金額が使用されます。そのため、変更が必要な場合は、元の請求書を変更後、合計請求書を再作成（合計請求書を削除後、再度作成）してください。