ファイル名設定

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PDF出力時のファイル名は、上メニューの「設定→書類詳細設定→ファイル名」タブから任意の命名ルールを定義することができます。

 

*当ヘルプでは、書類詳細設定のうち「ファイル名設定」についてのみ解説します。その他の設定については書類詳細設定のヘルプをご覧ください。

 

ファイル名の命名ルールは、書類詳細設定の「ファイル名」タブで定義することができます。

 

ファイル名の定義には、所定の差込タグ(例:##書類名##)と任意の文字を使用できます。

*「##顧客略称名##様_##案件名##_##書類名##」と定義した場合は、「サンプル顧客様_テスト案件_請求書.pdf」になります。

また、出力対象や出力方法によって、ファイル名に使用できる情報が異なるため、それぞれのパターンごとに設定ができるようになっています。設定画面上の「差込タグ」と書かれた右側のボタン(「書類名」「案件No」など)をクリックすると、該当する差込タグが入力欄に挿入されます。

 

なお、PDF出力とPDFダウンロードの違いは以下の通りです。
PDF出力:ブラウザ内にPDFを表示(例:書類編集画面からのPDF出力)
PDFダウンロード:ファイル保存ダイアログが表示されPCに保存(例:請求一覧から対象を選択してダウンロードボタン)

 

単体出力時

1つの案件の書類のみを出力するケースで使用される定義です。

対象となる操作
・書類編集画面からPDF出力
・一覧画面から1案件のみを選択してPDF出力
・メール送信機能で書類を送信し、受信者がPDF出力

*この定義は、boardからメール送信した際に受信者がPDF出力・ダウンロードするファイル名にも使用されますので、ご注意ください。

 

この出力方法の場合、書類の種類によって出力したい情報が異なることが想定されるため、書類ごとに異なる命名ルールを定義できるようになっています。

案件
見積書

見積書を出力した際に使用されるファイル名定義です。
「見積年月」は、見積書編集画面右上の「見積日」を年月表記にしたものです。

デフォルト:##案件名####書類名##

発注書

発注書を出力した際に使用されるファイル名定義です。
「発注年月」はデフォルトでは空欄です。発注書編集画面下部の「表示設定」で「発注日」を指定している場合のみ表示されます。

デフォルト:##案件名####書類名##

発注請書

発注請書を出力した際に使用されるファイル名定義です。
「発行年月」はデフォルトでは現在の日付です。発注書編集画面下部の「表示設定」で「発注請日」を指定している場合はそれが使用されます。

デフォルト:##案件名####書類名##

納品書

納品書を出力した際に使用されるファイル名定義です。
「納品年月」は納品書編集画面右上の「納品日」を年月表記にしたもので、「表示設定」で日付を指定している場合でもそれは反映されません。

デフォルト:##案件名####書類名##

検収書

検収書を出力した際に使用されるファイル名定義です。
「検収年月」はデフォルトでは空欄です。納品書編集画面下部の「表示設定」で「検収日」を指定している場合のみ表示されます。

デフォルト:##案件名####書類名##

請求書

請求書を出力した際に使用されるファイル名定義です。
「請求年月」は、案件編集画面の「請求日」を年月表記にしたもので、「表示設定」で日付を指定している場合でもそれは反映されません。

デフォルト:##案件名####書類名##

領収書

領収書を出力した際に使用されるファイル名定義です。
「発行年月」はデフォルトでは現在の日付です。領収書編集画面下部の「表示設定」で「発行日」を指定している場合はそれが使用されます。

デフォルト:##案件名####書類名##

 

発注
見積依頼書

見積依頼書を出力した際に使用されるファイル名定義です。
「依頼年月」は見積依頼書編集画面右上の「依頼日」を年月表記にしたものです。

デフォルト:##発注名####書類名##

発注書

発注書を出力した際に使用されるファイル名定義です。
「発注年月」は発注書編集画面右上の「発注日」を年月表記にしたものです。

デフォルト:##発注名####書類名##

発注請書

発注請書を出力した際に使用されるファイル名定義です。

デフォルト:##発注名####書類名##

検収書

検収書を出力した際に使用されるファイル名定義です。
「検収年月」は検収書編集画面右上の「検収日」を年月表記にしたものです。

デフォルト:##発注名####書類名##

支払通知書

支払通知書を出力した際に使用されるファイル名定義です。
「支払年月」は支払通知書編集画面右上の「支払日」を年月表記にしたものです。

デフォルト:##発注名####書類名##

 

複数案件同時PDF出力時

案件一覧・請求一覧などの一覧から、複数の案件を選択してPDF出力(ブラウザ内に表示)した場合に使用される定義です。

対象となる操作
・案件一覧・請求一覧・合計請求書一覧・発注一覧から複数選択してPDF出力

 

選択したものがすべて「同一の顧客・発注先」か「複数の顧客・発注先が混在」しているかによって、指定できる差込タグが異なるため、以下のように設定が分かれています。

同一顧客・発注先のみ

選択したすべての案件・発注が、同一の顧客・発注先の場合に使用されるファイル名設定です。この場合、ファイル名に顧客・発注先の情報を含めることができます。

デフォルト:##書類名##

複数宛先

選択した案件・発注の顧客・発注先が異なる場合に使用されるファイル名設定です。この場合は、複数の顧客・発注先が含まれるため、ファイル名にこれらの情報を含めることができません。

デフォルト:##書類名##

 

複数案件同時ダウンロード時

案件一覧・請求一覧などの一覧画面で、複数の案件を選択してPDFダウンロードした場合に使用される設定です。前述のPDF出力の場合はすべて1つのPDFにまとまりますが、ダウンロードの場合は「宛先」ごとにファイルが分かれる仕組みのため、下記のように設定の条件が分かれます。

*ここでの「宛先」とは、案件の場合は「顧客・顧客支社・顧客担当者」の組み合わせ、発注の場合は「発注先・発注先支社・発注先担当者」の組み合わせを指します。

対象となる操作
・案件一覧・請求一覧・合計請求書一覧・発注一覧から複数選択してPDFダウンロード

 

同一宛先のみ

選択した案件・発注の宛先がすべて同じ場合に使用されるファイル名設定です。この場合、ファイル名に顧客・発注先の情報を含めることができます。

デフォルト:##書類名##

1宛先1案件

選択した案件・発注で複数の宛先があり、かつ1宛先で案件・発注が1つずつの場合に使用されるファイル名設定です。この場合、ファイル名に案件名等の案件に関連する情報を使用できます。

デフォルト:##案件No##_##案件名##_##書類名##

1宛先で複数案件

選択した案件・発注で複数の宛先があり、かつ1宛先で複数の案件・発注がある場合に使用されるファイル名設定です。

デフォルト:##顧客略称名/発注先略称名####担当者名##様_##書類名##

 

差込タグに関する注意事項

・差込タグ名が間違っている場合や、対象の設定で利用できない差込タグが使用されている場合は、表示用の情報に置き換えられず、そのままファイル名として出力されます。そのため、差込タグは手入力せず、各設定項目にあるボタンをクリックして挿入してください。

・差込タグによっては、必須項目ではないものがあります(例:管理番号)。必須以外の項目では、対象の案件・発注において未登録になっている可能性があります。その場合は、ファイル名生成時に空欄として変換されるのでご注意ください。

 

ファイル名に関する注意事項

・ファイル名で使用できない記号(例:スラッシュ)が含まれる場合は、自動的に削除されます。ただし、利用できない文字はOSやバージョンによって異なり、システム側ですべてを網羅することは困難なため、よく使われる記号のみ対応しています。これにより、使用する記号によってはPDFが出力できなくなる可能性がありますので、ご注意ください。

・メール送信機能で送信した書類のファイル名には、メール送信を行った時点の「ファイル名設定」の定義が使用されます。メール送信後に「ファイル名設定」を変更しても、すでに送信済みのものには反映されませんのでご注意ください。

 

Edgeにおける制限事項

Edge(2020年1月15日以前の旧Edge)では、PDFファイルをブラウザに表示した後にダウンロードする方法を用いた場合、ファイル名が反映されません。これはブラウザの制約による事象のため、あらかじめご了承ください。

旧Edgeに関しては、以下のお知らせも合わせてご覧ください。

ブラウザ「Microsoft Edge」の2020年1月15日以降のサポート方針について

*なお、上記のお知らせで紹介されている新しいEdgeでは、前述の旧Edgeでの制限事項はなく、ファイル名設定で定義した内容が反映されます。

 

英語書類に関する注意事項

・書類詳細設定は、日本語用と英語用に分かれているので、それぞれで異なる設定が可能です。

・英語書類では、書類名・顧客名などは英語表記になります。

・「顧客略称名・発注先略称名」が分かれているのは日本語書類のみであり、英語書類ではこれらが同一名称のため、英語用の「顧客名・発注先名」「顧客略称名・発注先略称名」の差込タグは、それぞれ同じ内容に変換されます。

・一覧から日本語・英語混在で出力した場合、ファイル名は日本語になります。



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