請求漏れが発生する原因と防止するための記憶に頼らない業務フロー・管理のコツ

請求書を発行し忘れてしまうと、せっかく仕事をしたのに入金されないといったことになりかねません。

顧客の経理側で支払予定を管理している場合は、請求書の発行を忘れている旨を連絡してくれることもありますが、双方が忘れていると、最悪の場合、請求漏れにつながってしまいます。

そこで今回は、請求書の作成・発行漏れを防止するためのポイントを紹介したいと思います。

 

請求漏れが発生する要因

請求漏れが発生する原因はいくつかあります。

たとえば、
・そもそも請求書を作成し忘れていた
・請求書は作成したが、送るのを忘れていた
・印刷はしたが、郵送し忘れていた
・PDFに保存したがメールで送り忘れていた

など、作成から発行までの間の各ポイントで作業漏れが発生する可能性があります。

「注意する」だとどうしてもミスは発生してしまいますので、これを効率的に、かつ、確実に管理するためには、仕組み化していく必要があります。

 

エクセルで発行対象や発行済みを管理する

すぐにできる方法として、エクセルで一覧を作成し、
・案件名
・請求日
・請求書の発行ステータス
などを管理できるようにする方法があります。

この一覧に従って、月末などに請求書を作成し、メール・郵送したら「請求済」ステータスに変更することで、作成・発行の管理を行うことができるようになります。

 

エクセルで管理するというのは、もっとも手軽ですので、請求書の発行管理に課題を感じたら、多くの方がまず初めに試してみる方法ではないでしょうか。

エクセルによる管理は、1ヶ月あたりの請求書発行数が数枚程度と少ない場合は問題なく運用できると思います。しかし、件数が増えてくると、だんだんと管理が手間になり、抜け漏れが発生しやすくなってきてしまいます。

また、エクセル管理の場合、一覧と請求書の両方に情報が分かれる形になりますので、たとえば、請求日が変更になった場合に、一覧と請求書の両方を修正する必要があるなどの二重管理が問題になり、どちらかの変更を忘れるなど、新たなミスの発生箇所にもなってしまいます。

そのため、件数が少ない場合はこれでも問題はなさそうですが、件数が増えてくると、どうしてもミスが多くなってしまう方法です。

参考:エクセルテンプレートを使った請求書作成・売上管理から卒業しよう!〜エクセル請求書の課題

 

請求書作成ツールを利用する

最近だと、請求書作成のクラウドサービスは数多くあり、これを活用するのも1つの方法です。

多くの請求書作成サービスは、直接メールを送信できたり、郵送代行があったりするので、「送るのを忘れていた」などのメール・郵送関連の漏れはかなり防止することができます。

ただ、ほとんどの請求書作成ツールは、「請求書を新規で作成する」「見積書をコピーして請求書作成する」という形で、「請求書を作成する」というアクションが必要になるため、「今月○○の案件の請求書を作成しないといけないのを忘れていた」という点については予防することができません。

 

そこで、クラウド型業務・経営管理システム「board」では、請求書の作成・発行(メール・郵送)はもちろん、上記のような請求漏れの原因となる課題に対して対策が練られています。

請求書の"作成"忘れを防止

 

そもそも請求書を作成し忘れてしまうと何も始まりません。そこでboardでは、見積書を登録する(受注を登録する)と、自動的に同じ内容の明細を持った請求書が自動生成されるようになっており、「請求書を作成する」というアクション自体が不要な仕組みになっています。

これにより、「請求書を作成し忘れた」を防ぐことができます。

発行が必要な請求書がひと目でわかる

請求書の生成と同時に、その請求書のステータス(未請求・請求済みなど)管理ができるようになるため、請求一覧で、ステータスの状況を俯瞰することができます。

 

「見積書を作成したタイミングで自動的に請求書が作成されたら、まだ受注していなかったり失注したものも表示されてしまうのでは?」という疑問があるかもしれませんが、boardでは、見積書や請求書を1つの案件としてグルーピングして管理しており、その案件単位で受注済みかどうかを管理できるようになっています。

そのため請求一覧では、「受注済みの案件の請求書」のみが表示されるため、発行が必要な請求書のみが表示されています。また、請求一覧では、未請求が色分けして表示されているため、ひと目でわかるようになっています。

メール・郵送したら自動的にステータス変更

board上から直接メールを送ることができたり、郵送代行機能を使って郵送することができます。board上からメール・郵送すると、自動的に「請求済」に変更されるので、「送ったのにステータス変更し忘れていて、後日再度送ってしまった」というようなことも防止できます。

請求書発行漏れアラート

月末月初は他の業務も忙しくバタバタしがちです。そういう時はどうしても忘れてしまうこともあります。そこで、忘れていることに気づける仕組みも用意しています。

・ダッシュボードに未請求件数を表示
・未請求アラート(指定のタイミングまでに請求済になっていなかったらメール・Slack・Chatworkへ通知)

 

 

上記のように「請求漏れに気づく仕組み」がありますので、記憶に頼らない確実な請求書発行管理ができます。

 

請求書の発行漏れは、人間が作業する以上、どうしても漏れてしまう可能性をゼロにはできません。そのため、できる限り記憶に頼らない仕組みの構築が必要になってきます。boardは「記憶に頼らない」という思想のもと上記のような機能が用意されていますので、「気にすること」から開放することができます。

 

どのタイミングからシステムを導入するべきか

「まだ件数が少なくてエクセル管理で間に合っているので、システムの導入はもう少し後にしようと思っている」というお話を聞くことがあります。

たしかに現時点では問題ないかもしれませんが、事業が成長してくれば、請求書の発行枚数も増えてきます。また、より本業に集中したいという思いが強くなってくることも多いです。

そういった状況になってからシステム導入を検討すると、十分な時間をかけることができず、システム導入に失敗してしまうケースも見受けられます。

 

業務システムを導入して、うまく効率化するためには、

・自社の業務に合っているシステムを選ぶこと
・従来の運用の踏襲ではなくシステムに合わせて業務を整理すること

がとても重要になってきます。

 

システム選定の過程で、システムに合わせて業務を整理しながら導入することが、業務効率化の効果を得る大事なポイントです。

そのため、件数が多くなってからよりも、まだ余裕がある段階で、将来を見据えてシステムを導入し、それを前提とした業務の整理をしておくことをお勧め致します。

 

請求書作成ソフト導入に向けての検証と進め方のポイント」も合わせてご覧ください。

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