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合計請求書(合算請求書)の作成・発行

「合計請求書(合算請求書)」とは、同一顧客に対する複数の請求書を一つの請求書にまとめることができる機能です。
boardの合計請求書は、個別の請求書データは残しておくため、従来通り案件単位の請求情報は確認でき、それとは別に、発行用に合計請求書を作ることができるようになっています。

合計請求書を作成する

合計請求書は、請求一覧から作成することができます。合算対象の請求を選択し、一覧下の「合算」ボタンから合算方式を選択すると、合計請求書が作成されます。なお、異なる顧客を選択した場合や既に合算済みの請求書を選択している場合は作成することができません。



合計請求書の作成は以下の3パターンで作成することができます。

案件名を明細とする
(税抜金額・税額をそれぞれ合計)
合計請求書の明細には、合算対象の案件名が入ります。
例えば、案件A・案件B・案件Cという3つの請求書を合算した場合、各請求書の明細は引き継がれず、合計請求書の明細には、「案件A」「案件B」「案件C」という3行が入ります。

請求金額や税額などは単純に各案件の金額を合計したものが入ります。

この方式の場合、請求書の金額合計と合計請求書の金額は必ず一致します。
案件名を明細とする
(税抜金額で合計し消費税再計算)
明細の生成方法は「税抜金額・税額をそれぞれ合計」と同様ですが、消費税の計算方法が異なります。

この方法の場合、各請求書の税抜金額を合計し、その金額を元に消費税計算を行います。そのため、端数が出るケースは請求書の合計とずれる可能性がありますのでご注意ください。
請求書の明細を引き継ぐ
(税抜金額で合計し消費税再計算)
合計請求書の明細には、各請求書の明細を全て引継ぎます。
合計請求書に全ての明細を表示したい場合はこの方法を選択してください。

合計請求書を作成後、合計請求書の編集画面が表示されるので、内容を確認し、必要に応じて編集してください。

合計請求書を作成しても、元の請求書データはそのまま残ります。合計請求書は、あくまで発行用に別途作成するイメージで、元のデータが合算・削除されてしまうことはありません。

合計請求書作成時のルール

合計請求書は以下のルールで作成しています。

■合計請求書No
合計請求書上に表示される請求書Noは、自動採番されません。
デフォルトでは、合算対象の最初の請求書の案件Noがセットされていますので、必要に応じて、合計請求書編集画面で変更してください。

■自社の担当者情報
自社の担当者情報(送付状の「担当」として表示される)は、1つ目の案件情報の担当者を合計請求書の担当者に設定しています。変更が必要な場合は、合計請求書の編集画面から変更することができます。

■請求日
合計請求書の「請求日」は、1つ目の請求書の請求日をセットしています。変更が必要な場合は、合計請求書の編集画面から変更することができます。


■顧客担当者
合計請求書の「顧客担当者」は、1つ目の請求書の顧客担当者をセットしています。変更が必要な場合は、合計請求書の送付状編集画面から変更することができます。

合計請求書一覧

合計請求書を作成すると、「合計請求書一覧」画面に表示されます。
一覧上での操作は、基本的に請求一覧と同様ですが、以下の点が請求一覧と動作が異なります。

■合計請求書の請求ステータス変更
合計請求書の請求ステータスを変更すると、元の請求書データの請求ステータスも一緒に連動して変更されるため、請求書と合計請求書ステータスを二重管理する必要はありません。

■合計請求書の削除
合計請求書一覧で削除すると、単純に合計請求書のみが削除され、元の請求書データには影響はありません。そのため、例えば合計請求書の作成対象を間違えた場合など、再作成する時にご利用ください。


その他の印刷・メール送信・捺印申請・CSVダウンロードなどの機能は請求一覧と同様です。


合計請求書と売上集計への影響

ダッシュボードや売上分析等の売上の集計は、従来通り「請求データ」を集計対象とし、合計請求書の金額は売上の集計には使用していません。

合計請求書はあくまで「発行用に作成する」という位置づけとなっており、数字には影響しません。



合計請求書の表示をカスタマイズする

合計請求書も、請求書同様、「書類詳細設定」にて一部の表示をカスタマイズすることができます。

詳しくは「書類詳細設定〜見積書・請求書・発注書等の各種書類のカスタマイズ」をご覧ください。


請求一覧上で合算済みかどうか確認する

請求一覧で、合計請求書作成済みかどうか確認することができます。

請求一覧の表示項目設定にて「合計請求書」の項目を表示するように設定してください。(表示項目設定については「案件一覧の概要」の「表示項目設定」の欄をご覧ください)

そうすると、請求一覧上に合計請求書Noが表示されるようになり、合計請求書作成済みの請求書がわかるようになります。また、合計請求書Noは、合計請求書編集画面へのリンクになっています。






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