見積書や請求書に表示される顧客・発注先・口座・自社情報には、「最新の情報」と「作成時の情報」という概念があります。
当ヘルプでは、その概念と仕組みについて説明します。
書類編集画面とメール・郵送時のPDF
書類編集画面からPDFを出力する場合、その時点のデータの状態が元になります。そのため、書類を発行・送付した後に内容を更新した場合には、送付した内容と書類編集画面から出力したPDFが異なる内容になる可能性があります。
一方、board上からメール・郵送したものは、送付時点の内容がPDFとして保存され、それ以降に書類編集画面で内容を更新しても、送付したデータには反映されません。
この際、送付した内容を確認したい場合は、それぞれの履歴画面から送付したPDFを出力すれば確認することができます。
- メールの送信履歴：上メニューの「書類送付→メール送信履歴」
- 郵送の送信履歴：上メニューの「書類送付→郵送履歴」
案件作成時点のデータ
顧客・発注先・振込口座・自社情報は、発行当時の状態で書類を再出力できるように、案件作成時のデータの状態を保持するようになっています。これにより、「顧客名が変わった」「銀行名が変わった」などの場合にも、過去の案件をその時点の状態で出力することができます。
ただ、内容が間違っていた等の理由で変更を反映したい場合もあります。その場合の対応方法は、「顧客・発注先」「振込口座」「自社情報」で異なります。
顧客情報・発注先情報
書類に表示される顧客情報は、「案件作成時」の情報です。そのため、既存書類の「顧客管理」「発注先管理」を変更したい場合は、「最新化」という操作が必要になります。
詳しくは「案件情報に紐付いた顧客情報を最新化する」「発注情報に紐付いた発注先情報を最新化する」をご覧ください。
口座情報
請求書に表示される振込口座情報も「案件作成時」の情報です。そのため、最新の情報を反映したい場合は、最新化の操作が必要となります。
詳しくは「請求書の振込口座情報を最新化する」をご覧ください。
自社情報
自社情報のみ、顧客・発注先・振込口座とは仕組みが異なります。
自社情報は、デフォルトでは「最新の情報」を出力するようになっています。よって、もしこれを作成時の状態で出力したい場合は、表示を切り替えて出力することになります。
書類編集画面に下図のような設定がありますので、「作成時の情報」を選択し、画面を保存した後にPDF出力すれば、作成時の自社情報が反映されます。
＜自社情報のみ仕組みが異なる理由＞
自社情報が変わるのは、社名が変更されたときや、移転により住所・電話番号等が変わったときだと考えられます。
その場合、書類を再発行するケースとしては、主に以下のような状況が考えられます。
- 古い内容を新しい情報に変更して再発行したい
- 過去に発行した書類を紛失したので、過去の内容で再発行したい
この場合、利用頻度は前者の方が圧倒的に多く、後者は利用頻度が低い上、メール・郵送履歴から送付したPDFを出力することも可能です。
そのため、実務面での利便性を考慮し、デフォルトでは最新の情報を出力するようにして、必要に応じて作成時の情報でも再出力できる仕組みになっています。
送付状について
送付状は送付時に使用する書類であり、古い情報を出力する必要はないため、常に最新の情報を反映して出力されます。
郵送時の窓枠に表示される情報について
窓付き封筒用レイアウトでの出力時および郵送代行時に窓枠に表示される情報も、封筒の宛名・差出人に該当する部分であり、古い情報を出力する必要はないため、常に最新の情報で出力されます。
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