郵送代行を利用して、見積書・請求書等を郵送する

この機能を利用可能なユーザ権限
操作 マスタアカウント 管理者 責任者 リーダー 担当者 カスタム権限
郵送チケットの購入 × × × × 設定次第
郵送依頼登録 設定次第
      

 

郵送代行機能を使って、見積書・請求書等の各種書類をboardから郵送することができます。

郵送依頼された書類は、提携会社(アイシーエクスプレス株式会社)へ連携され、そこで印刷・封入・封緘され郵送されます。

 

郵送代行の概要

<郵送料金>
郵送代行は、1通あたり170円(税込)で送ることができます。

<郵送タイミング>
郵送依頼されたものは、営業日19時締めで翌営業日中に発送されます。そのため、たとえば金曜日19時までに郵送依頼登録したものは、月曜日に発送します。
なお、印刷会社へのデータの送信は営業日に関係なく毎日19時に行われ、それ以降は取り消し・変更できませんのでご注意ください。

<郵送代行に関する制限>
1通あたり6枚まで(送付状含む)となっております。7枚以上の場合はエラーとなり、郵送されません。(郵送できなかった場合はメールで通知されます)

また、提携会社側での印刷の制約上、ふちなし印刷ができないため、デザインB・Cでは郵送することができません。郵送機能を使う場合は、デフォルトまたはデザインAの書類デザインをご利用ください。

 

郵送代行業務の概要

郵送代行の業務は、下図の流れで行われています。

 

郵送代行は普通郵便の発送になるため、郵便局のサービスの中に郵便物の追跡や到着確認などは含まれていません。

そのため、弊社および発送業務を行うアイシーエクスプレス社で管理できる範囲において、可能な限り機械化し、人為的なミスを防ぐ仕組みになっています。

書類の抜け漏れを確認する検査も、人的な見落としが生じる余地をなくすために機械化され、この検査に合格したもののみを郵便局へ引き渡しています。その後、ここまでの工程が完了したものに対して、board上で郵送履歴のステータスを「郵便局引渡済」に変更しています。

 

郵送依頼の流れ

boardの郵送代行機能では、board上で作成した見積書・発注書・発注請書・納品書・検収書・請求書・領収書を郵送することができます。郵送依頼は、案件一覧・請求一覧・合計請求書一覧・発注一覧・各書類画面から登録することができます。

<一覧から郵送依頼登録>
対象の案件を選択し、郵送ボタンをクリックしてください。

 

<書類画面から郵送依頼登録>
書類画面からは表示中の書類の郵送依頼を登録することができます。

 

各種一覧・書類画面で郵送ボタンを押すと、下図のような確認画面になります。

 

同一の送付先(顧客・顧客担当者が一致しているもの)は同封され1通で送られます。なお、同封されるのは、同一のタイミングで郵送依頼登録した場合のみで、2回に分けて郵送依頼登録した場合は、同一の送付先でも別の封筒になります。

また、郵送依頼の際、送付状有無を選択することができます。送付状なしとした場合は、各送付先ごとの1枚目が、窓付き封筒レイアウトになりますのでご注意ください。

「請求書在中」などの在中表示は、書類の内容に応じて自動的に選択されています。不要な場合は、「在中表示なし」を選択してください。なお、 白い汎用的な封筒のため、稀に受け取った方が見落とすケースがありますので、在中表示はデフォルトのまま表示することをお勧めします。

郵送依頼したものは、郵送履歴画面で確認することができます。

 

郵送履歴画面では、当日19時前であれば「削除」することができ、「削除」されたものは郵送されません。なお、すでに印刷会社へ連携したものは削除できませんので、削除ボタンが表示されません。

 

ステータスの定義は以下のとおりです。

郵送依頼受付済 boardの画面上から郵送依頼登録後の初期状態です。この段階では「削除」ボタンからキャンセル可能です。 
郵送データ作成中 印刷会社へ書類データを送信する処理中です。これ以降は郵送のキャンセルはできません。
郵送準備中 印刷会社へ書類データを送信完了した状態です。 
郵便局引渡済

印刷会社で印刷・封入封緘し、郵便局への引渡しが完了した状態です。

なお、システムによる自動連携ではないため、ステータスの反映には数時間〜1営業日程度かかる可能性があります。

エラー 枚数オーバー等により郵送処理ができなかった状態です。このステータスの場合は郵送されていません。 

 

郵送チケットの購入

boardの郵送機能は、まず郵送チケットを購入して頂き、チケット1枚で1通送ることができます。なお、チケットの購入は、マスタアカウントのみ可能です。

郵送チケットの購入は下図のメニューから行くことができます。

 

郵送チケットは、登録されているクレジットカードからお支払い頂く形になります。なお、一度購入した郵送チケットは返金できませんのでご了承ください。

 

現在所有しているチケット数は、メニュー上に表示されています。

 

郵送代行で使用する封筒

郵送代行で使用する封筒は、下図のような2つ窓封筒で、表面の左窓に宛先、右窓にユーザ様の情報が表示されます。

また、裏面には宛先不明時の還付先として、発送業務を行っているアイシーエクスプレス社の住所が記載されています。

表

裏

 

*2020年1月19日より、封筒が変更になりました。詳しくは、封筒変更のお知らせをご確認ください。

 

郵便物の還付先(宛先不明時の戻り先)

宛先不明等の理由により、郵便局が郵便物を届けられなかった場合の還付先は、郵送代行業務を行っているアイシーエクスプレス社になります。

*郵便局からの指示により、還付先は郵送代行の依頼を行ったお客様(boardユーザ)ではなく、発送業務を行っているアイシーエクスプレスに定められています。

そのため、還付があった場合は、以下の流れで対応を行います。

1. 郵便局からアイシーエクスプレス社へ還付(通常、1〜2週間ほどで還付されますが、状況により1ヶ月前後かかる場合もあります)
2. アイシーエクスプレス社からboardサポートチームへ連絡(毎週木曜日)
3. boardサポートチームからお客様へ連絡(通常1営業日以内)

上記のように、もし還付が生じた場合には、ご連絡までに長期間を要する場合があります。あらかじめご了承ください。

なお、還付理由に関しては、郵便局の業務範囲において生じているため、弊社で把握することはできず、お問い合わせを頂いても回答することができません。合わせてご了承ください。

 

自動仕分け用の表示

アイシーエクスプレス社で印刷後、自動的に機械で封入封緘するため、自動仕分け用のバーコード及び識別番号が印字されます。
 


 
バーコードは自動仕分け用に使用され、宛先欄の番号は封筒に封入封緘後、封入した内容に間違いがないかのチェックで使用されます。
 

捺印申請と郵送

郵送の場合でも、捺印に関する仕様は通常と同様です。捺印権限がないユーザが郵送する場合には、捺印申請が承認されていなければ捺印済になりませんのでご注意ください。

 



‹‹ 送付状テンプレートを作成する 郵送依頼のキャンセル ››
一覧に戻る