boardヘルプセンター

この機能を利用可能なユーザー権限
マスターアカウント	管理者	責任者	リーダー	担当者	カスタム権限
○	○	○	○	○	設定次第

見積書・請求書等の各種書類をboard上から直接メールで送信することができます。

＊「書類上の宛先・送付先」変更機能を使用した場合の当機能への影響については、同機能のヘルプをご覧ください。

メール送信可能な画面

メール送信は、以下の画面から行うことができます。

上記画面での操作については、それぞれのヘルプをご覧ください。

メールの送信元・返信先は、デフォルトでは以下のようになっています。

プラン	送信元名	送信元メールアドレス	返信先メールアドレス
Personalプラン	ユーザーの氏名	no-reply@the-board.jp	ユーザーのメールアドレス
Personal以外のプラン	ユーザーの氏名	「組織設定→メール送信元設定」で指定の内容	ユーザーのメールアドレス

上記のデフォルトから変更したい場合は、上メニュー右端の「ログイン名→個人設定」で変更できます。
＊Personalプランは変更不可

個人設定画面の「送信元メールアドレス」「送信元名」に情報が登録されている場合は、上記のデフォルトではなく、その設定内容が使用されます。また、「送信元メールアドレス」を設定している場合は、返信先もそのメールアドレスになります。

なお、デフォルトのままでよい場合は、この項目に入力する必要はありません。

＊「組織設定→メール送信元設定」で「no-reply@the-board.jp」に設定している場合は、当設定は「返信先メールアドレス」のみに反映されます。

＊英語・外貨アドオンを使用している場合は、「英語表記」の設定の中に「送信元名（英語表記）」がありますので、英語書類送信時の送信元名を変更する場合はそちらに入力してください。

送信元メールアドレスは、なりすまし防止のため、上記の登録を行うと、まずはそのメールアドレスに対して確認メールが送信されます。確認メール内に承認するためのリンクがありますので、それをクリックすることで初めて有効化され、送信元メールアドレスに反映されます。

各画面のメールボタンから送信対象の書類を選択すると、メール作成ダイアログが表示されます。

案件ごとに、To・Ccを設定することができます。「To」「Cc」に複数のメールアドレスを設定する場合はカンマ区切りで入力してください。

案件情報に顧客の担当者が登録されていて、その担当者にメールアドレスが登録されている場合は、自動的に「To」にそのメールアドレスがセットされます。メールで書類を送る顧客の場合は、顧客担当者情報にメールアドレスを登録しておくと便利です。

それぞれの送信先の右側にある「書類」ボタンからは、実際に送信される書類を見ることができます。また、一番左のチェックを外すと、送信対象外となります。

件名・本文に差込タグを使用することができます。

差込タグは、メール送信時に案件に登録されている情報に置き換えられますので、複数の案件を1回で送信する場合に差込タグを使うと、簡単に一括でメールを送信することができます。

差し込みタグは、自分で入力してもよいですが、記法が間違っているとそのまま表示されてしまいますので、件名・本文のテキストボックスの上にある差込タグのボタンをお使いください。差込タグが自動的に挿入されます。

差込タグの定義は以下の通りです。

差し込みタグ	説明
##download_url##	書類のダウンロード画面へのURLです。必ず入れる必要があります。
##project_name##	案件名
##last_name##	担当者（姓）
##first_name##	担当者（名）
##company_name##	会社名
##dept_name##	部署名
##position##	役職名
##this_month##	今月（例：11月）定期請求パターンのテンプレートとしてご利用頂くと便利です。
##last_month##	先月