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郵送代行機能を利用して、見積書・請求書等を郵送する

郵送代行機能を使って、見積書・請求書等の各種書類をboardから郵送することができます。

郵送依頼された書類は、提携会社(アイシーエクスプレス株式会社)へ連携され、そこで印刷・封入・封緘され郵送されます。


郵送代行の概要

<郵送料金>
郵送代行は、1通あたり170円(税込)で送ることができます。

<郵送タイミング>
郵送依頼されたものは、19時締めで翌営業日中に発送されます。そのため、例えば金曜日19時までに郵送依頼登録したものは、月曜日に発送します。

<郵送代行に関する制限>
1通あたり6枚まで(送付状含む)となっております。7枚以上の場合はエラーとなり、郵送されません。(郵送できなかった場合はメールで通知されます)
また、提携会社側での印刷の制約上、ふちなし印刷ができないため、デザインB・Cでは郵送することができません。郵送機能を使う場合は、デフォルトまたはデザインAの書類デザインをご利用ください。

<送付元の表示>
郵送代行によくある「送付元情報に郵送代行会社の情報が表示される」ということはありません。自社の情報のみが表示されます。

郵送依頼の流れ

boardの郵送代行機能では、board上で作成した見積書・発注書・発注請書・納品書・検収書・請求書を郵送することができます。郵送依頼は、案件一覧・請求一覧・合計請求書一覧・発注一覧・各書類画面から登録することができます。

<一覧から郵送依頼登録>
対象の案件を選択し、郵送ボタンをクリックしてください。

<書類画面から郵送依頼登録>
書類画面からは表示中の書類の郵送依頼を登録することができます。



各種一覧・書類画面で郵送ボタンを押すと、下図のような確認画面になります。



同一の送付先(顧客・顧客担当者が一致しているもの)は同封され1通で送られます。なお、同封されるのは、同一のタイミングで郵送依頼登録した場合のみで、2回に分けて郵送依頼登録した場合は、同一の送付先でも別の封筒になります。

また、郵送依頼の際、送付状有無を選択することができます。送付状なしとした場合は、各送付先ごとの1枚目が、窓付き封筒レイアウトになりますのでご注意ください。


郵送依頼したものは、郵送履歴画面で確認することができます。




郵送履歴画面では、当日19時前であれば「削除」することができ、「削除」されたものは郵送されません。なお、すでに提携会社へ連携したものは削除できませんのでご了承ください。



ステータスが「郵送手続完了」となったら、提携会社へ連携済みの状態となります。

郵送チケットの購入

boardの郵送機能は、まず郵送チケットを購入して頂き、チケット1枚で1通送ることができます。なお、チケットの購入は、マスタアカウントのみ可能です。

郵送チケットの購入は下図のメニューから行くことができます。




郵送チケットは、登録されているクレジットカードからお支払い頂く形になります。なお、一度購入した郵送チケットは返金できませんのでご了承ください。



現在所有しているチケット数は、メニュー上に表示されています。





郵送代行で使用される封筒及び自動仕分け用の表示

郵送代行機能を使って郵送した場合、下記の2つ窓の封筒で郵送されます。封筒は透けないように内側に模様が入っています。




アイシーエクスプレス社で印刷後、自動的に機械で封入封緘するため、自動仕分け用のバーコード及び識別番号が印字されます。




バーコードは自動仕分け用に使用され、宛先欄の番号は封筒に封入封緘後、封入した内容に間違いがないかのチェックで使用されます。


捺印申請と郵送

郵送の場合でも、捺印に関する仕様は従来と同様です。捺印権限がないユーザが郵送する場合、捺印申請が承認されていない場合は捺印済になりませんのでご注意ください。




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ベンチャー経営者自らが、自身の業務を最小化しバックオフィス業務・経営管理を最大限自動化することを目指して設計した業務・経営支援システムです。
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