定期請求における見積書の入力方法と請求書への自動反映

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一括請求における見積書の登録と他の書類へ自動反映」にある通り、boardでは、見積書に入力した内容を自動的に発注書・納品書・請求書・領収書などの他の書類に反映することができます。

*基本的な機能・仕組みについては上記ヘルプをご覧ください。

 

その上で、定期請求ではこの反映方法が2パターンあり、見積書の金額を「請求回数分の合計」とするか「1回分」とするか選択できます。以下では、それらの方法について具体的に説明します。

 

「請求回数分の合計」の見積書を登録

「請求期間が12ヶ月で、毎月5万円の請求」の契約について、見積金額を「請求回数分の合計」(60万円)とする場合は、以下のように登録します。

 

定期請求では、書類編集画面の見積書タブで「見積書の入力方式」を選択できますので、ここで「請求回数分の合計」を選択してください。

その後、下図のように、「数量」に請求期間、「単価」に1ヶ月分の請求金額を入力します。

 

この状態で「明細を他の書類に反映」を選択したまま保存すると、自動的に数量が「1」となり、見積書の内容が各月の請求書に分割された状態で反映されます。

 

また、このとき自動的に「2020年07月分」という文言が明細に挿入されます。詳細は後述の「自動挿入メッセージ」欄をご覧ください。

 

【注意事項】数量には請求期間で割り切れる数を入力してください。割り切れない数字が入っている場合は正しく分割されず、見積書と請求書の金額が一致しない状態になります。

 

「1回分」の見積書を登録

「請求期間が12ヶ月で、毎月5万円の請求」の契約について、見積金額を「1回分の金額」(5万円)とする場合は、以下のように登録します。

下図のように、「見積書の入力方式」で「1回分」を選択し、見積書には請求1回分の数量・単価を入力します。

 

この状態で「明細を他の書類に反映」を選択したまま保存すると、見積書の数量・単価がそのまま各月の請求書に反映されます。

*反映後の請求書は、「請求回数分の合計」の場合と同じ内容になります。

 

上記の仕組みを活用することで、見積書の作成から請求書への反映までを1回の操作で完了することができます。

 

「請求回数分の合計」「1回分」のデフォルトを変更する

入力方式のデフォルトは「請求回数分の合計」ですが、この設定をユーザごとに変更することができます。

デフォルト設定については「デフォルト設定(印刷設定・金額表示等)」のヘルプをご覧ください。

 

自動挿入メッセージ年月

定期請求の場合、見積書の書類編集画面上部に「自動挿入メッセージ年月」という設定項目があります。この設定では、見積書から他の書類へ明細を反映した際に自動挿入される「2020年07月分」等の文言の内容を変更できます。

 

この設定では、「請求月」「請求月の翌月」「請求月の前月」から対象を選択できます。たとえば、請求日が2020年7月31日の請求書の場合、それぞれ以下のようになります。

請求月:2020年07月請求分
請求月の翌月:2020年08月請求分
請求月の前月:2020年06月請求分

*もし2ヶ月以上のずれがある場合は、差込タグの機能をご利用ください。

書類の摘要・見出し行で利用可能な差込タグ

 

*「○年○月請求分」という文言は、書類詳細設定の「定期請求メッセージ」で変更可能なため、アカウントの設定によっては上記の例文と文言が異なる可能性があります。その場合は、例文全体ではなく、年月部分の違いをご確認ください。

 

自動挿入メッセージは、請求内容が「何月分の請求か」を示すための文言です。その前提で適宜選択してください。

なお、自動挿入メッセージは「見積書から他の書類へ反映」を行った際に自動的に挿入されます。これにより、この設定を変更しても、すでに反映済みのものは変わりませんのでご注意ください。



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