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上メニューの「組織設定→振込口座管理」では、請求書に表示する振込口座情報を登録・更新・削除できます。
振込口座を登録する
振込口座は下図のように、基本的な口座情報を登録できるようになっています。
銀行コード・支店コードについて
口座情報には、銀行コード・支店コードを登録できます。銀行コード・支店コードが登録されている口座の場合、請求書上の「振込先」には以下のように括弧書きでコードが記載されます。
- コードありの場合：サンプル銀行(9999) サンプル支店(999)
- コードなしの場合：サンプル銀行 サンプル支店
銀行コード・支店コードが請求書に記載されることで受領者が振込しやすくなりますので、銀行コード・支店コードの登録を推奨します。
なお、既存の口座情報に銀行コード・支店コードを追加した場合、そのままでは登録済みの請求書には反映されません。既存の請求書に最新の口座情報を反映したい場合は、ヘルプ「請求書の振込口座情報を最新化する」に記載の方法で口座情報を最新化してください。
デフォルトについて
複数の口座情報を登録している際、「デフォルト」に設定されている口座が、新規案件登録時のデフォルトになります。
ただし、この「デフォルト」設定以外にも新規案件登録時のデフォルトに影響する要因がありますので、詳しくはヘルプ「デフォルトで請求書に表示される振込口座の決定ルールについて」をご覧ください。
振込口座のアーカイブ
利用を終了した口座は、アーカイブすることで、請求書の書類編集画面の選択リストに表示されないようにすることができます。
口座をアーカイブする場合には、振込口座一覧画面で「アーカイブ」ボタンを押してください。
アーカイブ済みの口座は、振込口座一覧画面ではデフォルトで非表示になります。画面上に表示したい場合には、画面上部の「アーカイブ含」にチェックを入れてください。
振込口座情報の変更方法
口座情報の変更が、ただちに登録済みの請求書に反映されてしまうと、過去の請求書が書き換わってしまうことになります。
そのため、各請求書の口座情報は、「案件登録時点」の口座情報が保持されるようになっています。
もし口座情報の変更が生じて、その内容を既存の請求書に反映したい場合は、以下のように対応してください。いずれの場合も、最新の口座情報を請求書に反映するための明示的な操作が必要になりますので、FAQ「自社の振込口座情報の反映方法」に記載の方法に沿って対応を行ってください。
既存の口座の銀行名・支店名・口座名義が変更になる場合
この場合には、現在の口座情報を上書きし、該当の請求書に対して口座情報の最新化を行います。
既存の口座が不要になり、今後は新しい口座を使用する場合
この場合には、まず新しい口座情報を追加登録し、その後に該当の請求書に口座情報を反映します。
この際、不要になった口座はアーカイブまたは削除してください。ただし、削除した口座は後から復元できません。削除による影響は、当ヘルプの「振込口座情報を削除した際の請求書への影響」セクションをご参照ください。
振込口座情報を削除した際の請求書への影響
口座情報を削除した場合、請求書上に表示している口座が1つか複数かによって影響が異なります。
なお、口座情報を削除すると、元に戻すことはできません。後から同じ口座情報を再登録しても、以前とはまったく別の口座として扱われますのでご注意ください。
請求書に口座を1つだけ表示する設定にしている場合
この場合、振込口座を削除すると、請求書の書類編集画面の振込口座の欄には「削除された銀行口座」という文言が表示されます。
ただし、この時点では請求書と振込口座の紐付けは解除されていないため、請求書をPDF出力すると削除前の口座情報が表示されます。その後、請求書の書類編集画面で「保存」ボタンをクリックすると、請求書と以前の振込口座の紐付けが解除され、デフォルトとして設定されている振込口座情報が書類編集画面やPDFに表示されるようになります。
請求書に口座を複数表示する設定にしている場合
この場合、振込口座を削除した時点で、その口座は請求書の書類編集画面やPDFに表示されなくなります。