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請求漏れが発生する原因と防止するための記憶に頼らない業務フロー・管理のコツ

請求書を発行し忘れてしまうと、せっかく仕事をしたのに入金されません。

顧客の経理側で支払予定を管理している場合は、請求書の発行を忘れている旨を連絡してくれたりしますが、双方が忘れていると、最悪請求漏れにつながってしまいます。

そこで、請求書の作成・発行漏れを防止するためのポイントを紹介したいと思います。

請求漏れが発生する原因

請求漏れが発生する原因はいくつかあります。
例えば、
・そもそも請求書を作成し忘れていた
・請求書は作成したが、送るのを忘れていた
・印刷はしたが、郵送し忘れていた
・PDFに保存したがメールで送り忘れていた

など、作成から発行までの間の各ポイントで作業漏れが発生する可能性があります。

「注意する」だとどうしてもミスは発生しますので、これを効率的に、かつ、確実に管理するため、仕組み化していく必要があります。


エクセルでステータスを管理する

すぐにできる方法として、エクセルで一覧を作成し、
・案件名
・請求日
・請求書の発行ステータス
などを管理できるようにする方法があります。

この一覧にそって、月末などに、請求書を作成し、メール・郵送したら、「請求済」というステータスに変更することで、作成・発行の管理を行うことができるようになります。

しかし、この方法だと、請求日が変更になった場合に、一覧と請求書の両方を修正する必要があるなどの二重管理が問題になり、どちらかの変更忘れなど、新たなミスの発生箇所にもなってしまいます。

そのため、件数が少ない場合はこれでも問題はなさそうですが、件数が増えてくると、どうしても運用負荷が高くなってしまう方法です。


請求書作成ツールを利用する

最近だと、請求書作成のクラウドサービスは数多くあり、これを活用するのも一つの方法です。

多くの請求書作成サービスは、直接メールを送信できたり、郵送代行があったりするので、「送るのを忘れていた」などのメール・郵送関連の漏れはかなり防止することができます。

ただ、ほとんどの請求書作成ツールは、「請求書を新規で作成する」「見積書をコピーして請求書作成する」という形で、「請求書を作成する」というアクションが必要になるため、「今月○○の案件の請求書を作成しないといけないのを忘れていた」という点については予防することができません。


請求書作成漏れ防止の仕組みがあるシステムを活用する

クラウド型業務・経営管理システム「board」では、請求書の作成・発行(メール・郵送)はもちろん、上記のような請求漏れの原因となる課題に対して対策が練られています。

請求書の"作成"忘れを防止


そもそも請求書を作成し忘れてしまうと何も始まりません。
そこでboardは、見積書を登録すると、自動的に同じ内容の明細を持った請求書が自動生成されるようになっており、「請求書を作成する」というアクション自体が不要になっています。

発行が必要な請求書がひと目でわかる


請求書の生成と同時に、その請求書のステータス(未請求・請求済みなど)管理ができるようになるため、請求一覧で、ステータスの状況を俯瞰することができます。

「見積書を作成したタイミングで自動的に請求書が作成されたら、まだ受注していなかったり失注したものも表示されてしまうのでは?」という疑問があるかもしれませんが、boardでは、見積書や請求書を1つの案件としてグルーピングして管理しており、その案件単位で受注済みかどうかを管理できるようになっています。

そのため請求一覧では、「受注済みの案件の請求書」のみが表示されるため、純粋に発行が必要な請求書のみが表示されています。

また、請求一覧では、未請求が色分けして表示されているため、ひと目でわかるようになっています。

メール・郵送したら自動的にステータス変更

board上から直接メールを送ることができたり、郵送代行機能を使って郵送することができます。
そうすると、自動的に「請求済ステータス」に変更されるので、「送ったのにステータス変更し忘れていて、後日再度送ってしまった」というようなことも防止できます。

請求書発行漏れアラート

月末月初は他の業務も忙しくバタバタしがちです。そういう時はどうしても忘れてしまうこともあります。そこで、忘れていることに気づける仕組みも用意しています。
・請求日までに請求済みになっていないとメールでお知らせ
・ダッシュボードに未請求件数を表示



このように、「気づく仕組み」があり、記憶に頼らない確実な請求書発行業務を行うことができます。

請求書の発行漏れは、人間が作業する以上、どうしても漏れてしまう可能性はゼロにはできません。
そのため、出来る限り仕組み化し、記憶に頼らない仕組みの構築が必要になってきます。boardは「記憶に頼らない」という思想のもと設計されていれため、boardにログインすればTODOがわかるようになっており、「気にすること」から開放することができます。

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