案件情報を登録する

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boardでは、「見積書」や「請求書」などの書類を単体で作成するのではなく、案件ごとに書類を管理するため、まずは「案件登録」を行います。

ここで登録する案件情報は、各書類の生成・請求管理・集計などに利用されます。

 

案件登録画面には、左メニューの「案件管理→案件登録」から、または左メニュー上にあるショートカットから行くことができます。

 

案件情報の項目説明

案件登録画面では、案件の基本的な項目や書類の生成に必要な情報を登録します。

顧客 登録しようとしている案件の顧客を選択します。ここに存在しない場合は、「顧客登録」または「+」ボタンから登録してください。
顧客支社 顧客の支社です。顧客支社を設定すると、書類上や郵送時に表示される住所として、顧客支社の住所が使用されます。
顧客担当者

顧客の担当者です。
送付状出力時に、顧客担当者が登録されている場合は担当者の名前が表示され、未登録の場合は「ご担当者様」と表示されます。

また、メール送信をする際、案件に顧客担当者が設定されていて、かつその顧客担当者にメールアドレスが登録されている場合は、メール送信画面に自動的にそのメールアドレスが表示されます。

案件名 案件の名称です。見積書・請求書等の書類上に表示されるので、正式な名称を登録してください。
担当者

案件の担当者(自社のユーザ)を選択してください。
なお、ここでは「boardのユーザとして登録されている人のみ」を選択することができます。
*ユーザの追加は、上メニューの「組織設定→ユーザ管理」から行ってください。

支払条件

顧客を選択すると、自動的に顧客のデフォルト支払条件がセットされます。変更したい場合はここで変更してください。

なお、支払条件は、請求日との組み合わせで「支払期限」の算出に使用されます。
*「支払期限」は請求書に表示されます。

受注ステータス

案件の受注状況の管理に使用してください。

各ステータスの定義は「案件のステータス管理」をご覧ください。

請求タイミング 請求するタイミングを選択してください。
一括請求:1つの案件で1回だけ請求
定期請求:定期的な請求間隔で複数回の請求
分割請求:任意のタイミングで複数回に分けて請求

詳しくは、「一括請求」「定期請求」「分割請求」の各ヘルプをご覧ください。
請求日

請求日は、請求処理の基準になるだけでなく、デフォルトでは売上計上の基準にもなります。また、支払期限は、請求日と支払条件をもとに算出されます。

boardは、請求予定や売上見込みなどの「未来の予定」の把握を重視した設計になっているため、請求日は必須項目です。請求日が確定していない場合は、その時点での予定を入力し、確定後に変更してください。

納期

見積書の「納期」に表示されます。未設定の場合は「別途ご相談」と表示されます。
*「別途ご相談」という文言は、「書類詳細設定」で変更できます。

なお、納品書にある「納品日」とは別の項目ですので、ご注意ください。
納期:納品予定の日付
納品日:実際に納品した日

進捗状況

案件の進捗状況(未着手・着手中・納品済・検収済)の管理にお使いください。
*デフォルトの設定ではOFFになっているため、ご利用の際には「機能表示設定」でONにしてください。

なお、boardのシステム上は、このステータスに連動する機能はありませんので、案件の管理上必要がなければ、入力しなくても問題はありません。

支払方法

案件の支払方法(銀行振込・口座振替・クレジットカード・現金支払・代金引換・コンビニ支払)を設定できます。

この設定値によって、請求書上の表示が変わります。
銀行振込の場合は、振込先口座情報が表示されます。
銀行振込以外の場合は、振込先口座情報は表示されず、代わりに支払方法名(口座振替・クレジットカード・現金支払・代金引換・コンビニ支払)が表示されます。

原価

交通費・宿泊費など、支払管理が不要な案件の原価をご登録ください。支払管理まで行う場合は、「発注管理」をお使いください。

案件原価は粗利の計算に使用されます。また、登録されている原価は「案件管理→案件原価一覧」で一覧で見ることができます。

社内メモ 社内用のメモです。メンバー間の情報共有や備忘録などにお使いください。
管理番号 任意の管理用番号を入力しておくことができます。詳しくは「管理番号」を活用するをご覧ください。
*デフォルトの設定ではOFFになっているため、ご利用の際には「機能表示設定」でONにしてください。
案件区分1〜3 分析機能で、設定されている案件区分ごとに集計することができます。
あらかじめサンプルをいくつか用意していますが、事業内容に合わせて自由に登録できます。
タグ

案件にタグを設定し、案件一覧等でタグを指定して検索することができます。詳しくはタグのヘルプをご覧ください。

検索のキーワードとして設定しておくと便利ですが、タグに連動する機能はありませんので、とくに必要がなければ設定しなくても問題はありません。

グループ

案件が属するグループを指定できます。一般的には部署に該当するものを設定することが多いようです。

「グループ別集計」や、「カスタム権限」での「データアクセス範囲」に利用されます。

和暦表示 各書類の日付表示を和暦表示にすることができます。
*デフォルトの設定ではOFFになっているため、ご利用の際には「機能表示設定」の和暦表示をONにしてください。

 

案件の登録後、自動的に「書類登録画面」へ遷移するので、見積書を登録してください。



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