HubSpot連携(業務編)

この機能を利用可能なユーザー権限
マスターアカウント 管理者 責任者 リーダー 担当者 カスタム権限
設定次第
      

 

HubSpot連携機能を使うと、boardの案件・顧客・顧客担当者とHubSpotの取引・会社・コンタクトを相互に連携できます。

当ヘルプ(業務編)では、主に日々の業務に関連する内容について説明します。大まかな流れについては「HubSpot連携(概要編)」、管理者向けの設定機能については「HubSpot連携(設定編)」のヘルプをご覧ください。

 

【注意事項】HubSpotアプリマーケットプレイスでは、ストラテジット社の開発によるアプリ「board connect for HubSpot」が提供されていますが、当ヘルプはboardが公式に提供する「HubSpot連携機能」の解説となり、「board connect for HubSpot」に関するものではございません。ご留意の上、ご参照ください。

 

HubSpotの「取引」からboardの「案件」への連携の流れ

HubSpotの「取引」からboardの「案件」への連携では、直接案件に登録されるのではなく、一度「下書き案件」として連携され、その下書き案件を元に案件を新規登録するという仕組みになっています。

HubSpotの取引からboardの案件への連携の流れの図

 

下書き案件とは

「下書き案件」は、boardの他の機能にはないHubSpot連携機能特有の概念です。

HubSpotとboardは、扱っている業務領域が異なるため、所有しているデータも異なります。HubSpot上のデータだけではboardの案件登録に必要な情報を満たせないため、その差異を埋めるための仕組みとして「下書き案件」が用意されています。

HubSpotの取引は、boardに連携されると「下書き案件」として保存されます。その下書き案件を使って新規案件の登録を行いますが、この際には案件名や受注ステータスなど、HubSpotの取引から連携された情報が自動的にセットされていますので、一部の必須項目を追加で入力・選択するだけで、案件登録できるようになっています。

 

手順1:下書き案件の確認

下書き案件がある場合は、ダッシュボードに下図のように表示されますので、ここから「下書き案件一覧」へ移動してください。

ダッシュボードのスクリーンショット

 

下書き案件一覧では、下図のようにHubSpotから連携された取引の一覧が表示されています。案件登録を行いたい取引の右端にある「案件登録へ」ボタンをクリックしてください。

HubSpot連携用下書き案件一覧画面のスクリーンショット

 

手順2:下書き案件から案件登録

下書き案件一覧で「案件登録へ」ボタンを押すと、「HubSpot連携用下書き案件から案件登録」画面に移動します。この画面では、この後の案件登録画面へ進む前に、HubSpotから連携されてきた会社・コンタクトの情報をどのようにboard側の顧客・顧客担当者へ連携するかを指定します。

HubSpot連携用下書き案件から案件登録画面のスクリーンショット

 

「HubSpot連携用下書き案件から案件登録」画面では、上図のように「顧客」と「顧客担当者」の項目がありますが、以下では「顧客」について説明します。「顧客担当者」についても基本的な考え方は同じですので、必要に応じて読み替えて設定してください。

HubSpotの「会社」とboardの「顧客」を紐付ける場合、以下の2つの方法があります。

【連携方法1】boardに登録済みの顧客から選択

すでにboardの顧客として該当の会社が登録済みの場合は、顧客の選択リストから既存顧客を選択します。なお、該当の顧客がHubSpotと連携済みの場合は、その顧客が自動的に選択されますので、手動で選択する必要はありません。

 

【連携方法2】HubSpotの情報から顧客を新規登録

HubSpotの「会社」の情報を引き継いで顧客を新規登録します。『HubSpotの「会社」から新規登録』ボタンを押すと、顧客新規登録ダイアログが表示されます。HubSpotから引き継いだ顧客名や住所などの情報が自動的にセットされますので、不足している項目を入力の上、登録してください。

操作が完了すると、「連携方法1」の顧客選択リストに追加され、その顧客が選択された状態になります。

 

「案件新規登録画面へ」ボタンを押すと、当画面で指定した「顧客」「顧客担当者」およびHubSpotから引き継いだ情報を元に、案件名や受注ステータスなどが入った状態で案件登録画面が表示されます。その後は通常通り案件登録を進めてください。

なお、この際、受注ステータスは「HubSpot用受注ステータスマッピング定義」に基づいて決定されます。

 

手順3:見積書の登録

HubSpotの取引に「商品項目」が登録されている場合、下書き案件から案件登録して見積書編集画面が表示された時点で、商品項目に指定されていた内容が自動的に見積書の明細にセットされます。

なお、「下書き案件」は、案件登録が完了して見積書編集画面へ移動したタイミングで削除されます。

【注意事項】HubSpotの商品項目とboardの見積書の明細は必ずしも同じ粒度とは限らないため、見積書編集画面が表示された時点では、明細にはHubSpotの商品項目がデフォルトでセットされているだけで保存はされていません。また、この明細にセットされる機会は1回限りでそれ以降は表示されませんので、必要な場合はこのタイミングで保存してください。

 

下書き案件に関する留意事項

HubSpotから下書き案件へ連携される条件について

HubSpotで取引の登録、またはステージの変更を行った場合、boardの下書き案件に連携されるようになっていますが、連携されるためには以下の条件を満たしている必要があります。

  • 「HubSpot用受注ステータスマッピング定義」に定義されているステージであること
  • 「HubSpot取引フィルタールール」が設定されている場合は、その条件に合致すること

*これらの設定については、ヘルプ「HubSpot連携(設定編)」をご参照ください。

 

下書き案件におけるboardユーザーとの紐付け

HubSpotの取引には「担当者」という項目がありますので、下書き案件一覧ではこの担当者が表示されています。

HubSpotの「取引担当者」と、boardのユーザーのマッチングに関しては、同姓同名のケースもあり得ることから、同一のメールアドレスの場合のみ、そのユーザーのものとして扱います。

もしHubSpotとboardで、同一人物が異なるメールアドレスを使用している場合は、以下のような影響があります。

  • 下書き案件一覧の検索条件で「担当者」項目を指定して検索できない
  • ユーザー権限が担当者またはカスタム権限でアクセス範囲が「グループ内の案件のみ」または「担当の案件のみ」に制限されているユーザーは、下書き一覧に表示されない

そのため、原則として、同一人物のメールアドレスはHubSpotとboardで同一にすることを推奨します。

 

カスタム権限で「グループ内の案件のみ」が設定されているユーザーの下書き案件へのアクセス

カスタム権限の「案件アクセス範囲」の設定が「グループ内の案件のみ」の場合、通常の案件であれば、「自分が所属するグループの案件」にアクセスできます。

しかし、下書き案件はboardのグループに関する情報を持っていないため、グループによるアクセス可否の制御ができません。そのため、カスタム権限の「案件アクセス範囲」設定が「グループ内の案件のみ」になっているユーザーは、「自分自身の下書き案件」だけにアクセスできるようになっています。

*「自分自身の下書き案件」については、前項の「下書き案件のおけるboardユーザーとの紐付け」の説明をご覧ください。

 

取引ID指定での手動連携

当連携機能では、通常はHubSpot側で取引を新規登録した時やステージを変更した時に自動的に連携されますが、取引IDを指定して手動で連携することもできます。この機能は、主にフィルタールールを使って連携対象を限定していて、フィルタールールの取り込み条件に合致しない取引を例外的に連携したい場合などに利用することを想定しています。

ただし、すでに下書き案件または案件として登録されている場合は、二重登録になるため取り込めません。

HubSpot連携用下書き案件一覧画面のスクリーンショット

 

取引IDは、HubSpotの画面の以下のいずれかで取得できます。

  • 取引のプロパティーの「Record ID」
  • 取引画面のURLの末尾の数字
    • https://app.hubspot.com/contacts/ポータルID/deal/取引ID/

 

顧客・顧客担当者の連携

HubSpotの会社・コンタクトは、業務的なフェーズとしてboardに登録する前のリードの段階で登録することが多いため、取引とは異なり、会社・コンタクトを登録しただけではboardへの自動連携は行われません。

会社・コンタクト情報の連携方法は大きく2種類あります。1つは、前述の「取引の連携」の際に一緒に連携する方法です。日常的な業務においては、この方法を用いることで、案件登録に必要な会社・コンタクトの情報が随時連携されます。

もう1つの方法は、左メニューの顧客管理から個別に紐付けを行う方法です。すでにboardに登録されている顧客・顧客担当者と紐付けたい場合はこの方法で行ってください。

以下、「顧客」を使って具体的な手順を説明しますが、「顧客担当者」でも同様ですので、必要に応じて読み替えてご確認ください。

HubSpot連携が有効になっていると、顧客登録画面に「HubSpot連携」という項目が追加されます。

顧客編集画面のスクリーンショット

 

上図で表示中の顧客は、まだHubSpotと連携していない状態です。新たに連携する際は、以下のいずれかを選択して登録します。

HubSpotの「会社」に新規登録して連携する

boardの顧客情報を元に、HubSpotに「会社」を新規登録すると、その後はその「会社」とboardの「顧客」が相互に連携するようになります。まだHubSpotに該当の「会社」が登録されていない場合は、この選択肢を使用してください。

HubSpotの既存の「会社」を選択して連携する

boardの顧客登録画面にHubSpotの「会社」の選択リストが表示され、連携する「会社」を選択できるようになります。すでにHubSpotに該当する「会社」が存在している場合は、この方法で紐付けてください。

なお、「会社」のリストは100件まで取得されます。100件以上の会社が登録されている場合は、キーワードを入力して絞り込んでください。

既存の「会社」を選択した場合、初回の反映処理を「HubSpotからboardへ反映する」または「boardからHubSpotへ反映する」のどちらかを選択できるようになってます。デフォルトでは「HubSpotからboardへ反映する」が選択されていますので、どちらを正とするかに応じて選択してください。

顧客登録画面のスクリーンショット

 

*取引先が個人事業主の場合は、顧客を「会社」ではなく「コンタクト」を連携することも可能です。その場合は「コンタクト」の選択肢を選択してください。

*コンタクトの選択リストをキーワードで絞り込む際は「姓」が検索対象になります。

 

連携項目の対応表

boardとHubSpotの各項目は、以下のようにマッピングされています。

案件と取引

取引から新規で案件を作成する際は、多くの項目を引き継いで登録できるようになっていますが、それぞれのデータの持ち方や役割が異なることから、案件登録後は「案件名と取引名」「受注ステータスとステージ」のみが相互に連動するようになっています。

HubSpotの取引 boardの案件 連携方法
取引名 案件名 相互反映
会社 顧客 下書き案件への反映のみ *1
コンタクト 顧客担当者・顧客 下書き案件への反映のみ *1
取引金額 見積金額

HubSpotからboardへの反映は、下書き案件への反映のみ。

案件登録後は、boardの見積金額は、変更都度HubSpotの取引金額へ反映。

ステージ 受注ステータス 相互反映
取引担当者 案件担当者 下書き案件への反映のみ *1
通貨 通貨 下書き案件への反映のみ *1
商品項目 見積書の明細 下書き案件への反映のみ *1

*1 「下書き案件への反映のみ」の場合、その情報は下書き案件に反映され、そこから案件登録をする際に使用されますが、その後は連動しません。そのため、連携後にboard上で案件の顧客を別の顧客に変更したとしても、それがHubSpotに反映されることはありません。

 

顧客と会社

顧客と会社は、以下の項目が相互に反映されます。ただし、boardとHubSpotの項目には違いがあることから、一部注意事項があります。ご利用に際しては以下の内容にご注意ください。

HubSpotの会社 boardの顧客 連携方法
会社名 顧客名 相互反映
郵便番号 郵便番号 相互反映
都道府県/地域 都道府県 相互反映
住所項目 住所項目

相互反映しますが、boardとHubSpotで住所関連の項目数が異なるため、連携する方向に応じて、以下のように連携されます。

■HubSpotからboardへ連携時
  • HubSpotの「市区町村」と「番地」が結合されてboardの「市区町村・番地」
  • HubSpotの「番地2」がboardの「建物名」
■boardからHubSpotへ連携時
  • boardの「市区町村・番地」がHubSpotの「番地」
  • boardの「建物名」がHubSpotの「番地2」

HubSpotの住所項目が「市区町村」「番地」「番地2」と3項目あるのに対して、boardは「市区町村・番地」「建物名」という2項目です。boardからHubSpotへ連携する際は、「市区町村」と「番地」に分割できませんので、「番地」にのみ連携し、「市区町村」は空になります。

電話番号 TEL

相互反映しますが、boardの電話番号の項目は3つに分割されているため、HubSpotから反映する際に、ハイフン区切り、または市外局番をもとに分割します。そのため、電話番号のフォーマットによっては、正しく取り込めない可能性があります。

 

顧客とコンタクト

個人事業主を想定して、コンタクトと顧客を連携することもできるようになっています。この場合の対応項目と注意事項は以下の通りです。

HubSpotのコンタクト boardの顧客 連携方法
姓名 顧客名

相互反映しますが、boardの顧客名が1項目であるのに対して、HubSpotのコンタクトには姓と名の2項目が存在するため、以下のように連携されます。

■HubSpotからboardへ連携時
  • HubSpotの「姓」と「名」が結合されてboardの「顧客名」に連携
■boardからHubSpotへ連携時
  • boardの「顧客名」がスペースで分割されてHubSpotの「姓」と「名」に連携
  • スペースで分割できない場合は、すべてがHubSpotの「姓」に連携
郵便番号 郵便番号 相互反映
都道府県/地域 都道府県 相互反映
住所項目 住所項目

相互反映しますが、boardとHubSpotで住所関連の項目数が異なるため、連携する方向に応じて、以下のように連携されます。

■HubSpotからboardへ連携時
  • HubSpotの「市区町村」と「番地」が結合されてboardの「市区町村・番地」
  • HubSpotのコンタクトには会社と異なり「番地2」がないため、boardの「建物名」には未登録
■boardからHubSpotへ連携時
  • boardの「市区町村・番地」「建物名」がHubSpotの「番地」
電話番号 TEL

相互反映しますが、boardの電話番号の項目は3つに分割されているため、HubSpotから反映する際に、ハイフン区切り、または市外局番をもとに分割します。そのため、電話番号のフォーマットによっては、正しく取り込めない可能性があります。

FAX番号 FAX

相互反映しますが、boardのFAXの項目は3つに分割されているため、HubSpotから反映する際に、ハイフン区切り、または市外局番をもとに分割します。そのため、FAX番号のフォーマットによっては、正しく分割して取り込めない可能性があります。

email To 相互反映

 

顧客担当者とコンタクト

顧客担当者とコンタクトは、以下の項目が相互に反映されます。

HubSpotのコンタクト boardの顧客担当者 連携方法
相互反映
相互反映
役職名 肩書 相互反映
email email 相互反映

 

HubSpot側のboard連携関連機能

「board連携から除外」プロパティー

連携を有効にすると、下図のように「board連携から除外」というプロパティーが自動的に追加されます。なお、初期状態では下図のようには表示されていませんので「全プロパティーを表示」ボタンからアクセスしてください。

このプロパティーの値はデフォルトでは未設定ですが、「はい」を選択することで、boardに連携しないようにすることができます。特定の取引のみ連携から除外したい場合にお使いください。

なお、すでに連携済みの状態で後から「はい」に設定しても、連携済みの下書き案件や案件は削除されません。すでに連携済みのものが不要になった場合は、board側で手動で削除してください。

HubSpot取引画面のスクリーンショット

 

取引画面上のCRMカード

連携を有効にすると、HubSpotの取引画面の右下に、下図のように「board連携」というセクションが追加されます。これはHubSpotの「CRMカード」という機能で、表示中の取引に関するboardとの連携状況が表示される仕組みです。また、連携済みの場合は該当のboard画面へのリンクも表示されます。

 

アクティビティーへの登録

HubSpotの取引と連携済みの案件の書類(見積書や請求書等)を、boardのメール送信機能・郵送代行機能・クラウドサイン連携・DocuSign連携機能を使って書類を送付した場合、HubSpotの取引のアクティビティーに記録されます。

「絞り込み条件」で「board」にチェックを入れると、下図のように、アクティビティーに書類の発行のアクティビティーが表示されます。

HubSpot取引画面のスクリーンショット

 

なお、書類の送付手段によって、アクティビティーに登録されるタイミングが変わります。

  • メール送付の場合は、送信処理が行われたタイミングで登録されます。そのため、予約送信の場合は、画面から操作を行ったタイミングではなく、実際に送信されたタイミングになります。
  • 郵送代行の場合は、画面から郵送登録が完了したタイミングで登録されます。郵送の場合、メールとは異なり実際の発送までにタイムラグがあることから、画面からの操作完了時としています。
  • クラウドサイン・DocuSign経由での送付の場合は、画面から連携操作が完了したタイミングで登録されます。各サービスへ「下書き(ドラフト)」で連携した場合は、各サービス側での操作が必要になりますが、これに関わらず、boardから各サービスへ連携したタイミングでアクティビティーに登録されます。

 

boardを利用中の段階でHubSpot連携を有効にする場合の留意事項

すでにboardを利用中で、案件・顧客・顧客担当者が登録されている場合、運用にあたってはいくつかの留意事項があります。

登録済みの案件について

すでにboardに登録済みの案件に対して、後から手動でHubSpotの取引と紐付けることはできません。HubSpot連携を有効にした後に、boardに新規登録する案件から連動するという仕組みですので、ご注意ください。

 

HubSpotの取引には存在し、boardの案件には存在しない場合

すでにHubSpotの取引には存在していて、boardの案件としては存在してないものを連携したい場合、HubSpotからboardへの新規の連携はステージの変更をきっかけとして行われるため、一時的に別のステージに変更し、再度元に戻すという操作が必要になります。このような状況は、主にHubSpot連携機能を有効にした直後に発生すると考えられますので、ご留意ください。

なお、対象のステージは「HubSpot用受注ステータスマッピング定義」で定義されている必要があります。

 

登録済みの顧客・顧客担当者について

boardで登録済みの顧客・顧客担当者は、各編集画面の下部にある「HubSpot連携」欄でHubSpotの会社・コンタクトを選択して紐付けることができます。

あらかじめ紐付けておくことで、下書き案件から案件登録する流れの中で、自動的に顧客・顧客担当者が選択された状態になります。頻繁に案件登録する顧客は、HubSpot連携を本格的に運用する前に、手動でこの紐付けを行っておくとスムーズに運用を開始できます。

 

その他の注意事項

削除の連動について

データの「更新」は相互に連動しますが、「削除」は連動しないようになっています。そのため、HubSpotで取引・会社・コンタクトを削除しても、boardの案件・顧客・顧客担当者は削除されません。同様に、board側で対象の情報を削除してもHubSpotには反映されません。

 

会社とコンタクト、顧客と顧客担当者の関連付けについて

HubSpot上で会社とコンタクトの関連付けを変更した場合や、board上で顧客と顧客担当者の関連付けを変更した場合、これらの変更は相互に反映されません。

 

会社・コンタクトの選択リストについて

boardの顧客編集画面・顧客担当者編集画面などで、HubSpot側に登録されている会社・コンタクトを選択リストから選択できるようになっていますが、この際にはboard・HubSpotどちらのユーザー権限にも関わらず、登録されているすべての会社・コンタクトが選択リストに表示されます。

 

連携済みの案件をコピーした場合の連携状態について

board側で案件をコピーした場合、新たに作成された案件は別案件という扱いになります。そのため、HubSpotと連携済みの案件をコピーした場合は、新しい方の案件は未連携の状態になります。



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