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見積書・発注書等の各種書類の印刷・PDF出力

この機能を利用可能なユーザ権限
マスタアカウント 管理者 責任者 リーダー 担当者 カスタム権限
設定次第

 

案件一覧から、各種書類のPDF出力・PDFダウンロードすることができます。

対象の案件を選択し、「PDF表示」または「ダウンロード」ボタンから対象の書類を選択してください。

なお、「PDF表示」は新しいタブでPDFを開き、「ダウンロード」はファイル保存ダイアログが表示されファイルをダウンロードすることができます。

 

送付状付きで出力

PDF表示またはPDFダウンロード時に、「送付状」のチェックを付けて出力すると、自動的に送付状が生成されます。

複数案件選択している場合、担当者ごとに送付状が生成され、送付状の内容も「見積書 ○部」という形で選択内容に応じて自動的に挿入されます。

また、出力の順番も、担当者ごとにソートされて送付状が差し込まれるので、まとめて出力しあとは封筒に入れていくだけ、という状態になっています。

 

社印付きで出力

「自社情報設定」で社印の画像が登録されている場合、出力時に社印付きで印刷・PDF出力できるようになります。

社印付きで出力するためには、「捺印権限」を保有しているか、捺印権限がないユーザは「捺印申請」で承認済みとなっている必要があります。

捺印権限がないユーザが「社印付」で出力しても、書類には社印は表示されません。

捺印申請については「捺印申請」のヘルプをご覧ください。

 

窓付き封筒対応で出力

窓付き封筒対応で出力する場合、まずは上メニューの「設定→機能表示設定」にて「窓付き封筒対応」をONにしてください。そうすると、上図のように「窓付」のチェックボタンが表示されます。

「窓付」にチェックを付けて出力すると、顧客の住所などが窓付き封筒に対応した位置に出力されます。

なお、窓付き封筒は、一般的によく市販されているサイズに対応していますが、全ての窓付き封筒に対応しているわけではありません。

 

窓の位置・サイズの目安は以下の通りです。

封筒内で紙が動くことを想定して、ある程度余裕を持った位置に印字されますので、数ミリの違いは問題なくご利用頂けます。

 

出力する書類の組み合わせ

書類は見積書・発注書等の単体だけでなく、上図のように「見積書&発注書」という形でセットで出力することが可能です。

例えば見積書を提出する際、見積もり内容に問題がなく発注を頂けることになった場合、発注書に捺印して頂く必要があります。何度もやり取りしないですむように、「見積書&発注書」の組み合わせで出力し、一緒に送っておけばスムーズに書類のやり取りを進めることができます。

 

「PDF表示」と「ダウンロード」の違い

「PDF表示(プリンタアイコン)」は、新しいタブにPDFを表示します。紙に印刷する場合は、こちらの方が便利です。

「ダウンロード(雲のアイコン)」はPDFファイルをダウンロードします。

選択した案件が1つの場合はPDFファイルとしてダウンロードされます。複数案件選択した場合でも、全て同一の顧客担当者の案件の場合は1つのファイルにまとめられます。

複数案件選択し、顧客担当者が複数ある場合は、担当者ごとのPDFファイルが作成され、複数のPDFファイルが1つのZIPファイルになってダウンロードされます。メールで送りたい場合やファイル共有で送りたい場合にご活用ください。

なお、メール送信する場合は、board上から直接メール送信することも可能です。(詳しくはメール送信機能のヘルプをご覧ください。)



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