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書類のバージョン管理機能(変更履歴・ブランチ機能)

書類のバージョン管理機能では、各書類の変更履歴の保存、差分表示、履歴からその時点の状態に戻すことができます。また、見積書は、1つの案件で複数バージョンの見積書を作成することができる「ブランチ機能」が利用できます。
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標準で使える機能と有料アドオン

標準では、書類の変更履歴の保存(5件まで)のみ利用することができます。

有料アドオン(月額540円)を有効にすると、以下が利用できるようになります。
・変更履歴の保存が最大20件までに拡張
・現在のデータと履歴データの差分表示
・履歴からデータを戻す
・見積書のみ、
1つの案件で複数バージョンの見積書を作成することができる「ブランチ機能」


アドオンを有効にする

アドオンは、上部メニューの「設定→アドオン」にて有効にすることができます。(マスタアカウントのみ)



アドオンの料金は月額利用料に加算される形となるため、有効にしたタイミングから次回月額課金日までの間は無料でお試しできます。


変更履歴

変更履歴は、書類登録画面から保存したタイミングで自動的に記録されますが、保存時に、以下のようにコメントを残すことができるようになっています。


変更内容の説明などを残しておきたい場合にご利用ください。(コメントは後から編集はできません)


また、コメント欄の右側にある黄色いボタンから変更履歴の一覧を表示することができます。変更履歴は、下図のようなダイアログで表示されます。



変更履歴の保存件数は、アドオン有効時で20件、アドオン無効時で5件で、それ以上は古いデータから自動的に削除されていきます。


差分表示

現在のデータと履歴時点のデータの差分を表示することができます。差分の表示は、前述の変更履歴一覧上にある「差分」ボタンを押してください。

以下のように、左に履歴データ、右に現在のデータが表示され、変更箇所がハイライトされます。



履歴から戻す

変更履歴一覧または差分表示ダイアログ上から、その時点のデータに戻すことができます。


■変更履歴一覧から戻す



■差分表示から戻す



履歴から戻すと、その時のデータが書類登録画面上にセットされますが、自動的には保存されませんので、内容を確認の上、問題なければ保存してください。


見積書のブランチの概念

見積書のみ、「ブランチ機能」を利用することができます。ブランチ機能は、1つの案件で複数パターンの見積書を作成する場合などにご利用ください。


ブランチ機能を使うと、見積書は、「デフォルト」と「ブランチ」という2つの状態が存在します。
「デフォルト」はブランチ機能を使わない場合と同様で、正の見積書です。見積書登録画面を表示した際に最初に表示されます。また、全ての機能において、通常の見積書と同様に操作することができます。

「ブランチ」は、枝分かれして作成した別パターンのことを指し、以下の制約があります。
・案件一覧からの見積書出力でブランチの見積書は出力できません。見積書登録画面からのみ出力可能です。
・見積書登録時の「明細を他の書類へ反映」はできません。


ブランチを作成する

ブランチの作成は、以下のメニューから作成することができます。(見積書のみ、ブランチボタンが表示されています)



「ブランチ作成」メニューをクリックすると「ブランチ名」を入力するダイアログが表示されますので、わかりやすい名称を使えてください。ブランチ名は、ブランチの切り替え時に表示されます。(上図の「テスト1」「テスト2」「テスト3」がブランチ名)

なお、ブランチは、現在表示中のデータ状態で作成されます。
そのため、例えば、見積書登録画面で明細や備考を入力し、未保存の状態でも「ブランチ作成」をしたらその状態でブランチが作成されます。


ブランチの作成は、デフォルトの見積書からだけでなく、ブランチからブランチを作成することも可能です。


ブランチの切り替え

ブランチが作成されると、下図の赤枠部分に、作成済みのブランチ名が表示されます。


ブランチ名を選択すると、そのブランチの内容が表示され、その状態で変更・保存すると、ブランチの内容が更新されます。


ブランチをデフォルトに反映

複数パターンの見積書を提出した場合、最終的にどれか1つが採用されることになるかと思います。
「デフォルト」の見積書が正の見積書という位置づけになるので、最終的に採用されたブランチをデフォルトに反映してください。



なお、デフォルトに反映すると、現在デフォルトの見積書は自動的に上書きされます。もし現在デフォルトの見積書を残しておきたい場合は、事前にデフォルトの見積書からブランチを作成しておいてください。


ブランチの削除

ブランチを削除する場合は、対象のブランチに切り替え後、下図の「表示中のブランチ削除」をクリックしてください。



ブランチ名の変更

現状、ブランチ名の変更はできませんので、変更したい場合は、そのブランチから新たなブランチを作成し、その後、古いブランチを削除してください。



変更履歴・ブランチ機能に関する注意事項

・何も変更せずに保存した場合は変更履歴は残りません。(差分をチェックしています)
・アドオンを無効にした場合、ブランチデータは全て削除されます。また履歴は5件までしか表示されなくなります。
・既存案件の請求タイミング(一括請求・定期請求・分割請求)を変更した場合、納品書(複数設定の場合のみ)・請求書・領収書は再生成されるため、履歴はクリアされます。
現状、変更履歴の保存期間は設けていませんが、将来的に保存期間を1年とし、それ以上古い変更履歴は自動的に削除する可能性があります。なお、その場合は予めアナウンス致します。



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