ユーザー管理・ユーザー権限

上メニューの「組織設定→ユーザー管理」では、自社のログインユーザーの登録・変更・削除を行うことができます。

メールアドレス

ユーザー自身のメールアドレスで、必ずメールを受信できるメールアドレスを登録してください。メールアドレスの受信確認のメールが送信され、メール本文内のボタン（リンク）をクリックすると、ユーザー登録が完了し、ログインできるようになります。

また、メールアドレスはboardシステム内で重複が不可となっていますので、他のアカウントで登録されている場合は重複登録できませんのでご注意ください。

ユーザー権限

各権限で利用可能な機能は以下の通りです。

■管理者権限

「マスターアカウントのみ」に限定されている機能以外はすべて利用することができます。

＊マスターアカウントとは、管理者のうち1名が設定されている特別な権限のユーザーです。（デフォルトでは最初にアカウントを作成したユーザー）

マスターアカウントの変更やマスターアカウントのみ操作できる機能については、自社情報設定のヘルプにある「マスターアカウント」欄をご覧ください。

■責任者権限

業務系の機能はほぼ操作可能ですが、一部の設定系機能、損益レポートの利用ができません。

＜利用できない機能＞

• 自社情報設定
• 支社管理
• 休業日設定
• ユーザー管理
• カスタム権限設定
• グループ管理
• 申請フロー設定
• 予算管理
• その他費用管理
• 集計・分析設定
• 機能表示設定
• アドオン
• 書類詳細設定
• 書類デザインエディター
• お支払い関連機能
• 操作履歴
• 郵送チケット購入
• 損益レポート

■リーダー権限

すべての案件情報・発注情報にアクセスできますが、利用できる機能が限定されています。

＜利用可能な機能＞

• 案件管理
• 発注管理
• 顧客管理
• 顧客担当者管理
• 発注先管理
• 発注先担当者管理

■担当者権限

一部の業務系機能のみ利用可能です。また、自分自身が登録した情報、または自分自身が担当者に設定されている情報のみ参照できます。

＜利用可能な機能＞

• 案件管理
• 発注管理
• 顧客担当者登録
• 発注先担当者登録

カスタム権限

有料アドオンの「カスタム権限」機能を使うと、権限定義を自分で作ることができるようになります。詳しくは、カスタム権限のヘルプをご覧ください。

ロック権限

ロックに関する権限として、「ロック権限」「ロック時ステータス変更権限」があります。詳しくは、ロック機能のヘルプをご覧ください。

＊この設定は、ロック権限を所有しているユーザーまたはマスターアカウントのみに表示されます。権限を所有していないユーザーには、管理者であっても表示されません。

銀行振込権限

銀行振込に関する権限として、「銀行振込権限」があります。詳しくは、全銀協仕様の総合振込データ（FBデータ）出力のヘルプをご覧ください。

＊この設定は、銀行振込権限を所有しているユーザーまたはマスターアカウントのみに表示されます。権限を所有していないユーザーには、管理者であっても表示されません。

お問い合わせ担当

当設定がONの方のみ、サポートへお問い合わせいただくことができます。

社内の誰でもお問い合わせ可能な状況では、以下のような問題が発生する可能性があるため、boardでは、社内全体の運用ルールをある程度把握している方に、「お問い合わせ担当」の権限を付与することを推奨しています。各事例を参照の上、適切な設定を行ってください。

• 社内でboardの運用ルールや設定の方針等が十分に共有されないまま、様々な立場の方から別々にお問い合わせをいただく中で、それぞれ異なる設定にしようとしているケース

• 管理者以外の方からいただいたお問い合わせが、管理者の意図とは異なる目的に基づいていると考えられるケース

• 社内の運用ルールに依存する質問のため、サポートチームでは回答ができない（本来は社内の管理者にご相談いただく）ケース

なお、ユーザー権限がリーダー・担当者権限の場合は、「お問い合わせ担当」に設定することはできません。

また、センシティブな内容等のお問い合わせにお使いいただく「社内に非公開」機能は、管理者権限のユーザーのみ利用可能です。

＊この設定は、「お問い合わせ担当」に設定されているユーザーまたはマスターアカウントのみ変更可能です。権限を所有していない場合は、管理者であっても変更することはできません。

捺印権限

捺印権限を所有しているユーザーは、捺印申請なしで、見積書・請求書等の出力の際に捺印済の状態（社印付きの状態）で出力することができます。

捺印権限がないユーザーは、捺印申請をして承認されると初めて社印付きの状態で書類を出力できるようになります。

捺印権限は、管理者または責任者権限のユーザーに付与することができます。そのため、「管理者権限でも捺印権限がないユーザー」や「責任者権限でも捺印権限があるユーザー」などの組み合わせが可能です。

＊この設定は、捺印権限を所有しているユーザーまたはマスターアカウントのみに表示されます。権限を所有していないユーザーには、管理者であっても表示されません。

ユーザー追加時のフロー

ユーザーを追加すると、登録したメールアドレスに確認メールが届きます。メール本文内の「招待を受けて会員登録する」をクリックし、パスワードを登録すれば完了です。

ユーザーのログイン制限

自社アカウント内のユーザーを一時的に「無効」にしてログインできないように制限が設定出来ます。ユーザーを削除するのではなく、一時的にログインを制限したい場合などにお使いください。

ユーザーの編集画面にて、有効 / 無効の設定ができるようになっており、OFFにして登録すると、該当のユーザーはログインできなくなります。また、ログイン中の場合は強制的にログアウトされます。

ユーザーの削除方法

ユーザーの削除方法には「簡易削除」と「完全削除」の2種類があります。

共通仕様

どちらの削除方法でも、以下の点は共通です。

• 元に戻すこと（削除の取り消し、復活させること）はできません。
• 課金対象ユーザーから外れます。
• ログインできなくなります。

簡易削除

• 案件や発注の「担当者」として選択されている情報や検索条件の選択リストには残ります。これにより、削除済みのユーザーで集計・検索等が可能になります。
  • 検索条件の選択リスト内では「氏名(削除ユーザー)」という形式で表記されます。
  • 簡易削除すると、自動的に並び順がその時点の一番下に移動するようになっていますが、その後、ユーザー一覧上で並び替えることも可能ですので、必ずしも一番下に固定表示されるわけではありません。
• このユーザーを、新規案件の担当者に選択したり、既存案件の更新時に新たに担当者として選択することはできません。
• ユーザー一覧にも削除済みユーザーとして残ります（デフォルトは非表示で検索条件で表示）。
• 同じメールアドレスを使って再登録はできません。同じメールアドレスを使用して再登録したい場合は「完全削除」をする必要があります。

完全削除

• すべての選択リストにおいて表示されなくなり、案件や発注の担当者は「空欄」になります。
• 「簡易削除」は2024年2月にリリースした機能で、それ以前の削除機能は「完全削除」に該当します。

完全削除時の影響についてはFAQ「ユーザーを削除すると、どのような影響がありますか？」をご覧ください。

簡易削除と完全削除の使い分け

いずれの方式であっても、削除したユーザーを新たに案件や書類等の担当者に設定することはできません。しかし、登録済みの既存データへの影響が異なります。

簡易削除の場合、過去に担当していた人を確認できたり、退職した人の担当案件を検索できる等のメリットがあります。一方で、退職した人の名前が残り続けることにもなります。そのため、基本的には「退職等した人の名前を残すかどうか」という各社の運用ルール次第になるかと考えられます。

無効と簡易削除の使い分け

ユーザー情報の項目に「有効」という項目があり、これがOFFの場合はログインができなくなります。簡易削除の場合、一度簡易削除したユーザーを元に戻すことはできませんが、無効にしたユーザーはいつでも有効に戻すことができます。一方で、「無効」の場合であっても課金対象のユーザー数にはカウントされます。

そのため「無効」は一時的にログイン制限をかけたい場合（後ほど有効に戻す予定の場合）などにお使いください。

マスターアカウントの削除

最初にboardに登録したユーザーがマスターアカウントになっています。

マスターアカウントは削除することができませんので、マスターアカウントのユーザーを削除したい場合は、「設定→自社情報設定」で、マスターアカウントを他の管理者権限のユーザーに変更してから削除してください。

マスターアカウントの変更については「自社情報設定」をご覧ください。