請求・支払関連ログ(電子帳簿保存法対応ログ)

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請求・支払関連ログは、2022年(令和4年)1月から施行される改正電子帳簿保存法に対応するためのログ機能です。請求・支払データを起点に、その登録・更新・削除のログを確認できます。

 

*この機能では、「請求」と「支払」のデータに関するログを対象としていますが、当ヘルプでは「請求」のデータを例に説明します。

 

当機能の目的

当機能の実装にあたり、税務署に要件を確認したところ、「税務調査に際して、ある請求書に関する登録・更新・削除の履歴を追えること」との回答を受けたことから、当機能は「操作の履歴」ではなく、あくまで「請求データを起点にその変更を追う」という前提で設計されています。そのため、既存の「操作履歴」とはデータの粒度やログの残り方が異なりますので、ご注意ください。

 

ログの記録のされ方

当機能のログは、操作単位ではなく、請求データ単位です。そのため、1回の操作で複数の請求に影響がある場合は、その請求の数だけログが残ります。

たとえば、次のスクリーンショットは以下の3つの操作を行ったときのログです。

  1. 3ヶ月の定期請求(毎月)の案件を新規登録(請求書が3枚生成される)
  2. 見積書を入力して請求書へ一括反映(3枚の請求書の金額が変更になる)
  3. 1ヶ月分の請求書を単体で保存(1枚の請求書の金額のみ変更になる)

このように、1回の操作でも請求書の数だけログが記録されます。この点が「操作履歴」機能と大きく異なる部分です。

 

当機能は、税務調査に際して「特定の請求書のログを見る」という状況を想定して設計されています。そのため、下図のように検索条件の「書類No」では、請求書の枝番を含めた番号を入力して検索します。(書類Noについては後述の「ログの項目について」をご参照ください)

「書類No」で対象を絞り込むと、1つ目のスクリーンショットとは異なり、1つの請求書(上の例では2021年10月請求分の請求書)に関するログだけを確認できます。

 

ログの項目について

ログに表示される項目の定義は以下の通りです。

操作ID

同一の操作を示すための識別子です。長い文字列で、これ自体はとくに意味を持たないため、一部のみ表示しています。操作IDが同一であれば、1回の画面操作であることを示します。表の背景色が操作IDごとに変わっているため、1回分の操作にあたる情報が識別しやすくなっています。

操作日時

画面操作を行った日時です。

書類No

請求書上のNoは、一括請求の場合は「案件No」、定期請求・分割請求の場合は「案件No-請求年月」という形式で表示されています。書類Noは、この形式によるNoです。

処理

請求データが登録・更新・削除されたかを示すもので、画面上の操作とイコールではありません。

たとえば、定期請求の期間を延長した場合、画面上の操作としては「案件情報の変更」に該当しますが、請求データとしては「延長された分の請求データの新規作成」に該当します。そのため、この場合の「処理」は、既存情報の「更新」ではなく新規の「登録」になります。

同様に、定期請求の期間を短縮した場合、画面上の操作としては「案件情報の変更」に該当しますが、請求データとしては「短縮された分の請求データの削除」に該当します。そのため、この場合の「処理」は、「更新」ではなく「削除」になります。

案件名/発注名

ログが記録された時点の案件名です。そのため、途中で案件名を変更しても、それ以前のログに記録されている名称は変わりません。

ユーザー名

ログが記録された時点のユーザー名です。そのため、途中でユーザー名を変更しても、それ以前のログに記録されている名称は変わりません。

操作

画面上、どのような操作を行ったかを示すものです。

変更内容

操作によって変更された内容を示すものです。ただし、すべての変更内容が記録されるのではなく、電子帳簿保存法対応という観点から、記録が必要と考えられるものだけを対象としています。

たとえば、「案件情報変更時に案件区分を変更した」という場合、この操作は税務調査の観点で請求内容に影響するものではないため、記録されません。

 

ログが記録される操作

請求・支払関連ログは、以下の操作時に記録されます。

*「ログ対象項目」に記載がある操作は、それらの項目が変更された場合のみログが記録されます。「ログ対象項目」に記載がない操作は、常に記録されます。

案件

操作 ログ対象項目
案件新規登録  
案件情報変更 顧客・案件名・支払条件・受注ステータス・請求日・請求期間・管理番号・請求タイミング
案件一括編集 受注ステータス
案件削除  
案件コピー  
案件CSV一括登録  
定期請求の自動契約更新  
請求書単体での更新 小計・消費税・源泉徴収税・小計の手動変更・消費税の手動変更・源泉徴収税の手動変更・支払期限・日付空欄・書類上の宛先
見積書から請求書への反映による更新 小計・消費税・源泉徴収税・小計の手動変更・消費税の手動変更・源泉徴収税の手動変更
納品書から請求書への反映による更新 小計・消費税・源泉徴収税・小計の手動変更・消費税の手動変更・源泉徴収税の手動変更
請求書から、同一案件内の他の請求書への反映による更新 小計・消費税・源泉徴収税・小計の手動変更・消費税の手動変更・源泉徴収税の手動変更・書類上の宛先
受注ステータスの変更 案件一覧からの変更、電子契約サービス連携による更新など
請求ステータスの変更 請求一覧からの変更、メール・郵送による自動変更、顧客別入金一覧からの入金処理など
顧客情報最新化  

 

合計請求書

操作 ログ対象項目
合計請求書作成  
合計請求書更新 小計・消費税・源泉徴収税・小計の手動変更・消費税の手動変更・源泉徴収税の手動変更・支払期限・日付空欄・書類上の宛先・請求No・請求日・件名
請求ステータス変更 合計請求書一覧からの変更、メール・郵送による自動変更など
合計請求書削除  

 

発注

操作 ログ対象項目
発注新規登録  
発注情報変更 発注先・発注名・支払条件・発注ステータス・請求日・請求期間・管理番号・金額・消費税・源泉徴収税・支払タイミング
定期支払の月額金額変更  
発注一括編集 発注ステータス
発注削除  
発注コピー  
発注CSV一括登録  
定期支払の自動契約更新  
支払通知書単体での更新 小計・消費税・源泉徴収税・小計の手動変更・消費税の手動変更・源泉徴収税の手動変更・書類上の宛先
見積依頼書から支払通知書への反映による更新 小計・消費税・源泉徴収税・小計の手動変更・消費税の手動変更・源泉徴収税の手動変更
発注書から支払通知書への反映による更新 小計・消費税・源泉徴収税・小計の手動変更・消費税の手動変更・源泉徴収税の手動変更
検収書から支払通知書への反映による更新 小計・消費税・源泉徴収税・小計の手動変更・消費税の手動変更・源泉徴収税の手動変更
支払通知書から、同一発注内の他の支払通知書への反映による更新 小計・消費税・源泉徴収税・小計の手動変更・消費税の手動変更・源泉徴収税の手動変更・書類上の宛先
発注ステータスの変更 発注一覧からの変更など
支払ステータスの変更 支払一覧からの変更など
発注先情報最新化  

 

ログの記録開始と保存期間

当機能によるログの記録は、2021年10月9日午前7時頃に開始されました。

保存期間は、電子帳簿保存法の要件に従い、7年間となります。それ以上古いものは、自動的に順次削除されていきます。

 

当機能に関する注意事項

電子帳簿保存法対応のための仕様の追従・変更

実装に際しては、税務署に要件を確認して実装をしていますが、税務署の担当者によって回答内容が若干異なるケースがあること、また実際に運用が始まってから要件や方針が具体化される可能性もあるため、その影響を受けるかたちで、仕様の変更等が発生する可能性があります。

boardでは、通常は仕様変更の要否をかなり慎重に検討し、変更する場合は事前の告知期間を設けていますが、当機能は電子帳簿保存法への対応を前提としていることから、必要に応じて、通常よりも短期間で変更される可能性があります。あらかじめご了承ください。

電子帳簿保存法以外の目的での利用

当機能のログには、変更の履歴が記録されているため、これを日々の運用でご活用頂くことも可能です。ただし、目的はあくまでも電子帳簿保存法への対応であるため、前述の通り、法律の要件が変わればそれに伴って仕様も変更されます。

また、「7年間の保存」という要件につき、ログの量が膨大になるため、ログの対象は電子帳簿保存法対応に必要なものだけに限定しています。関連する機能として、「見積書の変更」や「案件区分の変更」のログもニーズがあると考えていますが、これらは請求内容に関係しないためログは残しておらず、現時点ではこれらを含めるかたちでログの対象範囲を拡大することは考えておりません。

当機能を電子帳簿保存法以外の目的でご利用になる場合は、これらの点についてあらかじめご了承ください。



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