定期支払における見積依頼書・発注書の登録と他の書類への自動反映

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一括支払における見積依頼書・発注書の登録と他の書類への自動反映」にある通り、boardでは見積依頼書・発注書に入力した内容を自動的に検収書・支払通知書などの他の書類に反映することができます。

*基本的な機能・仕組みについては上記ヘルプをご覧ください。

 

その上で、定期支払ではこの反映方法が2パターンあり、見積依頼書・発注書の金額を「支払回数分の合計」とするか、「1回分」とするかを選択できます。以下では、それらの方法について具体的に説明します。

*仕組み上は見積依頼書からも金額を反映することができるようになっていますが、通常、見積依頼書に金額は入力しないと考えられるため、以下では発注書から反映する方法について説明します。

 

定期支払における保存オプションのデフォルト

定期支払では、デフォルトの発注書の保存オプションは「発注書単体で保存」になっています。これにより、発注書を保存してもその内容は検収書・支払通知書には反映されません。

そのため、発注書の明細を検収書・支払通知書に反映したい場合は、保存ボタンの隣にある保存オプションで「明細を他の書類に反映」を選択して保存してください。

 

以下、保存オプションを「明細を他の書類に反映」とした場合の挙動について解説します。

 

「支払回数分の合計」の発注書を登録

「請求期間が12ヶ月で、毎月5万円の請求」の契約について、発注書の金額を「支払回数分の合計」(60万円)とする場合は、以下のように登録します。

 

まず、発注書の書類編集画面上部の項目「発注書の入力方式」で「支払回数分の合計」を選択してください。

その後、下図のように「数量」に請求期間、「単価」に1ヶ月分の請求金額を入力します。

 

この状態で「明細を他の書類に反映」を選択して保存すると、反映先の書類では自動的に支払回数で分割された数量が入ります。このケースでは、発注書の数量「12」に対して、支払通知書の数量は「1」になります。

 

また、このとき自動的に「2020年08月請求分」という文言が明細に挿入されます。この詳細については、後述の「自動挿入メッセージ」欄をご覧ください。

 

【注意事項】数量には請求期間で割り切れる数を入力してください。割り切れない数字が入っている場合は正しく分割されず、発注書と支払通知書の金額が一致しない状態になります。

 

「1回分」の発注書を登録

「請求期間が12ヶ月で、毎月5万円の請求」の契約について、発注書の金額を「1回分の金額」(5万円)とする場合は、以下のように登録します。

下図のように、「発注書の入力方式」で「1回分」を選択し、発注書には支払い1回分の数量・単価を入力します。

 

この状態で「明細を他の書類に反映」を選択して保存すると、発注書の数量・単価がそのまま各月の支払通知書に反映されます。

*反映後の支払通知書は、「支払回数分の合計」の場合と同じ内容になります。

 

上記の仕組みを活用することで、発注書の作成から支払通知書への反映までを1回の操作で完了することができます。

 

「支払回数分の合計」「1回分」のデフォルトを変更する

入力方式のデフォルトは「1回分」ですが、この設定をユーザごとに変更することができます。

デフォルト設定については「デフォルト設定(印刷設定・金額表示等)」のヘルプをご覧ください。

 

自動挿入メッセージ年月

定期支払では、発注書の書類編集画面上部に「自動挿入メッセージ年月」という設定があります。この設定では、発注書の明細を他の書類へ反映した際に自動的に挿入される「2020年08月請求分」という文言の内容を変更できます。

 

この設定は「請求月」「請求月の翌月」「請求月の前月」から選択できます。たとえば請求日が2020年8月31日に対応する支払通知書の場合、それぞれ以下のようになります。

請求月:2020年08月請求分
請求月の翌月:2020年09月請求分
請求月の前月:2020年07月請求分

*もし2ヶ月以上のずれがある場合は、差込タグの機能をご利用ください。

書類の摘要・見出し行で利用可能な差込タグ

 

*「○年○月請求分」という文言は、書類詳細設定の「定期支払メッセージ」で変更可能なため、実際には各アカウントの設定によって文言が異なる可能性があります。その場合は、上記の例と異なる部分を読み替えてください。

 

自動挿入メッセージは、支払い内容が「何月分の請求に対する支払いか」を示すための文言です。その前提で、適切な「自動挿入メッセージ年月」を選択してください。

なお、自動挿入メッセージは、「発注書から他の書類へ反映」の操作を行った時点で自動的に挿入される文言です。この設定部分だけを単体で変更しても、すでに反映済みの内容は変わりませんので、ご注意ください。



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