ヘルプ：boardを長期的に運用するためのコツ

boardヘルプセンター

boardをスムーズに運用するためには、長期的な利用を想定してデータを登録することが重要です。この記事では、スムーズな運用に役立つコツを紹介します。

長期的にboardをご利用いただくにあたっては、システム側で想定している本来の使い方に合わせた運用を行うことがポイントになりますので、その点を中心に解説します。

本来の用途とは異なる使い方をしない

boardの機能について、原則として、本来の用途と異なる使い方をすることは推奨いたしません。その上で、もし本来とは異なる使い方をする場合は、ヘルプ「本来の用途とは異なる使い方をしても支障はないですか？」に記載の内容をあらかじめご了承ください。

もし、機能本来の用途がわからない場合には、お気軽にお問い合わせ窓口までご連絡ください。

「1つの会社」は「1つの顧客」として登録し、重複登録を避ける

boardでは、「顧客」は「1つの会社」を想定してシステムが設計されています。

ただし、現実には「同名の別会社」が存在するケースもあるため、同じ会社名を持つ顧客を重複登録することも可能です。顧客登録の際に、同じ会社名の顧客がすでに登録済みの場合にはアラートが表示されますが、重複登録自体は可能になっています。

このような前提のため、別々の「顧客」として登録した会社は、それぞれの顧客は関連のない別々の会社として扱われ、案件一覧画面などの選択リストや売上分析の集計結果でも別々になります。もし同じ会社を複数の顧客として分けて登録してしまうと、選択リストや売上集計が分かれてしまい、運用に支障があります。

また、同じ会社が重複登録されていた場合、社名や住所変更の際に片方の顧客情報のみ更新され、もう一方には古い情報が残ってしまうというケースも考えられます。この場合には、古い顧客情報が設定されている案件では、書類上に最新の顧客情報を反映することができません。その他にも、同名の会社が複数存在することを把握していないユーザーの方が操作した際に混乱を招くといったケースも考えられます。

これらの理由から、1つの会社は1つの顧客として登録してください。もし意図せず重複登録してしまった場合には、ヘルプ「同じ顧客を重複して登録してしまいましたが、1つにまとめることはできますか？」を参考に顧客を1つにまとめることをご検討ください。

案件区分やタグを大量に登録しない

案件区分やタグは、いずれも登録件数の上限はありませんが、基本的には数十件〜多くても数百件程度の登録を想定した仕組みになっています。そのため、大量に登録すると、使い勝手が落ちる可能性がありますのでご注意ください。

案件区分やタグは、「複数の案件に共通する内容」を登録する目的で使うため、通常は際限なく増えることはないと考えられますが、1つの案件のみで使う情報を登録するような使い方をした場合には、運用期間が長くなるにつれて案件区分やタグが増加してしまうことも考えられます。もし1つの案件に固有の情報を登録する場合には、案件編集画面の「管理番号」や「社内メモ」を使う方法もご検討ください。

定期的にマスター情報の棚卸しをする

すでに使われていないマスター情報（顧客、振込口座、支払条件、案件区分など）が残っていると、現時点では使われていないものを誤って選択してしまったり、不要な情報が画面上の選択リストに表示されて使い勝手が落ちるケースが考えられます。

定期的にマスター情報を見直し、使われていないものはアーカイブすることもご検討ください。

アーカイブされた項目は、データ自体はシステム上に残りますが、一覧画面や、画面上の選択リストには表示されなくなります。たとえば、「顧客」の場合には、顧客一覧画面で「アーカイブ」のボタンを押すことでアーカイブできます。アーカイブ済みの顧客は、デフォルトでは顧客一覧画面では非表示になり、案件登録画面などの選択リストでも非表示になります。また、一度アーカイブしたものを後からアーカイブ解除し、もとに戻すことも可能です。その他のマスター情報も、アーカイブに対応しているものであれば同様の手順で操作できます。

＊一部のマスター情報はアーカイブに対応していないものもあります。その場合には、不要なものを「アーカイブ」ではなく「削除」する方法も考えられますが、一度削除したものは元に戻せませんので削除の操作にあたっては十分ご注意ください。