boardヘルプセンター

書類に表示される顧客・発注先・口座・自社情報の「最新」と「作成時」の概念

見積書や請求書に表示される顧客・発注先・口座・自社情報には、「最新の情報」と「作成時の情報」という概念があります。

このヘルプでは、その概念と仕組みを説明致します。

 

書類編集画面とメール・郵送時のPDF

書類編集画面からPDFを出力する操作は、その時点のデータの状態を元にPDF出力します。そのため、発行後に内容を更新した場合には、送付した内容と異なっている可能性があります。

一方、board上からメール・郵送したものは、その時点の内容がPDFとして保存されていて、それ以降は書類編集画面で内容を変更してもそれらには反映はされません。

そのため、実際に送付した内容を確認したい場合は、それぞれの履歴画面から送付したPDFを出力することができます。

メールの送信履歴:上メニューの「メール・郵送→送信履歴」
郵送の送信履歴:上メニューの「メール・郵送→郵送履歴」

 

案件作成時点のデータ

顧客・発注先・振込口座・自社情報は、発行当時の状態で書類を再出力できるように、案件作成時のデータの状態と紐づくようになっています。

それにより「顧客名が変わった」「銀行名が変わった」等の場合にも、過去の案件はその時の状態で出力できるようになっています。

 

ただ、内容が間違っていた等で変更を反映したい場合があります。その場合の対応方法は「顧客・発注先」「振込口座」「自社情報」それぞれで異なります。

 

顧客情報・発注先情報

書類に表示される顧客情報は「案件作成時」の情報です。そのため、「顧客管理」「発注先管理」で変更したい内容を反映したい場合は「最新化」という操作が必要になります。

詳しくは「案件情報に紐付いた顧客情報を最新化する」「発注情報に紐付いた発注先情報を最新化する」をご覧ください。

 

口座情報

請求書に表示される振込口座情報も「案件作成時」の情報ですので、最新の情報を反映したい場合は最新化の操作が必要となります。

詳しくは「請求書の振込口座情報を最新化する」をご覧ください。

 

自社情報

自社情報のみ、顧客・発注先・口座とは仕組みが異なります。

自社情報は、デフォルトでは「最新の情報」を出力するようになっており、作成時の状態で出力したい場合のみ、切り替えて出力できるような仕組みになっています。

 

書類編集画面に下図のような設定がありますので、「作成時の情報」を選択・保存後、PDF出力して頂ければ、作成時の自社情報でPDF出力することができます。

 

<自社情報のみ仕組みが異なる理由>
自社情報が変わるケースは、社名の変更や移転等による住所・電話番号が変わったケースかと思います。

書類を再発行する際、大きく2つのケースがあると考えています。

・内容を変更して再発行する場合は、新しい情報で再発行
・発行したものを紛失等して、再度同じ内容で出力したい場合は、古い情報で再発行

利用頻度は前者の方が圧倒的に多く、後者は利用頻度が非常に低い上、メール・郵送履歴から送付したPDFを出力することもできます。

そのため、実務面での利便性を考え、デフォルトでは最新の情報を出力するようにし、必要に応じて作成時の情報で再出力できるような仕組みになっています。

 

送付状について

送付状は送付時に使用するものですので、古い情報で出力する必要性がないため常に最新の情報で出力されます。

 

郵送時の窓枠に表示される情報について

窓付き封筒用レイアウトでの出力時および郵送代行時に窓枠に表示される情報は、封筒の宛名・差出人に該当する部分ですので、古い情報で出力する必要性がありません。そのため、常に最新の情報で出力されます。



‹‹ 検索条件のリセット

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
一覧に戻る

boardは無料でお試し頂くことができます

boardは見積書・請求書を作成するためだけのシステムではありません。
ベンチャー経営者自らが、自身の業務を最小化しバックオフィス業務・経営管理を最大限自動化することを目指して設計した業務・経営支援システムです。
  • 見積書・請求書・発注書など必要な7種類の書類の自動生成
  • 定期請求・分割請求に対応した自動請求書生成
  • 受注だけでなく発注まで含めて管理可能
  • 月次処理をイメージした一括請求書発行
  • 見込み確度別の売上予測とキャッシュフロー予測
  • 業務忘れを防ぐダッシュボード・未請求通知
その他、多くの業務効率化の工夫が実装されています。