キャスタリア 取締役 前川氏にboard導入の経緯や効果を伺いました。
御社の事業内容を教えて下さい。
Goocusというスマートフォンを使って学習するモバイルラーニングのASPサービスを提供しています。iPhone・Android向けにはそれぞれのネイティブアプリで、PC向けにはWebで学習できるようになっています。また、ASP提供だけでなくカスタマイズにも対応しています。
教育コンテンツは、あらかじめこちらで用意しているものに加え、お客さまでオリジナルのコンテンツを追加することも可能です。
あらかじめ用意されているコンテンツは、主に企業向けで、コンプライアンス・個人情報・ビジネススキルなどビジネスの中で必要になることを学べるようになっています。
社員教育で利用して頂く以外には、アルバイトの教育でお使い頂くことも多いです。アルバイトの場合、人の入れ替わりが非常に多いため、最初の教育やコンプライアンスなどは毎月発生しますので、モバイルラーニングの仕組みで効果的に教育することができます。
boardをどこで知りましたか。また使うことにした理由を教えてください。
KnowledgeCOMMONSという勉強会で田向さん（弊社代表）が自己紹介の中で話しているのを聞いてboardのことを知りました。 ちょうどそういうサービスを探していたタイミングだったので、早速チェックしてみました。
弊社の場合、本社は東京なのですが本店が長野で、経理業務などは長野で行っています。元々は支払業務のみを長野で行っていたのですが、ここ数年、事業も拡大してきたため、請求業務のボリュームも増え煩雑になってきており、経理業務の改善が必要な状況でした。
複雑なシステムを導入しても使いこなせないですので、シンプルなもので、かつ、長野と東京で共有できるクラウド型のサービスを探していました。boardを試してみたところ、簡単に使えそうでしたし、業務で必要な機能は揃っていましたので導入することにしました。
boardを使う前は、関連業務はどのように行っていましたか。
見積書・請求書・検収書・送り状等はExcelで作成していました。営業段階の案件はExcelで一覧を作成して、「いつ訪問したか」「どういう話をしたか」「確度はどのくらいか」などを管理し、営業の中で共有していました。営業という立場上、営業状況の把握や今期・来期の見込みなどに重点を置いていました。
boardは、どういうメンバーでどのように活用していますか。
社長、営業、長野にいる経理、東京の管理部で使っています。見積書は、営業が各自担当している案件の見積書を作成しています。
請求業務は、長野にいる経理が一括して発行しています。営業が「請求OK」としたものを経理の方で確認してから請求書を発行する流れになっています。その際、納品書・検収書も請求書と一緒に送っています。
書類を発行する際、各担当者が捺印申請を出して、社長が確認した上で、東京の管理部の者が承認しています。
売上の集計などは、営業よりは管理系のメンバーが使っています。
boardを導入して効率化された業務はどのような業務ですか。
すべてですね。お客さんとのやり取りの中で発生するお金に関わる部分全般です。
案件の芽を見つけたところからの営業プロセスの管理に始まり、見積書の発行はもちろんですし、請求業務も大幅に効率化しました。
また、東京と長野で離れていますが、そこの情報の共有もスムーズになりました。
boardへの要望を教えて下さい。
今後の開発予定の中にあったと思いますが、見積もりのバージョン管理ができるととてもいいですね。時系列で何回か見積もりを出し直すという意味でのバージョン管理と、松竹梅の複数パターンの見積もりを同時に出すという意味でのバージョン管理の両方ができると、その都度PDFファイルをパソコンに保存しておく必要がなくなり、便利だと思います。また、boardでカバーすべき範囲かどうか難しいですが、営業としては、営業段階でのお客さんとのコミュニケーションの履歴を管理できるようになるといいなと思います。たとえば、「○月○日にこういう話をしたから確度を○○に変えた」というような内容です。
現状は、見積中ステータスの高・中・低で管理していて、あとは社内メモに細かく書いていっています。
その他、boardについて何かあればお願いします。
見積書や請求書の作成数が月あたり1桁であればExcelで頑張れると思うのですが、それ以上に会社が成長してくるとExcel管理ではかなり厳しくなってきます。 実際boardを使ってみると、Excel時代に想像していた以上の効果があるというのが実感です。
会社が成長してくると管理業務も増えてきます。そういう時に、boardを「武器」として導入することで、経営を効率化できて、本来やるべき業務にもっと時間が割けるようになってくるのではないかと思います。
こういうサービスにアレルギーを感じていたり、Excelの方が慣れているからといって導入に抵抗がある方もいらっしゃるかと思うのですが、boardは本当にとっつきやすかったので、騙されたと思って使ってみてください。目から鱗が落ちるようなことが非常にたくさんあります。
この値段でこの使いやすさで、書類の作成だけでなく、案件のプロセス管理もでき、営業・経理・経営を繋ぐシステムになっているので、すごくいいです。