複数パターンの見積もりを登録する方法

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1つの案件につき複数の見積もりを作成する場合、boardでは「案件コピー」と「書類のバージョン管理」の2種類の方法があります。

 

案件をコピーして別パターンの見積もりを登録する

この方法で複数の見積もりを作成する場合は、まずベースになる案件とその見積もりを登録し、それをコピーして別パターンの見積書を作成していきます。

参考:案件のコピー

 

この場合、複数の案件および見積書をそのまま残しておくと、それぞれの案件が売上に集計されてしまい、集計の数字が意図しないものになるため、集計から外したい案件には「受注ステータス」の「見積中(除)」を設定します。

たとえば、3パターンの見積もりを作成する場合は、基準となる案件に「見積中(高)」などの実際の確度に応じた受注ステータスを設定し、残りの2つには、売上に加算されないように「見積中(除)」ステータスを設定します。これにより、売上集計等の各種集計には、基準となる1つの案件のみが加算されるようになります。

 

「見積中(除)」ステータスにした案件は、案件一覧でひと目でわかるように、通常とは異なる文字のスタイルで表示されます(下図赤枠)。

 

書類のバージョン管理機能を使う

有料アドオンの「書類のバージョン管理機能」を使うと、1つの案件の中に複数パターンの見積もりを登録できます。

詳しくは、書類のバージョン管理機能のヘルプをご覧ください。

 

どちらの方法で運用するか

案件をコピーする方法は、標準機能で対応できますので、有料アドオンを使わずにコストを抑えたい場合は、この方法をご利用ください。

一方、書類のバージョン管理機能では、1つの案件内で複数のパターンを管理できるので、案件を増やす必要がなく、後から管理しやすくなるメリットがあります。また、書類の変更履歴を保存したり、差分を表示したり、過去のバージョンに戻したりすることも可能になるため、複数パターンの見積もりをよく作成する場合や、見積もりを何度も修正することが多い場合は、書類のバージョン管理機能を有効にお使い頂くことができます。



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