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見積書・請求書等の書類で英語・外貨を使用する

英語・外貨機能を使うと、見積書や請求書などの各種書類の英語対応や外貨での入力ができるようになります。

 

英語・外貨機能は、有料アドオン(月額324円)です。
*現在はベータ期間中につき無料でお使い頂けます

アドオンは、上部メニューの「設定→アドオン」にて有効にすることができます。(マスタアカウントのみ)

 

アドオンの料金は月額利用料に加算される形のため、有効にしたタイミングから次回月額課金日までの間は無料でお試しできます。

 

英語・外貨機能の概要

英語・外貨アドオンを有効にすると以下の機能が利用できるようになります。

・案件、発注ごとに、書類の言語(日本語・英語)を選択
・案件、発注ごとに、書類の通貨(日本円、米ドル、ユーロ、英ポンド、中国元、香港ドル、ニュー台湾ドル、韓国ウォン、シンガポールドル)を選択
・案件、発注、請求ごとに為替レートを指定でき、そのレートで日本円に換算し、board内の分析機能で集計
・為替レートは、自動的にセットされる前日のレート、または任意に指定も可能
・社内運用上、固定レートが決まっている場合は、固定レートを指定も可能
・書類詳細設定、書類デザインエディタなどの書類PDFの設定は、日本語用と英語用に別に設定可能

 

英語・外貨機能をご利用頂くための準備(アドオン有効後)

英語・外貨機能をお使い頂くにあたり、以下の設定が必要ですので、ご利用前に設定してください。

*管理者権限のユーザのみ利用できる設定もあります。メニューが表示されていない場合は、管理者にご依頼ください。

<英語表記>
以下のマスタ情報に英語表記を追加してください。
・自社の会社名・住所・銀行口座の英語表記(上メニューの設定→自社情報設定)

・自身のユーザ名の英語表記(上メニューの氏名表記の箇所→個人設定)

・顧客・発注先の会社名・住所(左メニューの顧客管理→顧客一覧、発注先管理→発注先一覧)

・顧客担当者・発注先担当者の氏名・敬称・肩書・部署(左メニューの顧客管理→担当者一覧、発注先管理→発注先担当者一覧)

英語・外貨アドオンを有効にしていると、英語表記が必要な各画面にて、以下のような英語表記用の項目が追加されています。(デフォルでは閉じているので、「英語表記」部分をクリックすると下記のように開きます)


<英語用の書類設定>
英語用の書類関連の設定は日本語と別に用意されています。以下の設定の内容を確認して、必要に応じて変更してください。
・上メニュー「設定→書類デザインエディタ」
*日本語と英語で別デザインにすることも可能です

・上メニュー「設定→書類詳細設定」
*「摘要(Description)」などの項目名も変更できるようになっています
*「英語の場合のみ宛名の下に住所を表示」「英語の場合は件名を表示しない」など各項目ごとに表示ON/OFFができるようになっていますので、ニーズに合わせてご調整ください

 

書類詳細設定・書類デザインエディタともに、デフォルでは日本語の設定が表示されます。日本語と英語の切り替えは下記の赤枠部分で行ってください。

 

<英語用の支払条件>
支払条件は、日本語と英語では別条件であることが多いと思われるため、「英語表記」という形ではなく、それぞれ別に登録して頂く仕組みです。

支払条件名は任意に付けることができますので、英語表記の支払条件を登録し、案件・発注登録時に、それを選択するようにしてください。

 

 

英語表記未設定の場合

事前準備として、前述の英語表記の登録をしていない場合、書類画面やPDFでは、会社名や住所などのみ設定部分は空欄で表示されます。
また、英語表記が未設定の場合は、下記のように書類編集画面でアラートが表示されます。


 

 

言語を設定する

言語(日本語・英語)は、案件・発注ごとに設定することができます。
英語・外貨アドオンを有効にしていると、案件編集画面・発注編集画面の「その他設定」に、下図のように、言語を選択する欄が表示されます。

この案件の書類を英語で作成したい場合は「英語」を選択してください。なお、PDFの書類は英語になりますが、書類編集画面上の項目名などは、入力しやすいように日本語のままです。

 

 

外貨と為替レート

通貨は、日本円・米ドル・ユーロ・英ポンド・中国元・香港ドル・ニュー台湾ドル・韓国ウォン・シンガポールドルから選択することができます。

日本円以外を選択した場合、為替レート欄が表示され、自動的に為替レートがセットされますが、これは日次で取得した為替レートを参考としてセットしています。

為替レートは、board上での集計機能用に日本円に換算するために使用されます。
為替レートを厳密に会計基準にあわせたい場合は、御社の規定に合わせて、レートを変更してください。
厳密に会計基準に合わせる必要はなく、boardでの売上は目安で良い場合は、このままお使いください。

 

固定レートの設定

社内の運用ルールとして、固定の為替レートがある場合は、固定レートを設定することも可能です。

固定レートは、下図の「為替レート設定」より設定可能です。
固定レートが設定されていると、前述の案件編集画面・発注編集画面にて通貨を選択した際に、最新のレートではなく、固定レートがセットされます。

 

請求書ごとの為替レート

定期請求や分割請求の場合、1案件に複数請求あり、案件ごとに為替レートを設定するのではなく、請求ごとに為替レートを設定したい場合があります。
その場合は、請求書編集画面の下部にある「英語・外貨設定」で請求書ごとの為替レートを設定することができます。

新規案件登録時に、その時点を為替レートを案件情報にセットすることで、仮のレートで売上の見込みを把握できるようにし、実際にレートが確定したら、該当の月の為替レートを変更することで、より正確な売上を把握する、といった使い方が可能です。

 

各種一覧上での日本円換算金額の表示

案件一覧・請求一覧・発注一覧等の各種一覧上に表示される金額は、入力した通貨で表示されますが、「検索結果の表示設定」で日本円に換算した金額を表示させることも可能です。

「検索結果の表示設定」は、下図のように、検索結果の右上にあるボタンから設定することができます。

 

下図の赤枠のように「JPY換算」と項目名が付いている項目が日本円換算金額の項目です。

 

なお、案件一覧の原価・粗利・粗利率は、通貨が混在する可能性がありますので、日本円に換算した金額で集計されます。

 

メール送信機能・郵送機能

boardのメール送信機能で英語の書類を送信した場合、ダウンロード画面も英語化されます。

郵送代行は、海外への郵送には対応していないため、英語の書類は郵送機能を使って郵送することはできません。ご自身で印刷して郵送してください。

 

Signature欄と社印

英語の書類詳細設定のみ、「Signature欄」と「社印表示」という設定があります。

「Signature欄」がON(デフォルト)の場合、書類の下の方に、サインを書く欄が表示されます。
「社印表示」は、デフォルトONですが、これをOFFにすると、英語書類の場合は、常に社印が表示されません。

ニーズに合わせて設定を変更してください。

 



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ベンチャー経営者自らが、自身の業務を最小化しバックオフィス業務・経営管理を最大限自動化することを目指して設計した業務・経営支援システムです。
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