会計システム向けデータ出力の共通設定

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「会計データ設定」では、会計システム向けのデータ連携・CSV出力の内容を設定できます。当ヘルプでは、各会計システム共通の設定機能について解説します。

各会計システム固有の内容は、以下をご覧ください。

freee
MFクラウド会計
弥生会計
弥生会計オンライン
勘定奉行

また、当機能を使った設定例を「会計データ設定の設定例」で紹介していますので、合わせてご覧ください。

 

会計データ設定は、対象の会計システム連携を有効にすると設定メニューに表示されます。(下図赤枠)

 

会計システム連携は、以下の方法で有効にすることができます。(管理者のみ)

  • freee連携:上メニュー「設定→外部サービス連携」
  • それ以外:上メニュー「設定→機能表示設定」

 

会計データ設定の概要

会計データ設定画面では、会計システムの各項目に対して、どのようにデータを出力するかを指定できます。

 

上図は「弥生会計」の例です。会計システムごとに項目は多少異なりますが、基本的には案件・発注ごとに、借方・貸方の各項目を定義する仕組みになっています。

 

設定方法のパターン

設定方法にはいくつかのパターンがあり、下図のようにラジオボタンで選択できます。

 

利用可能な設定方法は、会計システムおよび項目ごとに異なります。たとえば、「勘定科目」は「条件指定による変換」のみ利用可能なため、下図のように設定方法のラジオボタンは表示されません。

 

以下、設定方法のパターンごとに解説します。

■未設定(空欄)

「未設定(空欄)」を選択した場合、対象の項目には何も出力されず空欄になります。

会計システム側で必須項目の場合、この設定にすると取り込み時にエラーになりますので、ご注意ください。

 

■項目指定

選択した項目の名称を出力します。たとえば、「顧客」を選択した場合は「顧客名」が出力されます。

boardに登録されている内容をそのまま出力したい場合は、この設定をお使いください。

 

■項目指定(複数)

「タグ」のように複数の値を設定可能な項目で利用できる設定方法です。(一部の会計システムのみ)

上図のように設定した場合、対象の案件の「案件区分1」「案件区分2」に設定されている名称が出力されます。

 

■条件指定による変換(税区分以外)

条件に応じて出力内容を指定する方法です。

上図の場合は、

・「案件区分1」が「開発」であれば、借方補助科目に「サンプルA」
・「案件区分2」が「コンサル」であれば、借方補助科目に「サンプルB」
・それ以外のものは「顧客名」

という変換が行われます。

マッピング条件は複数行登録することができ、上から順番に、最初に合致した条件が使用されます。順番を並び替えたい場合は、右側にある3本線のアイコンをドラッグ&ドロップして動かすことができます。

 

このように、「条件指定による変換」は、デフォルトを指定しつつ「マッピング条件」に合致するものがあればその内容で変換・出力される仕組みです。

「デフォルト」は自由入力と項目指定のいずれかの方法で指定できます。自由入力は固定の文字列を指定したい場合にお使いください。項目指定は、対象の案件・発注の項目の内容を出力したい場合にお使いください。

*ただし、freeeに関しては、API連携によってfreeeに登録済みの各マスタを取得できるため、選択式のみ使用可能で自由入力は行えません。

 

■条件指定による変換(税区分)

税区分に関しては、上図のように税率ごとに指定できるようになっています。

それ以外の仕組みは、「条件指定による変換(税区分以外)」と同様です。

 

■差込タグ

「摘要」「仕訳メモ」などのテキスト項目でのみ利用可能な設定方法です。

利用できる「差込タグ」は、画面上にボタンとして表示されています(上図参照)。ボタンをクリックすると、テキストボックスに差込タグが挿入されます。

また、任意の文字と差込タグを組み合わせることも可能です。
例:No.##案件No##

 

会計データ設定における注意事項

会計データ設定画面での登録の際、boardでは、その内容の妥当性や正誤のチェックを行っていません。取り込まれるデータの妥当性の可否は、会計システムによって様々であり、また会計システム側の設定内容にも依存するため、board側では「その設定で会計システムに取り込めるか」といったチェックはしない方針を取っています。

これにより、もし設定内容に間違いがあった場合は、設定を保存した時点ではなく、会計システムに取り込んだ時点でエラーになりますので、ご注意ください。

もしエラーが生じた場合は、freeeについてはboardの上メニュー「設定→外部サービス連携→連携履歴」から内容を確認することができます。その他の会計システムについては、各会計システム側で確認してください。

 

各項目における留意事項

いくつかの項目に関して、留意事項があります。

 

■計上日

「計上日」は、デフォルトでは「請求日」ですが、その他の日付に変更することも可能です。

ただし、「請求日」以外の日付はboardの必須項目ではないため、board上で未登録の場合は空欄で出力され、会計システムへの取り込み時にエラーになります。

 

また、請求書ごとに「会計計上日」を指定することもできます。「会計計上日」が指定されている場合は、上図の「計上日」に設定された日付ではなく、下図の「会計計上日」に設定された日付が出力されます。

 

■顧客・発注先・グループ

「項目指定」で「顧客」「発注先」「グループ」を指定した場合は、デフォルトではそれぞれの名称が使用されますが、「会計用名称・コード」が登録されている場合は、それが使用されます。

*下図は顧客編集画面の設定欄です。

 

連携したい内容がboard上の名称と異なる場合は、「会計用名称・コード」を登録してお使いください。

*勘定奉行は名称ではなくコードでの取り込みになるため、必ず「会計用名称・コード」にコードを登録する必要があります。

*API連携のfreeeは仕組みが異なるため、「会計用名称・コード」の設定ではなく、「グループ」についてのみ、freeeの「部門」として選択できるようになっています。

 



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