メールで見積書・請求書等の各種書類を送付する

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見積書・請求書等の各種書類をboad上から直接メールで送信することができます。

 

メール送信可能な画面

メール送信は、以下の画面から行うことができます。
<一括送信>
・案件一覧
・請求一覧
・発注一覧

<個別送信>
・見積書、発注書、納品書、請求書の各書類画面

上記画面での操作については、それぞれのヘルプをご覧ください。

 

メールの送信元・返信先

メールの送信元・返信先は、デフォルトでは以下のようになっています。

プラン 送信元名 送信元メールアドレス 返信先メールアドレス
Personalプラン ユーザの氏名 no-reply@the-board.jp ユーザのメールアドレス
Personal以外のプラン ユーザの氏名 「組織設定→メール送信元設定」で指定の内容 ユーザのメールアドレス

 

上記のデフォルトから変更したい場合は、上メニュー右端の「ログイン名→個人設定」で変更できます。
*Personalプランは変更不可

 

個人設定画面の「送信元メールアドレス」「送信元名」に情報が登録されている場合は、上記のデフォルトではなく、その設定内容が使用されます。また、「送信元メールアドレス」を設定している場合は、返信先もそのメールアドレスになります。

なお、デフォルトのままでよい場合は、この項目に入力する必要はありません。

*「組織設定→メール送信元設定」で「no-reply@the-board.jp」に設定している場合は、当設定は「返信先メールアドレス」のみに反映されます。

 

*英語・外貨アドオンを使用している場合は、「英語表記」の設定の中に「送信元名(英語表記)」がありますので、英語書類送信時の送信元名を変更する場合はそちらに入力してください。

 

送信元メールアドレスの確認・承認について

送信元メールアドレスは、なりすまし防止のため、上記の登録を行うと、まずはそのメールアドレスに対して確認メールが送信されます。確認メール内に承認するためのリンクがありますので、それをクリックすることで初めて有効化され、送信元メールアドレスに反映されます。

 

メールを作成する

各画面のメールボタンから送信対象の書類を選択すると、メール作成ダイアログが表示されます。

<To・Ccについて>

 

案件ごとに、To・Ccを設定することができます。

案件情報に顧客の担当者が登録されていて、その担当者にメールアドレスが登録されている場合は、自動的に「To」にそのメールアドレスがセットされます。メールで書類を送る顧客の場合は、顧客担当者情報にメールアドレスを登録しておくと便利です。

「To」「Cc」に複数のメールアドレスを設定する場合はカンマ区切りで入力してください。

それぞれの送信先の右側にある「書類」ボタンからは、実際に送信される書類を見ることができます。

また、一番左のチェックを外すと、送信対象外となります。

<件名・本文の差込タグについて>

 

件名・本文に差込タグを使用することができます。

差込タグは、メール送信時に案件に登録されている情報に置き換えられますので、複数の案件を1回で送信する場合に差込タグを使うと、簡単に一括でメールを送信することができます。

差し込みタグは、自分で入力してもよいですが、記法が間違っているとそのまま表示されてしまいますので、件名・本文のテキストボックスの上にある差込タグのボタンをお使いください。差込タグが自動的に挿入されます。

差込タグの定義は以下の通りです。

差し込みタグ 説明
##download_url## 書類のダウンロード画面へのURLです。必ず入れる必要があります。
##project_name## 案件名
##last_name## 担当者(姓)
##first_name## 担当者(名)
##company_name## 会社名
##dept_name## 部署名
##position## 役職名
##this_month## 今月(例:11月)
定期請求パターンのテンプレートとしてご利用頂くと便利です。
##last_month## 先月

なお、差込タグに該当する情報が案件情報に登録されていない場合は、差込タグは削除され、何も表示されません。

複数案件を選択している場合は、同じ内容の件名・本文が送信されます。そのため、相手の会社名・氏名・案件名などは固定で入力せず、差込タグをご利用ください。

<メールテンプレートについて>
メール作成ダイアログ上で、あらかじめ登録しておいたメールテンプレートを呼び出して利用することができます。メールテンプレートを選択すると、登録されている「件名」「本文」が自動的にセットされます。

 

<パスワードについて>
boardのメール送信機能は、メール自体にPDFが添付されるのではなく、ダウンロードページのURLをメールし、そのダウンロードページから書類PDFをダウンロードできる仕組みです。

ダウンロードページのURLは推測不可能なランダムな文字列を含むURLになっており、メール受信者しかアクセスできないようになっていますが、念のためパスワードを設定したい場合は、下記の「パスワード設定」をONにすると、ダウンロードページにパスワードをかけることができます。

パスワードはメール本文に記載され、相手に送信されます。

<ダウンロード期限について>
ダウンロードページから書類PDFをダウンロードすることができるのはメール送信後45日間です。

<プレビューについて>
複数案件を選択して差込タグを使用した場合、実際に送信されるメールがわかりにくくなってしまいます。

下図の「プレビュー」ボタンをクリックすると、選択されているすべての送信先に送られるメールのプレビューを見ることができます。プレビューでは、差込タグも実際の情報の置き換えられますので、送信前の確認にご利用ください。

 

「送信」ボタンをクリックするとメールが送信されます。



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