明細別分類を設定〜請求書・支払通知書の明細ごとに集計用の分類(案件区分等)を設定する

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boardの分析機能では、案件区分やグループ等の「分類用項目」を使って、その項目ごとの集計を行えます。分類用項目は、主に案件編集画面・発注編集画面で設定するため、基本的には案件単位・発注単位で設定する仕組みになっています。

しかし、業務の内容によっては、1つの請求書内で複数の分類用項目を設定したいケースもあります。そのような場合には、明細行ごとに分類用項目を設定することで、書類内の一部の明細金額のみを他の分類として集計することができます。

集計対象となる書類は、案件の場合は請求書、発注の場合は支払通知書ですが、当ヘルプでは請求書を例に説明します。支払通知書についても同様の仕組みですので、必要に応じて読み替えてご確認ください。

 

*当機能は、board内の分析機能に反映される金額を設定するためのものです。会計連携機能で会計システムに送信されるデータには反映されませんので、ご注意ください。

 

はじめに

当機能には、運用に際して注意が必要な点がいくつかあります。意図した集計結果になるよう、使用に際しては必ず事前にヘルプを確認し、注意事項の把握と社内周知を行った上で運用を開始してください。

 

基本的な考え方

案件区分などの分類用項目は「多くの場合は案件・発注ごとに設定し、一部のみ他の分類にする」という設計思想になっています。そのため、原則は案件情報・発注情報に設定した分類用項目が適用されます。

その上で、それと異なる項目に設定したい明細のみ、分類用項目を変更するという方法を取ります。

 

設定画面への進み方

請求書編集画面および支払通知書編集画面の下部に、下図のように「明細別分類」という項目が表示されています。この「編集」リンクから、設定画面に移動できます。

請求書編集画面下部のスクリーンショット

 

設定画面の使い方

明細別分類の編集画面では、下図のように、各明細行の摘要・金額・分類用項目が表示されています。

請求書明細別分類編集画面のスクリーンショット

「分類用項目」の列は、初期状態では「すべて案件情報から継承」と表示されています。案件情報と異なる分類にしたい行の「編集」リンクを押して、設定を変更してください。

なお、当機能は明細の金額を別の分類に割り振るための機能につき、金額が入っていない行(空白行・摘要のみの行など)や小計行は編集画面に表示されません。

 

「編集」リンクを押すと、対象行の「分類用項目」の列に案件区分等の選択リストが表示されます。デフォルトでは、案件情報で選択されているものが表示されています。

請求書明細別分類編集画面のスクリーンショット。2行目の「編集」リンクをクリックし、「分類用項目」列に案件区分などの選択リストが表示された状態。

*上図では、自社支社・グループ・自社担当者・案件区分1〜3のすべての項目が表示されていますが、未使用の項目(1件も登録がない項目)は表示されません。

 

次に、案件情報とは異なる分類にしたいものを選択します。下図では、「グループ」と「案件区分1」を案件情報とは異なる設定にしています。

請求書明細別分類編集画面のスクリーンショット。2行目のグループと案件区分1を変更します。

 

上図の設定をすることで、集計には以下のように反映されます。

■グループ別集計
  • グループ未設定(案件情報):8万円(請求額合計10万円 - 明細2行目の2万円)
  • グループ1(明細別の設定):2万円

■案件区分1別集計

  • サンプル区分A(案件情報):8万円(請求額合計10万円 - 明細2行目の2万円)
  • サンプル区分B(明細別の設定):2万円

 

前述の「基本的な考え方」の通り、ベースは案件情報で、それと異なる場合のみ明細別分類を設定することで、上記のように集計対象を変更できます。

 

「この明細を集計から除外」について

「分類用項目」の列では、各分類用項目以外に「この明細を集計から除外」というチェックがあります。このチェックが付いている場合は、該当の明細行の金額を集計から除外します。

その明細を売上に含めたくない場合などにお使いください。

 

計上データ(分析機能の元データ)への反映方法

明細別分類を設定すると、計上データ(分析機能の元データ)には以下のように反映されます。下図は明細別分類を設定した上で、ステータス別集計の内訳を表示した際のスクリーンショットです。

分析画面の内訳ダイアログのスクリーンショット

 

1行目の「データ種別」が「オリジナル」の行には、請求書の金額が表示されています。

2行目の「データ種別」が「明細別分類」の行には、明細別分類として、案件情報とは異なる項目を指定した分が表示されています。前項で2行目(2万円の明細)に明細別分類を設定したため、その分に該当します。

3行目の「データ種別」が「明細別分類(調整)」の行には、明細別分類を設定した2行目の分(2万円)を、請求書の金額(10万円)から差し引くための分が表示されています。

明細別分類を設定した場合、請求書の金額そのものを直接変更するのではなく、このように必要な分をプラス・マイナスすることで、トータルの集計が合うようになっています。

前項の設定に基づく集計データは、具体的には以下のようになっています。

明細行 データ種別 金額 グループ 案件区分1
1行目 オリジナル 100,000円 未設定 サンプル区分A
2行目 明細別分類 20,000円 グループ1 サンプル区分B
3行目 明細別分類(調整) -20,000円 未設定 サンプル区分A

これを集計すると以下のようになります。

  • 全体の合計
    • 10万円で請求書の金額と一致
  • グループ別の集計
    • 未設定:8万円
    • グループ1:2万円
  • 案件区分1別の集計
    • サンプル区分A:8万円
    • サンプル区分B:2万円

 

この仕組みにより、集計の内訳を確認した際、「請求書の金額からどのように変わっているのか」がわかりやすくなり、また集計結果を明細ごとに分けられるようになっています。

 

なお、「データ種別」には以下の種類があります。

データ種別 説明
オリジナル 請求書・支払通知書の金額
明細別分類 明細別分類で別の分類を指定した金額
明細別分類(調整) 明細別分類で別の分類を指定したことにより、オリジナルから差し引く金額
明細別分類(除外) 明細別分類で「この明細を集計から除外」にした金額
手動追加

計上情報の変更機能を使って追加した金額

*このデータ種別は、明細別分類機能に関連があるものではなく、計上情報の変更機能を使用した際に使用されるものです。

 

他の書類から請求書に一括反映する際の仕組み

明細別分類は、請求書・支払通知書に紐づきます。そのため、たとえば見積書から請求書に一括反映する機能を利用する際には注意が必要です。

boardでは、見積書から請求書への一括反映機能など、他の書類から請求書や支払通知書へ明細を一括反映できる機能があります。ただし、これはあくまで入力補助としての機能で、それらの書類が常に連動しているわけではありません。

たとえば、

  1. 請求書の明細別分類を設定
  2. 見積書で明細の内容を大幅に変更して請求書へ反映

という手順で操作を行った場合、手順1で設定した明細別分類を手順2の操作で簡便に引き継ぐことは困難です。

そのため、明細別分類が設定されている場合、反映元の書類(例:見積書)の保存ボタンの上に、下図のように「明細別分類」に関する反映オプションが表示され、どのように明細別分類を引き継ぐかを指定できるようになっています。

見積書編集画面下部のスクリーンショット。請求書の「明細別分類」に関する反映オプションが表示されています。

*「明細別分類」に関する反映オプションは、明細別分類が未設定の場合や、他の書類に反映する保存オプションでない場合(例:見積書単体で保存)は表示されません。

 

「明細別分類」に関する反映オプションには以下の3種類があり、この選択により、請求書へ反映した際に明細別分類の設定をどのように扱うかが決まります。

摘要基準

摘要が同じ行(完全一致)の明細別分類を引き継ぎます。摘要を変更していない場合はこの反映オプションを選択してください。

たとえば、請求書の明細が以下の順番になっていて、この明細ごとに分類が設定されているとします。

摘要 数量 単価 金額
サンプル1 1 10,000 10,000
サンプル2 1 20,000 20,000
サンプル3 1 30,000 30,000

 

この状態で、見積書編集画面で単価のみを変更した場合、摘要は変わっていないため、「摘要基準」で反映すると明細別分類はそのまま引き継がれます。

また、見積書編集画面で明細行を並び替えて以下のようにした場合でも、摘要は変わっていないため、「摘要基準」で反映すると明細別分類はそのまま引き継がれます。

摘要 数量 単価 金額
サンプル2 1 20,000 20,000
サンプル1 1 10,000 10,000
サンプル3 1 30,000 30,000


なお、まったく同じ摘要が複数行ある場合は、上から順番にマッチングしていくため、元々の設定と異なる行に引き継がれる可能性があります。そのため、この反映オプションを利用する場合は、同じ摘要が複数存在していないか注意する必要があります。

並び順基準

上から順番に同じ位置の明細行の分類を引き継ぎます。摘要を変更していて、かつ並び順を変更していない場合は、この反映オプションを選択してください。

たとえば、先ほどの明細を以下のように、1行目の摘要を変更して見積書から請求書へ反映したとします。

摘要 数量 単価 金額
サンプル1-1 1 10,000 10,000
サンプル2 1 20,000 20,000
サンプル3 1 30,000 30,000

この場合、前述の「摘要基準」では1行目の摘要が一致せず、明細別分類は引き継げませんが、「並び順基準」の場合は、上から順番に引き継ぐため、設定を維持することができます。

 

クリアー

上記2つの反映オプションがいずれも適さない場合は、機械的に明細別分類を引き継ぐことができませんので、クリアーを選択の上、請求書の明細別分類を再設定してください。

 

【注意事項】

反映オプションは、あくまで「ある程度のケースにおいて」自動的に設定内容を引き継げるようにするための補助機能です。そのため、完全に意図した通り引き継がれるとは限りません。明細別分類が設定されている状態で、他の書類から請求書に対して一括反映を行った場合は、必ずその後に明細別分類が意図した状態になっているかをご確認ください。

また同様の理由で、頻繁に見積書の内容が変更されている間は、明細別分類を設定することは適していない場合もあります。どのタイミングで明細別分類を登録するか、社内で運用ルールをご検討ください。

 

複数の請求書がある場合における明細別分類の一括反映の仕組み

定期請求のように、1つの案件で複数の請求書があり、他の請求書に同じ設定内容を反映したい場合、一定のルールで一括反映ができるようになっています。

案件内に複数の請求書がある場合、下図のように「明細別分類」に関する反映オプションが表示されます。

定期請求案件での明細別分類編集画面のスクリーンショット。「明細別分類」に関する反映オプションが表示されています。

 

それぞれの反映オプションの挙動は以下のとおりです。

他の請求書には反映しない

案件内の他の請求書には明細別分類設定は反映されず、表示中の請求書に対してのみ設定内容が反映されます。

案件内の未請求の請求書に対して、摘要が同じ行(完全一致)には同じ明細別分類を反映

請求ステータスが「未請求」「請求OK」の請求書に対して、摘要でマッチングして、同じ摘要の行に同じ設定を反映します。「請求済」の請求書には反映されないため、未来分に対してのみ反映したい場合に使用します。

案件内の全請求書に対して、摘要が同じ行(完全一致)には同じ明細別分類を反映

請求ステータスに関わらず、案件内の全請求書に対して、摘要でマッチングして反映します。

 

なお、反映先の請求書がロックされている場合は、明細別分類も合わせてロックされます。そのため、上記の2つ目・3つ目の反映オプションを選択した場合でも、ロック済みのものには反映されませんのでご注意ください。

 

【注意事項】

反映オプションは、あくまで「ある程度のケースにおいて」自動的に設定内容を引き継げるようにするための補助機能です。そのため、完全に意図した通り引き継がれるとは限りません。明細別分類が設定されている状態で、他の書類から請求書に対して一括反映を行った場合は、必ずその後に明細別分類が意図した状態になっているかをご確認ください。

 

注意事項

消費税の端数処理に伴う差異

分析画面での集計の際、税抜金額・税込金額の両方での集計が可能です。

そのため、明細ごとに異なる分類用項目を設定する場合、対象の明細行の金額には消費税の計算が発生します。消費税の計算時には端数処理が行われますので、金額によっては、この時に請求書の合計と差異が発生する可能性があります。

通常の請求書単位で行う集計とは異なる粒度で集計するため、このような差異は避けられません。明細別分類を利用する場合は、端数処理による差異が発生し得ることをあらかじめご了承の上、ご利用ください。

なお、この差異は、税込金額で集計を確認する場合だけでなく、内税入力を行っている場合は税抜金額の算出時に端数処理が行われるため、税抜金額で集計を確認する際にも、同様の理由で発生する可能性があります。

 

税率別内訳での消費税額の手動変更との兼ね合い

請求書の書類編集画面では、税率ごとに税抜金額と消費税額を手動変更する機能があります。この機能を使用して金額を手動変更した状態で、明細別分類を使って分類を変更した場合、対象の明細行では分類の変更時に再計算が生じるため、事前に手動変更した時点の税額と齟齬が発生する可能性があります。

現状では、明細行ごとに税額を手動変更する機能には対応していないため、両方の機能を利用する場合はご注意ください。

 

計上情報変更機能との兼ね合い

計上情報変更機能を使って計上情報を手動で変更している場合、明細別分類の設定は計上情報には反映されなくなります。

計上情報手動変更の方が優先されますので、両方の機能を利用する場合はご注意ください。

 

APIによる請求書・支払通知書の更新処理に関する制限事項

現状では、APIによる請求書・支払通知書の更新と、明細別分類機能の両立はできません。

APIによる書類の明細行の更新は、全明細の「洗い替え」になっており、この際、明細別分類の設定を維持する仕組みは用意されていませんので、ご注意ください。

 

支払通知書を使用しない場合(発注情報のみを使用している場合)に複数の分類を設定したいケースについて

支払通知書を使用せずに明細別分類を設定することはできないため、普段は支払通知書を利用していない方でも、支払ごとに複数の分類用項目を設定したい場合は、便宜的に支払通知書を使用して明細別分類を設定してください。



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