見積書・発注書等の各種書類の印刷・PDF出力

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案件一覧から、各種書類のPDF出力・ダウンロードができます。

対象の案件を選択し、「PDF表示」または「ダウンロード」ボタンから対象の書類を選択してください。

「PDF表示」は新しいタブでPDFを開き、「ダウンロード」はファイル保存ダイアログが表示され、ファイルをダウンロードすることができます。

 

送付状付きで出力

PDF表示またはPDFダウンロード時に、「送付状」のチェックを付けて出力すると、自動的に送付状が生成されます。

複数の案件を選択している場合、相手(顧客・発注先)の担当者ごとに送付状が生成され、送付状の内容も「見積書 ○部」というかたちで選択内容に応じて自動的に挿入されます。

出力の順番も、相手の担当者ごとにソートされて送付状が差し込まれるので、「まとめて出力し、宛先ごとに分けて封筒に入れていく」という作業を簡便に行えます。

 

社印付きで出力

「自社情報設定」で社印の画像が登録されている場合、社印付きで印刷・PDF出力することができます。

社印付きで出力するためには、「捺印権限」を有しているか、捺印権限がないユーザは「捺印申請」により書類が承認済みとなっている必要があります。捺印権限がないユーザが「社印付」で出力しても、書類に社印は表示されません。

捺印申請については「捺印申請」のヘルプをご覧ください。

 

窓付き封筒対応で出力

窓付き封筒対応で出力する場合、初めに上メニューの「設定→機能表示設定」で「窓付き封筒対応」をONにしてください。これにより、上図のように「窓付」のチェックボタンが表示されます。(管理者のみ)

 

「窓付」にチェックを付けて出力すると、顧客の住所などが窓付き封筒に対応した位置に表記されます。なお、窓付き封筒は、一般的によく市販されているサイズに対応していますが、すべての窓付き封筒に対応しているわけではありません。

 

窓の位置・サイズの目安は以下の通りです。

封筒内で紙が動くことを想定して、ある程度余裕を持った位置に印字されますので、数ミリの違いは問題なくご利用頂けます。

 

出力する書類の組み合わせ

書類は見積書・発注書等の単体だけでなく、上図のように「見積書&発注書」といったセットで出力することもできます。

たとえば、見積書を顧客へ提出する際に、その見積もり内容に問題がなく、発注されることを想定して、「見積書&発注書」の組み合わせで出力して一緒に送っておけば、スムーズに書類のやり取りを進めることができます。

 

「PDF表示」と「ダウンロード」の違い

「PDF表示(書類アイコン)」は、新しいタブにPDFを表示します。紙に印刷する場合は、こちらの方が便利です。

「ダウンロード(雲のアイコン)」は、PDFファイルをダウンロードします。

選択した案件が1つの場合は、PDFファイルとしてダウンロードされます。複数案件を選択した場合は、案件ごとにPDFファイルが分かれて生成され、1つのZIPファイルになってダウンロードされます。



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