DocuSign連携

この機能を利用可能なユーザ権限
操作 マスタアカウント 管理者 責任者 リーダー 担当者 カスタム権限
機能の有効/無効の切り替え × × × 設定次第
個人ごとの連携設定 設定次第
      

 

boardで作成した書類をDocuSignへ連携し、DocuSign経由で送信・署名することができます。

 

DocuSign連携の概要

DocuSign上で「締結」を行う方式になるため、boardで作成できる書類のうち、

  • 案件の発注書・検収書
  • 発注の発注請書

のように、相手から受領する書類を送信し、署名してもらうことを想定しています。

 

 

また、board上から「PDF出力・メール・郵送」を行う場合と同様の組み合わせで、書類をDocuSignへ送信することができます。たとえば、「見積書・発注書」をセットで送信して発注書に署名してもらう、という使い方も可能です。

 

DocuSign連携機能を有効にする

DocuSign連携機能は、上メニューの「設定→外部サービス連携」から有効にすることができます。

 

DocuSign連携機能はデフォルトでは無効になっていますので、外部サービス連携画面にある「DocuSign連携機能を有効にする」ボタン(下図赤枠)で有効にしてください。これにより、後述の個人ごとの連携設定が行えるようになります。

 

個人ごとの連携設定を行う

<DocuSign連携の前提>

DocuSignのAPIの仕様上、連携は会社アカウント単位ではなく、個人(ユーザ)ごとに設定する仕組みです。

そのため、この設定は各ユーザが個別に行う必要があり、同じ会社アカウント内の誰かがこの設定を行っても、その他のユーザはこれを利用できるようにはなりません。ご注意ください。

また、そのように「個人ごと」に連携する仕組みのため、boardとDocuSign双方にアカウントを持っている必要があります。

 

<連携を設定する>

個人ごとに、下図の「DocuSign連携設定」画面から連携の許可を行います。

 

まず、「DocuSign連携設定」画面で「DocuSignと連携」ボタンを押してください。

 

自動的にDocuSignへ移動します。DocuSignにログインしていない場合は、最初にログイン画面が表示されますのでログインしてください。

DocuSignにログインすると、下図のように連携の許可を求める画面が表示されますので、説明を確認の上、問題がなければ「同意する」を押してください。

 

以上で設定は完了です。

 

書類をDocuSignへ連携する

先の「DocuSign連携設定」画面で連携許可が完了していると、書類編集画面の下方に連携ボタンが表示されます。この中から連携したい書類を選択してください。(下図赤枠参照)

 

DocuSign以外にも電子契約サービス連携が有効になっている場合は、下図のように選択画面が表示されますので、「DocuSign」を選択してください。

*有効になっている電子契約サービスが1つの場合は、この画面はスキップされます。

 

「DocuSign送信」画面では、DocuSignへ送信する内容の確認・入力ができます。「プレビュー」ボタンで連携される書類の内容に間違いがないかを必ず確認の上、登録を進めるようにしてください。

 

デフォルトでは、以下の項目が自動的にセットされています。必要に応じて変更してください。

■文書名
PDFファイル名(上メニューの「設定→書類詳細設定→ファイル名タブ」の定義に基づいた内容)がセットされています。

■受信者
案件・発注に顧客担当者・発注先担当者が設定されている場合は、その情報がセットされています。

また、顧客・発注先にメールアドレス(To)が設定されている場合は、その情報もセットされています。

実際に送信する宛先に応じて、適宜修正してください。

 

<連携方法について>

DocuSignには「ドラフト」として連携されます。

連携後に、DocuSign上で「署名」などのフィールドを追加後、送信してください。

 

<連携される書類について>

連携される書類は、基本的にはboard上で生成される書類と同じですが、1点だけ通常と異なることがあります。通常は、案件の発注書・検収書、発注の発注請書のように、相手から自社に宛てる書類では、右上の相手の会社情報欄に「印」というマークが表示されます。

しかしこの部分は、相手先の押印を前提としたものであり、DocuSign連携においては不要と考えられるため、非表示で連携されるようになっています。

 

連携履歴の確認

連携履歴画面には、下図のメニューから移動できます。

 

なお、この画面は「DocuSign連携設定」で設定を行っているユーザのみに表示されます。同一会社アカウント内でも、連携を設定していないユーザには表示されません。

 

連携履歴画面では、DocuSignへ連携した履歴を確認できます。ステータスが「エラー」になっている場合は、DocuSignから返ってきたエラーメッセージを「詳細」ページで確認できます。エラー内容が不明な場合は、サポートまでお問い合わせください。

なお、同画面では、ユーザ権限に応じて表示される内容が異なります。

<管理者・責任者・リーダー・カスタム権限(共通データアクセス範囲:すべて)>
会社アカウント内のすべての履歴を参照可能

<担当者・カスタム権限(共通データアクセス範囲:担当のデータのみ)>
ご自身の履歴のみ参照可能

 

Webhookによるステータスの更新

DocuSign側のWebhookの機能により、以下のステータスが自動的に更新されます。

  • 発注書の締結が完了したら「受注ステータス」を「受注済」に変更
  • 検収書の締結が完了したら「進捗状況」を「検収済」に変更

なお、「進捗状況」は案件単位の情報のため、案件内に複数の検収書がある場合は「検収済」には更新されません。そのため、「一括請求」または「定期請求・分割請求で、納品書・検収書が1枚の設定」の場合のみ「検収済」に更新されます。

 

カスタム権限をご利用の場合の注意事項

カスタム権限の編集画面では、DocuSign連携に関連する設定が2つあります。

<設定タブ→設定→DocuSign連携設定(ユーザ単位)>
上メニューの「ユーザ名→DocuSign連携設定」画面を利用するための権限です。対象のユーザがDocuSign連携機能を利用するためには、この権限を付与する必要があります。

<設定タブ→外部サービス連携→DocuSign連携>
上メニューの「設定→外部サービス連携」画面で、会社アカウント全体でのDocuSign連携の有効・無効を切り替えることができる権限です。通常は、最初の連携機能を有効にした後は使用しないため、管理者の方が連携を有効にする場合は、この権限を付与する必要はありません。



‹‹ クラウドサイン連携
一覧に戻る