見積書・請求書等の書類で英語・外貨を使用する

この機能を利用可能なユーザー権限
操作 マスターアカウント 管理者 責任者 リーダー 担当者 カスタム権限
アドオンの有効・無効 × × × × 設定次第
設定変更 × × × 設定次第
案件・発注登録 設定次第
      

 

英語・外貨機能を使うと、見積書や請求書などの書類を、英語表記や外貨を用いて作成できるようになります。

 

英語・外貨機能は、有料アドオン(月額300円・税抜)です。アドオンは、上メニューの「設定→アドオン」から有効にすることができます。(マスターアカウントのみ

 

アドオンの料金は月額利用料に加算されるので、有効にしたタイミングから次回決済日の前日までは無料でお試し頂けます。

 

英語・外貨機能の概要

英語・外貨アドオンを有効にすると、以下の機能が利用できるようになります。

  • 案件・発注ごとに、書類の言語(日本語・英語)を選択
  • 案件・発注ごとに、書類の通貨(日本円・米ドル・ユーロ・英ポンド・中国元・香港ドル・ニュー台湾ドル・韓国ウォン・シンガポールドル・オーストラリアドル・インドネシアルピア・タイバーツ・カナダドル)を選択
  • 案件・発注・請求ごとに為替レートを指定でき、そのレートで日本円に換算し、board内の分析機能で集計
  • 為替レートは、朝の時点のレートを自動的にセットしたり、任意の内容を指定したりすることも可能
  • 社内運用上、固定レートが決まっている場合は、固定レートを指定することも可能
  • 書類詳細設定・書類デザインエディターなどの書類PDFの設定は、日本語用と英語用でそれぞれ設定可能

 

英語・外貨機能をご利用頂くための準備(アドオン有効後)

英語・外貨機能をお使い頂くにあたり、以下の設定が必要です。ご利用の前に設定してください。

*管理者権限のユーザーのみ変更できる設定もあります。もしメニューが表示されていない場合は、管理者にご依頼ください。

<英語表記>

以下のマスター情報に英語表記を追加してください。

  • 自社の会社名・住所の英語表記(上メニューの組織設定→自社情報設定)
  • 銀行口座の英語表記(上メニューの組織設定→振込口座管理)
  • 必要に応じてSignature画像の登録(上メニューの組織設定→自社情報設定)
  • 自身のユーザー名の英語表記(上メニューのアカウント→個人設定)
  • 顧客・発注先の会社名・住所(左メニューの顧客管理→顧客一覧、発注先管理→発注先一覧)
  • 顧客担当者・発注先担当者の氏名・敬称・肩書・部署(左メニューの顧客管理→担当者一覧、発注先管理→発注先担当者一覧)

 

英語・外貨アドオンを有効にすると、英語表記が必要な各画面に英語表記用の項目が追加されます。デフォルトでは閉じていますが、「英語設定」の部分をクリックすると下図のように開きます。


<英語用の書類設定>

英語用の書類設定画面は、日本語用の画面とは別に用意されています。以下の設定可能な内容を確認して、必要に応じて変更してください。

  • 上メニュー「設定→書類詳細設定」
  • 上メニュー「設定→書類デザインエディター」

 

書類詳細設定、書類デザインエディターともに、デフォルトでは日本語の設定が表示されます。日本語と英語の切り替えは下図の赤枠部分で行ってください。

 

<英語用の支払条件>

支払条件は、日本語と英語では異なる場合が多いと想定されることから、日本語表記と英語表記を切り替えるのではなく、それぞれ登録して頂くようにしています。

支払条件名は任意に付けられますので、英語表記で支払条件を登録し、案件・発注の登録時にそれを選択するようにしてください。

  

言語を設定する

言語(日本語・英語)は、案件・発注ごとに設定することができます。英語・外貨アドオンを有効にしていると、案件編集画面・発注編集画面の「その他設定」欄に、下図のような言語を選択する欄が表示されます。

この案件の書類を英語で作成したい場合は「英語」を選択してください。

  

英語表記未設定の場合

言語設定を「英語」にした状態で、上記の英語表記の登録をしていない場合、書類画面やPDFでは、会社名や住所などの未設定部分が空欄で表示されます。また、その場合は書類編集画面でアラートが表示されます。

 

外貨と為替レート

通貨は、日本円・米ドル・ユーロ・英ポンド・中国元・香港ドル・ニュー台湾ドル・韓国ウォン・シンガポールドル・オーストラリアドル・インドネシアルピア・タイバーツ・カナダドルから選択することができます。

日本円以外を選択した場合、為替レート欄が表示され、自動的に為替レートがセットされます。この数字は日次で取得した為替レートを元にしています。

為替レートは、board上での集計機能用に外貨を日本円に換算するために使用されます。為替レートを厳密に会計基準に合わせたい場合は、ユーザーが所属する会社の規定に合わせて、レートを変更してください。もし厳密に会計基準に合わせる必要はなく、boardでの売上は目安で良いという場合は、このままお使いください。

 

固定レートの設定

社内の運用ルールとして、固定の為替レートがある場合は、これを設定することも可能です。

固定レートは、上メニューの「設定→為替レート設定」から登録できます。固定レートが設定されていると、前述の案件編集画面・発注編集画面で通貨を選択した際に、最新のレートではなく、固定レートがセットされます。

 

請求書ごとの為替レート

定期請求や分割請求の場合、1つの案件に複数の請求があり、案件ごとではなく、請求ごとに為替レートを設定したいことがあります。そのようなときは、請求書編集画面の下部にある「英語・外貨設定」で請求書ごとの為替レートを設定することができます。

新規案件の登録時に、その時点の為替レートを案件情報にセットすることで、仮のレートで売上の見込みを把握できるようになり、実際にレートが確定した際に、該当の月の為替レートを変更することで、より正確な売上を把握するという使い方が可能です。

 

各種一覧上での日本円換算金額の表示

案件一覧・請求一覧・発注一覧等の各種一覧上に表示される金額は、入力した通貨で表示されますが、「検索結果表示設定」で日本円に換算した金額を表示させることも可能です。

「検索結果表示設定」は、検索結果の右上にあるボタン(下図赤枠)から設定することができます。

一覧のスクリーンショット。項目行の右端にある検索結果表示設定ボタンから設定できます。

 

下図赤枠の「JPY換算」の部分が日本円換算金額の項目です。

検索結果表示設定ダイアログのスクリーンショット。JPY換算と表示されている項目を選択します。

 

なお、案件一覧の原価・粗利・粗利率は、通貨が混在する可能性があるため、日本円に換算した金額で集計されます。

 

メール送信機能・郵送機能

boardのメール送信機能で英語の書類を送信した場合、ダウンロード画面も英語化されます。

郵送代行では、英語の書類を郵送することはできません(宛先が国外・国内どちらの場合も不可)。英語の書類を郵送する場合には、ご自身で印刷してご郵送ください。

 

Signature欄・Signature画像・社印

英語書類用のSignature画像を登録するかどうかによって、書類の表示が変わります。
*Signature画像は、自社情報設定で登録できます。

<Signature画像が未登録の登場合>

書類の右下に、「Signature欄(サインを記入する欄)」が表示されます。また、PDF出力時に「社印」のチェックボックスにチェックを付けて出力すると、日本語書類と同じ社印が表示されます。

これらの表示が不要な場合は、英語の書類詳細設定にある「Signature欄」と「社印表示」でOFFにすることができます。

 

<Signature画像が登録済みの場合>

Signature画像が登録されている場合は、社印の代わりにSignature画像が表示されます。
英語書類のPDF出力時に「社印」のチェックボックスにチェックを付けて出力すると、日本語書類に社印を表示するときと同様にSignature画像が表示されます。

なお、Signature画像が登録済みの場合は、Signature欄・社印は表示されなくなります。 



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