書類のバージョン管理機能(変更履歴・ブランチ機能)

この機能を利用可能なユーザ権限
操作 マスタアカウント 管理者 責任者 リーダー 担当者 カスタム権限
アドオンの有効・無効 × × × × 設定次第
バージョン管理機能の利用 設定次第
      

 

書類のバージョン管理機能では、各書類の変更履歴の保存や差分表示、履歴からその時点の状態に戻すことなどができます。また、見積書に対しては、1つの案件で複数バージョンの見積書を作成する「ブランチ機能」を利用できます。
*特許取得済

 

標準で使える機能と有料アドオン

有料アドオンを使わない標準機能では、書類の変更履歴を5件まで保存することができます。

有料アドオン(月額500円・税抜)を有効にすると、以下が利用できるようになります。

・変更履歴の保存が最大20件まで拡張
・現在のデータと履歴データの差分表示
・履歴上のデータを復元
・1つの案件で複数バージョンの見積書を作成できる「ブランチ機能」

 

アドオンを有効にする

アドオンは、上メニューの「設定→アドオン」で有効にすることができます。(マスタアカウントのみ

 

アドオンの料金は月額利用料に加算されるため、有効にしたタイミングから次回決済日の前日までは無料でお試し頂けます。

 

変更履歴

変更履歴は、書類編集画面を変更・保存したタイミングで自動的に記録されますが、保存時に以下のようにコメントを残すことができます。



変更内容の説明などを残しておきたい場合にご利用ください。(コメントは後から編集できませんので、ご注意ください)

 

また、コメント欄の右側にある「変更履歴」ボタンから履歴の一覧を表示することができます。変更履歴は、下図のようなダイアログで表示されます。

 

変更履歴の保存件数は、アドオン有効時で20件まで、アドオン無効時は5件までです。それ以上のデータは古いものから自動的に削除されていきます。

 

差分表示

現在のデータと履歴時点のデータの差分を表示することができます。差分の表示は、変更履歴一覧の「差分」ボタンを押してください。

以下のように、左に過去の履歴データ、右に現在のデータが表示され、変更箇所がハイライトで示されます。

 

履歴から戻す

変更履歴または差分表示から、その時点のデータに戻すことができます。

 

■変更履歴一覧から戻す

 

■差分表示から戻す

 

履歴から戻すと、その時のデータが書類編集画面上にセットされます。ただし、自動的には保存されませんので、内容を確認の上、問題がなければ手動で保存してください。

 

見積書のブランチの概念

見積書に対して「ブランチ機能」を利用することができます。ブランチ機能は、1つの案件で複数パターンの見積書を作成する場合などにご利用頂けます。

ブランチ機能を使うと、見積書に「デフォルト」と「ブランチ」という2つの状態が生成されます。

「デフォルト」はブランチ機能を使わない場合と同様で、正の見積書です。見積書の書類編集画面を表示した際に最初に表示され、通常の見積書と同様に操作することができます。

「ブランチ」は、枝分かれして作成した別パターンの見積書です。「ブランチ」には以下の制約があります。

・案件一覧からは出力できず、書類編集画面からのみ出力できます。
・保存時に保存オプション(「明細を他の書類に反映」など)を使用できません。

  

ブランチを作成する

ブランチは、以下のメニューから作成できます。(見積書の書類編集画面のみ、ブランチボタンが表示されています)

 

「ブランチ作成」をクリックすると「ブランチ名」を入力するダイアログが表示されます。ブランチ名は、ブランチの切り替え時に表示されますので、違いがわかりやすい名称にすることをお勧めします。(上図では「パターン1」「パターン2」がブランチ名)

なお、ブランチは、現在表示中のデータを元に作成されます。もし未保存の状態でも、見積書の書類編集画面で明細や備考を入力していれば、その時点の内容でブランチが作成されますのでご注意ください。

 

なお、ブランチの元になる見積書は、デフォルトのものに限らず、既存のブランチを用いることも可能です。

 

ブランチの切り替え

ブランチが作成されると、下図の赤枠部分に、作成済みのブランチ名が表示されます。

ブランチ名を選択すると、そのブランチの内容が表示され、その状態で変更・保存すると、ブランチの内容が更新されます。

 

ブランチをデフォルトに反映

複数パターンの見積書を提出した場合、最終的にはそのうち1つが採用されることになると思います。

ブランチ機能では、デフォルトの見積書が「正の見積書」という位置づけになるため、最終的に採用されたブランチを「デフォルト」に反映してください。

 

なお、デフォルトに反映すると、それ以前のデフォルトの見積書は自動的に上書きされます。もし反映前のデフォルトを残しておきたい場合は、事前にデフォルトの見積書から保存用のブランチを作成しておいてください。

 

ブランチの削除

ブランチを削除する場合は、対象のブランチに切り替えた後、下図の「表示中のブランチ削除」をクリックしてください。

 

ブランチ名の変更

ブランチ名は変更できませんので、もし変更したい場合は、そのブランチから新たなブランチを作成し、その後に古いブランチを削除してください。

 

変更履歴・ブランチ機能に関する注意事項

・内容を何も変更せずに保存した場合は、変更履歴は残りません。(差分がある場合のみ履歴が記録されます)
・アドオンを無効にすると、ブランチデータはすべて削除されます。この際、履歴は直近の5件だけが残ります。
・既存案件の請求タイミング(一括請求・定期請求・分割請求)を変更した場合、納品書(複数設定の場合のみ)・請求書・領収書は再作成されるため、これに伴い、履歴はクリアされます。
・変更履歴の保存期間は1年です。1年以上古い変更履歴は順次削除されます。(削除の運用は2020年3月から行われます。詳しくはお知らせをご覧ください)



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